Artykuły, które otwierają umysł

Edukacja • Rozwój osobisty • Coaching

Zacznij tutaj

Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem

Czy uważasz, że korzystasz ze swojego czasu w najlepszy sposób? Pora sprawdzić, czy Twoje działania rzeczywiście przybliżają Cię do osiągnięcia Twoich celów. Dzisiaj opiszę koncepcję, która pozwoli Ci wreszcie zrobić z Twoim czasem to, co powinieneś był robić od zawsze. Zacznij osiągać swoje cele poprzez lepsze zarządzanie czasem.

 

Gdy przeczytałem o tej koncepcji w książce „7 nawyków skutecznego działania” Stephena Coveya, byłem bardzo zaskoczony. Nigdy bym nie wpadł na to jakie popełniałem dotychczas błędy w organizacji swojego dnia i że nie jest to dobra droga do osiągnięcia sukcesu. Od tego momentu wiedziałem już, na jakich zadaniach się skupić.

Na wstępie chcę przedstawić Ci matrycę zarządzania czasem (kwadrat Eisenhowera). Jest to podział Twoich aktywności w ciągu dnia na cztery ćwiartki.

 

  
Pilne
Niepilne
Ważne
ĆWIARTKA 1
Ważne telefony
Sprawy naglące
Zadania z terminem realizacji
Kryzysy
ĆWIARTKA 2
Tworzenie planów
Realizowanie planów
Budowanie zdrowia, związku
Zapobieganie kryzysom
Nauka
Nieważne
ĆWIARTKA 3
Zadania zlecone przez kogoś innego
Niektóre telefony
Sprawy naglące
ĆWIARTKA 4
Codzienne przyjemności
Złodzieje czasu
Internet
Telewizja

 

Zarządzanie czasem przy pomocy matrycy określają dwa czynniki- pilność i ważność. Zadania pilne to takie, które muszą być zrobione natychmiast, bez odkładania na później (na przykład dzwoniący telefon). Wymagają one działania teraz. Zadania ważne to takie, które mają duże znaczenie dla osiągania naszych celów– zawodowych czy prywatnych. Ich wykonanie w jakiś sposób przybliży Cię do nich, będąc znaczącym wkładem i kolejnym krokiem.

Opis ćwiartek

1. Ważne/Pilne – Jest to ćwiartka, która zazwyczaj skupia większość naszej aktywności. Zawierają się w niej ważne telefony, spotkania, zadania z wyznaczonym terminem. Tymi sprawami trzeba się zająć natychmiast i nie można z nich zrezygnować. Zadań z tej ćwiartki oczywiście nie da się uniknąć, jednak ludzie pochłonięci tylko nią żyją w stresie, pośpiechu i ciągłym zdenerwowaniu.

2. Ważne/Niepilne – To ćwiartka, o której tutaj będziemy najwięcej mówić. Są to sprawy, które mają największy wpływ na osiąganie naszych celów, jednak nie są sprawami pilnymi i możemy je odłożyć na później. Niestety w większości przypadków tak właśnie się dzieje, a w efekcie rzadko kiedy decydujemy się za nie zabrać.

3. Nieważne/Pilne – Zadania z tej ćwiartki to czynności, których całkowicie pozbyć się nie możemy, ale możemy je przekazać komuś innemu, lub najzwyczajniej powiedzieć „nie”. Zazwyczaj wydaje nam się, że są to rzeczy ważne, ale tak nie jest. Zabierają nam dużo cennego czasu, a nie mają żadnego wkładu do naszych celów. Jeśli chcesz poznać, czy dane zadanie jest w tej ćwiartce, wystarczy że gdy coś nagłego się pojawi, zapytasz siebie „czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu?”. Jeśli odpowiedź brzmi nie, zastanów się nad zrezygnowaniem z jego wykonania.

4. Nieważne/Niepilne – W tej ćwiartce znajduje się rozrywka, relaks i różne pożeracze czasu jak na przykład prasa czy Internet. Nie można oczywiście całkowicie rezygnować z tej ćwiartki, ale często spędzamy w niej zdecydowanie zbyt dużo czasu.

Druga ćwiartka

Druga ćwiartka to zdecydowanie klucz do skutecznego zarządzania swoim czasem. Gdy masz ustalony jakiś konkretny cel, który chcesz osiągnąć, kroki w celu jego osiągnięcia prawie zawsze nie będą pilnymi krokami. Nie będą pilnymi, czyli nie musisz wykonywać ich natychmiast. Dlatego tak łatwo jest je odłożyć na później, a w efekcie zupełnie o nich zapomnieć.

Skupienie się w większości na czynnościach z tej ćwiartki pozwoli Ci osiągnąć każdy Twój cel. Przykładami takich niepilnych ale ważnych zadań mogą być ćwiczenia fizyczne, gdy chcesz być zdrowy i w dobrej formie; spotkanie z klientem/znajomym, gdy Twoim celem jest posiadanie świetnych związków biznesowych/prywatnych; sporządzenie planu działania, gdy pragniesz założyć serwis internetowy. Czyli wszystko, co zbliża Cię w jakiś sposób do osiągnięcia zaplanowanego przez Ciebie celu.

 

Chcę, abyś po przeczytaniu tego artykułu zmienił strukturę podziału czasu spędzanego w konkretnych ćwiartkach. Na rzecz pozostałych ćwiartek, zacznij coraz więcej czasu spędzać w drugiej.

Jeśli jeszcze nie wiesz, jakie zadania znajdują się w Twojej drugiej ćwiartce, możesz zadać sobie proste pytanie. „Co mogę robić na co dzień, co znacząco poprawiłoby moje życie?” Wypisz wszystkie odpowiedzi jakie przychodzą Ci do głowy. Na pewno łatwiej będzie, jeśli masz już ustalone swoje cele. Jeśli jeszcze ich nie ustaliłeś, najwyższy czas aby to zrobić! Tutaj znajdziesz artykuł o stawianiu sobie celów. Odpowiedzi, które otrzymałeś zadając sobie powyższe pytanie to rzeczy, którym warto poświęcić większość swojego czasu.

Skąd wziąć ten czas?

Najwięcej czasu uzyskasz z ćwiartki trzeciej i czwartej. Tam znajdują się zadania mało ważne i możesz z nich zrezygnować (niektóre zadania z ćwiartki trzeciej możesz delegować- przekazywać komuś innemu do zrobienia). Nie możesz zrezygnować natomiast z zadań z ćwiartki pierwszej, więc jeśli spędzasz tam dużo czasu, zacznij powoli coraz więcej zajmować się zadaniami z ćwiartki drugiej.

Tym sposobem ćwiartka ważne/pilne będzie się kurczyć, ponieważ zajmując się drugą ćwiartką będziesz automatycznie zapobiegać wielu nagłym sprawom albo przygotować się na ich wystąpienie. Jeśli tak się nie stanie, niektóre zadania z ćwiartki drugiej przeobrażą się wkrótce w zadania z ćwiartki pierwszej.

Przykład? Masz do zrobienia projekt. Termin- 3 miesiące. Jest to sporo czasu, więc myślisz sobie, „zrobię na miesiąc przed”. Jest miesiąc przed a Ty myślisz sobie „zrobię za tydzień”. W końcu okazuje się, że projekt trzeba oddać za dwa dni a Ty masz przed sobą wielkie zadanie z ćwiartki pierwszej a przy tym wiele pośpiechu i stresu przed sobą.

Pamiętaj, że coraz mniejsza aktywność w ćwiartce pierwszej pozwoli Ci na uniknięcie wielu stresów i zdenerwowania. Uzyskasz cenny czas na zajmowanie się rzeczami z ćwiartki drugiej. Aktywność w tej najważniejszej ćwiartce automatycznie będzie zmniejszać ćwiartkę pierwszą.

 

Koncepcja drugiej ćwiartki jest świetna, bo zakłada mniejszy pośpiech i mniejszy stres przy zwiększonej skuteczności w osiąganiu swoich celów. Wymaga co prawda umiejętności powiedzenia „nie” wielu czynnościom, które do tej pory zapełniały nasze życie, ale jest to gra warta świeczki. Zadania z ćwiartki drugiej nie przynoszą efektów od razu. Właśnie przez to czułem się trochę dziwnie, gdy na początku zacząłem się tymi zadaniami zajmować.

Jednak w momencie gdy zdasz sobie sprawę, że te czynności mają właściwie duże większe znaczenie dla Twojego życia niż jakiekolwiek inne i określają to kim będziesz w przyszłości i jak będziesz żyć, zaczynasz robić je z przyjemnością i zapałem. Decydując się na drugą ćwiartkę bierzesz odpowiedzialność za swoje życie i zaczynasz nim świadomie kierować.

Czasami możesz nie być pewien, do której ćwiartki należy jakaś czynność. Na przykład oglądanie filmu to ważny odpoczynek i ładowanie baterii, czy marnowanie czasu, który mógłbyś poświęcić na coś innego? Moja rada brzmi – niech twoje zarządzanie czasem nie będzie uzależnione do tej matrycy. Jeśli czujesz się zmęczony, odpoczynek jak najbardziej zalicz do zadań ważnych i potrzebnych.

O matrycy pamiętaj zawsze, gdy planujesz sobie przyszły tydzień lub kolejny dzień – niech tam będzie jak najwięcej zadań z ćwiartki drugiej. Jak ja z tego korzystam? Nie rozdzielam każdego zadania z mojego dnia na ćwiartki, po prostu cały czas pamiętam, że zadania z ćwiartki drugiej mają największe znaczenie i to na nie poświęcam najwięcej swojego czasu.

Więcej ciekawych pomysłów na zarządzanie czasem znajdziesz w artykule: Planowanie w procentach.

 

 

 

Zostaw komentarz

  • Michał, dzięki za artykuł Zarządzanie czasem.

    Ludzie zbyt często narzekają na brak czasu, a odpowiedzią na ich marudzenie jest — zarządzanie czasem.

    Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godzin w ciągu doby i jedyna rzecz, która różni nas od siebie to to, co robimy w tym czasie.

    Zarządzanie czasem pozwoliło mi uświadomić sobie jak wiele czasu spędzałem po prostu marnotrawiąc cenne godziny każdego dnia. Gdy zdałem sobie sprawę z tego, to nagle zacząłem planować jak najwięcej, żeby tylko czuć, że działam, że jestem produktywny. Wtedy z kolei okazało się, że zadań jest więcej niż byłem w stanie ogarnąć. I właśnie w tym momencie przyszedł mi z pomocą twój artykuł Zarządzanie czasem.

    Wg mnie zarządzanie czasem, to podstawa rozwoju osobistego i powinni uczyć tego w szkole. Co wy o tym sądzicie?

  • Hej! W końcu coś oryginalnego. Jak wpisuję w googlach hasło zarządzanie czasem, to ciągle trafiam na te same wskazówki, a tutaj coś na prawdę nowego.

    Jakie jeszcze znacie inne fajne techniki na zarządzanie czasem?

  • Przemek

    roSix, ja również bardzo wkręciłem się w zarządzanie czasem. Jeśli szukasz jeszcze więcej fajnych informacji, to najlepiej sprawdź kategorię na blogu Michała: Zarządzanie czasem. Znajdziesz ją w prawym górnym rogu ekranu.

    Pozdr,
    Przemek

  • AnKa

    Jak dla mnie zarządzanie czasem, to przede wszystkim kierowanie się moimi wewnętrznymi wartościami. Gdy mam kilka zadań do wykonania, to głos mojego serca zawsze podpowiada mi co jest najważniejsze. To bardzo pomocne jeśli chodzi o zarządzanie czasem.

  • Daro

    Dokładnie „Anno” według mnie zarządzanie czasem to również wyrobienie w sobie nawyku wyboru rzeczy które są dla nas naprawdę ważne. Choćby nie wiem jak się starał i spał po 4 h to i tak nie dam rady wykonać wszystkich rzeczy i odpowiednio się na nich skupić.

  • esemes

    Gromadzenie (system ZTD) + powiedzmy raz na tydzien szybkie przeglądnięcie, lista ToDo na jutrzejszy dzień, lista tygodniowa, cele zapisane na 4 okręgach na kartce A4,, ta tabelka ważne/niepilne itp…..ile tego jest :( przyznam wiele skomplikował ten artykuł. Dlaczego tyle metod jest podanych? Mamy wybrać te które nam odpowiadaja czy wszystkie? Mam nadzieje, że Michał odpisze, zdecydowanie godzina raz w tyg to za długo na te wszystkie listy zadan. Czy nie można ograniczyc sie do posiadania zeszytu gdzie gromadzimy WSZYSTKIE cele poważne jak i długoterminowe,błahostki, do tego raz w tyg. z tej listy utworzyć liste tygodniowa, z listy tyg. liste ToDo. Natomiast w zeszycie służacym do gromadzenia pomysłów,zadan,celów itd. zawsze od razu zapisywać mniej wiecej kiedy to wykonamy np. sierpień/wrzesień… Tabelka z tego artykuły pokazuje mi orientacyjnie pożeracze czasu i to co ważne, ale zapisywać w niej wszystko jakos ni widzi mi sie :d

  • Gizmo

    Jesteś typowym, bezmyślnym zrzynaczem natomiast przy planowaniu czegokolwiek należy zrobić coś dokładnie przeciwnego – wyłączyć te cholerne stereotypy a włączyć kreatywne i niezależne myślenie.
    Co do Eisenhowera – był dobrym generałem ale w życiu nie wszystko jest takie jak na wojnie. W dodatku cały ten plan zakłada, że każdy doskonale wie co jest ważne a co mało ważne. Skoro internet wrzuciłeś do 4 ćwiartki to tym samym ludzi czytających ten tekst określiłeś jako debile którzy trwonią czas na rzeczy mało istotne. Dla przeciętnego człowieka najistotniejszy jest podział na rzeczy ważne i mało ważne bo ilu z nas ma pod sobą ludzi do oddelegowywania ? To dobre dla prezydenta albo generała, do którego dzwoni dziennie 199843 telefonów, a każdy z nich jest pilny (teoretycznie).

  • Pingback: Perfekcjonista-bulimik poskramia prokrastynację | WALCZĘ I WYGRAM()