Jak zwiększyć produktywność, czyli najpierw duże kamienie
Często zdarza mi się tak, że przez cały dzień wykonuję różne zadania w sposób jak najbardziej efektywny i skuteczny, a mimo to wieczorem nie jestem z tego do końca zadowolony. Wtedy patrzę wstecz i widzę, że tak naprawdę nie zrobiłem nic, co zbliżyłoby mnie do moich długoterminowych celów. Jeśli również tego doświadczyłeś, chcę abyś dowiedział się jak to się dzieje i jak można to zmienić. W celu lepszego zrozumienia pewnej koncepcji opiszę tu ciekawą historyjkę.
Pewien stary, doświadczony profesor postanowił pewnego dnia pokazać swoim studentom, jak skutecznie planować czas. W tym celu podczas wykładu na ten temat powiedział do studentów:
- Zaczniemy od doświadczenia.
Spod swojego biurka, które oddzielało go od reszty studentów wyjął wielki dzban i położył go na biurku. Następnie wyjął około dziesięciu kamieni wielkości dużej pięści i zaczął wkładać je do dzbana. Gdy ten był już wypełniony po brzegi i nie zmieściłby się już żaden kamień, profesor zwrócił się do studentów:
- Czy dzban jest pełen?
Studenci zgodnie odpowiedzieli:
- Tak!
Profesor spojrzał na nich uważnie, po czym spod biurka wyjął naczynie wypełnione żwirem. Ostrożnie wsypał żwir do dzbana wypełnionego kamieniami, po czym nim potrząsnął. Żwir zajął miejsce między kamieniami i stał się pełen- więcej żwiru by się nie zmieściło. Profesor spytał:
- Czy teraz dzban jest pełen?
Studenci wyglądali na niepewnych, ale odpowiedzieli:
- Raczej tak...
W tym momencie profesor wyjął spod biurka worek z piaskiem i wsypał go do dzbana między żwir. Po wypełnieniu dzbana spytał studentów:
- A teraz?
Tym razem studenci nie dali się nabrać i odpowiedzieli:
- Nie!
I tak jak się spodziewali, profesor wziął butelkę wody i wlał po brzegi do dzbana.
Jaki jest morał tej anegdoty? Jeśli nie włożysz największych kamieni jako pierwszych do dzbana, później będzie to niemożliwe. Zapełnienie sobie dnia zadaniami mało ważnymi uniemożliwia Ci zajęcie się rzeczami naprawdę dla Ciebie istotnymi. Dlatego zastanów się- co stanowi w Twoim życiu kamienie?
Czy są to marzenia, biznes, pasja, rozwój osobisty, a może spędzanie czasu z przyjaciółmi? Określ, co jest dla Ciebie w życiu najważniejsze. Zastanów się, co chcesz w życiu robić, jakie są Twoje długoterminowe cele. Gdy już będziesz wiedział, czym są Twoje kamienie, przeczytaj dalej, a dowiesz się jak się nimi zająć w najskuteczniejszy sposób.
Duże kamienie to rzeczy, które zazwyczaj odkładamy z tygodnia na tydzień. Nie mamy na nie czasu, bo jest on zapełniony przez żwir, piasek i wodę, czyli rzeczy znacznie mniej ważne. Zobacz co możesz zrobić, aby najpierw robić to co naprawdę ma znaczenie:
- W niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano zrób listę rzeczy, które planujesz dokonać w nadchodzącym tygodniu. Niech będą to rzeczy dla Ciebie najważniejsze w odniesieniu do tego co chcesz w życiu osiągnąć. Nie tylko związane z pracą czy studiami, ale również z Twoimi celami oraz marzeniami. Dzięki temu cały czas będziesz wiedział, co sobie zaplanowałeś do zrobienia.
- Na początek lista powinna być krótka - jedna rzecz na dzień. Z czasem będziesz mógł lepiej ocenić, iloma kamieniami jesteś wstanie się zająć w ciągu tygodnia. Podczas pierwszych dni jednak nie przesadzaj z ilością zadań.
- Zastanów się, jak dokładnie będzie wyglądał cały Twój tydzień. Poszukaj przerw trwających 1-2 godziny, w których będziesz mógł zająć się swoimi kamieniami. Rozpisz dokładnie kiedy wykonasz dane zadanie. Daj sobie na nie sporo czasu, abyś mógł się nimi zająć na spokojnie, bez pośpiechu. Jeśli sądzisz, że w danej luce możesz nie wyrobić się z danym kamieniem- poszukaj innego terminu. W artykule Planowanie w procentach znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci rozdzielić Twój czas pomiędzy poszczególne zadania.
- Jeśli po rozplanowaniu kamieni zostało Ci trochę czasu każdego dnia, nie wypełniaj planu innymi zadaniami. Zawsze zostaw sobie trochę wolnego miejsca. Niektóre zadania mogą zabrać Ci więcej czasu, niż się spodziewałeś. Często również z nienacka wyskakują pilne (co nie znaczy ważne) sprawy, które będziesz musiał gdzieś wcisnąć.
- Jeśli to możliwe, zajmuj się kamieniami jak najwcześniej danego dnia. Poranek jest bardzo dobrą porą na ważne zadania, gdyż wtedy jesteśmy pełni sił i motywacji do działania. Później mogą zacząć wyskakiwać nam sprawy, które zmuszą nas do przełożenia kamieni na inny dzień.
- Bądź z siebie dumny, gdy odnosisz sukces w stosowaniu tej metody. Pod koniec każdego tygodnia sprawdź, ile kamieni z listy udało Ci się załatwić. Jeśli nie wszystkie, zadaj sobie pytanie dlaczego. Czy miałeś za mało czasu, motywacji, a może znowu czas odebrały Ci żwir i piasek? Ciesz się jednak każdym kamieniem, który możesz skreślić z listy. To Twój sukces!
Jak widzisz, produktywność nie polega na wykonywaniu wielkiej ilości zadań w jak najkrótszym czasie. Produktywność to skuteczne wykonywanie najważniejszych zadań.
To motto stoi właśnie u podstaw mojego kursu "Zarządzaj swoim czasem", który jest pełnym procesem zmiany myślenia o zarządzaniu czasem i podejścia do organizacji pracy. Podczas Kursu wprowadzisz do swojego życia praktyczne sposoby na planowanie dnia, rozpoznasz swoje pożeracze czasu i uwolnisz swoją głowę od natłoku myśli i zadań.
Możesz zrobić wiele mało ważnych rzeczy, ale co w ten sposób osiągniesz? Do dzieła, kamienie czekają!