Zen To Done – Część 1
Stos papierów, plątanina myśli, masa rzeczy do zrobienia… Miewasz czasami momenty, w których wszystko Cię po prostu przerasta? W których natłok zadań jest nie do wytrzymania? Możesz zrzucić to...
Stos papierów, plątanina myśli, masa rzeczy do zrobienia… Miewasz czasami momenty, w których wszystko Cię po prostu przerasta? W których natłok zadań jest nie do wytrzymania? Możesz zrzucić to ze swoich barków, jednocześnie kilkakrotnie zwiększając swoją efektywność. W jaki sposób?
Wystarczy, że wprowadzisz w swoje życiu system produktywności Zen To Done (ZTD) autorstwa Leo Babauty. Ten zestaw nawyków, z którego korzystam już od dłuższego czasu, pozwala mieć czysty i lekki umysł oraz wszystkie zadania wykonane szybko i efektywnie. Oto pierwsza część artykułu wyjaśniającego działanie tego systemu.
Zrzuć to z głowy
ZTD to idealna opcja dla ludzi mających sporo zadań na głowie, bez względu na charakter ich pracy. Ja, jako osoba, która zawsze ma masę planów, pomysłów i projektów do realizacji, w pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że mój własny (nie do końca ustrukturyzowany) system notowania i planowania zadań po prostu już mi nie wystarcza. Szukając czegoś więcej, najpierw trafiłem na Getting Things Done (GTD), potem na jego prostszą wersję Zen To Done. Przyznam, że lubię prostotę i opcja ZTD spodobała mi się bardziej. Dzięki niej zarządzanie czasem staje się dużo łatwiejsze.
Najcenniejszym efektem korzystania z tego typu systemów jest umysłowa przestrzeń, dzięki której mogę całkowicie skupić się na tym, co akurat robię. Pamiętam, jak jeszcze zanim zacząłem korzystać z systemów produktywności, moja głowa była cały czas pełna myśli przypominających mi o każdym zadaniu, które mam do zrobienia. Ten chaos nie pozwalał mi efektywnie działać i wywoływał zmęczenie. Ciągle o czymś zapominałem, coś gubiłem, z czegoś musiałem rezygnować.
Stosowanie ZTD przede wszystkim odciąża umysł – uwalnia go od ciągłego myślenia o zbliżających się terminach. Poza tym, porządkuje wszystkie projekty i pomaga podjąć dobre decyzje co do dalszych kroków. Pozwala działać lepiej i szybciej, umożliwiając efektywne wykonywanie wcześniej zaplanowanych zadań. Efekty są zaskakujące. Robię znacznie więcej w tym samym czasie co kiedyś, jednocześnie będąc bardziej skoncentrowany i zrelaksowany.
Minimalistyczne nawyki
ZTD jest bardzo prostym systemem, który składa się z kilku nawyków. Oznacza to, że kluczem jest tutaj praca nad wprowadzeniem do swojego życia pewnych powtarzalnych czynności, do których będziesz wracać codziennie lub raz na jakiś czas (w zależności od danego nawyku). Stosowanie systemu ZTD tak naprawdę zajmuje bardzo mało czasu – zazwyczaj jest to kilka minut dziennie. Poza tym raz lub dwa razy w tygodniu będziesz chciał spędzić trochę więcej czasu nad planowaniem i przeglądaniem list rzeczy do zrobienia.
Autorem ZTD jest Leo Babauta, twórca bloga zenhabits.net (jednego z najpopularniejszych blogów o rozwoju i produktywności na świecie). Już dawno stałem się zwolennikiem jego podejścia do życia, które polega na ciągłym upraszczaniu i dążeniu do minimalizmu. Nie ma nic lepszego niż czyste biurko, czysty umysł, skupienie się na jednej rzeczy w danej chwili i działanie.
I właśnie tego brakowało mi w systemie GTD Davida Allena. Owszem, jest to system, który działa świetnie i wiele osób bardzo go sobie ceni. Mimo to, ja szukałem czegoś prostszego – co ma mniej etapów i mniej procedur, a jednocześnie wciąż jest tak samo skuteczne.
Leo Babauta w swoim ebooku opisującym ZTD wymienia różnice między GTD a ZTD. Głównie chodzi o to, że GTD skupia się na całym zestawie nawyków do wprowadzenia w życie na raz, co dla niektórych może być problematyczne. ZTD polega na zmianie tylko jednego nawyku w danej chwili. GTD może też wydawać się zbyt skomplikowane w swojej strukturze, od czego autor zenhabits.net chciał odejść w swoim projekcie.
Czego będziesz potrzebować aby korzystać z ZTD? Wystarczy notatnik i długopis. Oczywiście w zależności od Twoich wymagań możesz korzystać również z kalendarza lub jakichś internetowych aplikacji. Bardzo popularny jest Google Calendar (darmowy i prosty w użyciu, wysyła maile oraz smsy jako przypomnienia). Możesz też wypróbować strony pozwalających tworzenie list to-do (np. rememberthemilk.com).
Zaletą tych bardziej nowoczesnych rozwiązań jest to, że możesz ich używać również na swoim telefonie. Mimo to, ja jestem zwolennikiem prostoty i korzystam z papierowych opcji – czyli notatnik, notes z wyrywanymi kartkami oraz kalendarz. W drugiej części artykułu przybliżę Ci, w jaki sposób korzystam z tych narzędzi w celu korzystania z systemu ZTD.
10 nawyków Zen To Done
Zen To Done to zestaw 10 nawyków. Oto one:
1. Gromadzenie
2. Przetwarzanie
3. Planowanie
4. Działanie
5. Prosty, godny zaufania system
6. Porządkowanie
7. Przeglądanie
8. Upraszczanie
9. Ustalanie procedur
10. Odkrywanie pasji
Pierwsze cztery to podstawa – one są najważniejsze i stanowią rdzeń systemu ZTD. Pozostałe sześć nawyków jest opcjonalne, jednak wzięcie ich pod uwagę również daje ogromne korzyści. Na pierwszych czterech nawykach skupimy się w pierwszej oraz drugiej części artykułu. W tym artykule znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć o nawyku gromadzenia, natomiast w drugim tekście przybliżę Ci nawyki przetwarzania, planowania oraz działania. Tam też opiszę Ci mój sposób zarządzania systemem ZTD. W trzeciej części artykułu poznasz pozostałe sześć nawyków.
1. Gromadzenie
Jak działa umysł osoby, która ma dużo na głowie? Pewnie miałeś okazję doświadczyć takiego stanu, gdy nie chcąc zapomnieć o istotnych rzeczach, Twój mózg cały czas przywoływał myśli o zadaniach i projektach, które miałeś do zrobienia. Ciągłe myślenie o tych wszystkich rzeczach, które są do zrobienia budziło uczucie przytłoczenia i znużenia. Takie psychiczne zmęczenie może stać się bardzo uciążliwe i jest dość sporą przeszkodą na drodze do koncentracji na tym, co w danej chwili akurat robimy. Dlatego tak niezwykle ważne jest, aby cały ten chaos po prostu „zrzucić z głowy” i przelać na papier.
Nawyk gromadzenia jest bardzo prosty. Główne założenie jest takie, aby mieć jak najmniej miejsc, w których będziesz gromadzić rzeczy do zrobienia. Najlepiej jedno miejsce na biurku, gdzie znajdą się wszystkie papiery, karteczki, rzeczy do zrobienia, które mają fizyczną postać, oraz drugie miejsce do zapisywania wszelkich pomysłów, planów, zadań które chodzą Ci po głowie.
Gromadzenie zaczynasz od zbierania ze swojego otoczenia wszystkich papierów i innych materialnych rzeczy. Przejrzyj szafki, sprzątnij biurko, zdejmij wszystko ze swojej tablicy korkowej. Zbierz to w jednym miejscu na biurku (może to być jakiś koszyk, pudełko, cokolwiek) i na razie tam pozostaw. Realizując drugi nawyk, będziesz miał możliwość przejrzenia każdej z tych rzeczy i zdecydowania, co z nimi dalej zrobisz.
Najważniejsze jest jednak gromadzenie rzeczy, które są w Twojej głowie. Otwórz notatnik lub zeszyt i zacznij spisywać wszystko, co chodzi Ci po głowie. Każdy pomysł, każde zadanie, każdy projekt, który jest do zrobienia. Ten proces może trochę potrwać. Nawet jeśli będziesz potrzebować na to godzinę lub dwie, poświęć ten czas, ponieważ jest to najważniejszy element ZTD. Tylko jeden raz będziesz to robił aż tak długo - później do tej listy dopisujesz tylko to, co na bieżąco pojawia się w Twojej głowie.
Nie wpisujesz tam tylko i wyłącznie rzeczy „zawodowych” i związanych z pracą czy rozwojem. Ma tam się znaleźć każda rzecz do zrobienia, która Ci przychodzi do głowy! Wpisuj tam również nawet pozornie mało ważne rzeczy, takie jak zakup nowego pióra, wymiana klawiatury, telefon do znajomego w sprawie imprezy urodzinowej, rezerwacja biletów do kina. Odciąż swój umysł całkowicie, przelewając na papier absolutnie każdą rzecz do zrobienia.
Jeśli chcesz, możesz zrobić sobie w notesie zakładki, oddzielając zadania związane z pracą od kwestii związanych z rozwojem, pracami domowymi czy innymi projektami. To pozwoli Ci utrzymać porządek i ułatwi późniejsze przeglądanie zawartości notatnika.
Gdy już zapiszesz wszystko, zwróć uwagę, jak przyjemnie lekka stała się Twoja głowa. Twój umysł teraz wie, że nie musi bombardować Cię przypomnieniami w formie natrętnych myśli, bo wszystko jest zapisane i możesz do tego zajrzeć w każdej chwili.
Najlepiej abyś nosił ten notes przy sobie. W każdej chwili możesz sobie przypomnieć o czymś ważnym, co masz do zrobienia. Kluczem pierwszego nawyku jest to, abyś zapisywał pomysły w chwilę po tym jak pojawią się w Twojej głowie, zanim o nich zapomnisz. Dzięki temu nie dopuścisz do sytuacji, w której Twój umysł znowu stałby się przeciążony masą powracających myśli.
Trzymając wszystkie informacje o zadaniach w jednym notesie, zawsze będziesz wiedział gdzie spojrzeć, aby mieć dostęp do każdej ważnej rzeczy, którą chcesz zrobić. To da Ci odprężenie, luz i koncentrację, a także znacznie zwiększy Twoją produktywność. A w efekcie pozwoli znacznie szybciej osiągać każdy cel, który sobie zaplanujesz.
O nawyku gromadzenia wiesz już wszystko, co jest Ci potrzebne. Teraz możesz zabrać się za wprowadzenie go w życie. Najlepiej będzie, jak przed przystąpieniem do czytania drugiej części artykułu (która pojawi się za kilka dni na blogu) będziesz już miał wszystkie swoje zadania i projekty zgromadzone w jednym notatniku. Wtedy będziesz gotów, aby przystąpić do przetwarzania jego zawartości, planowania tygodnia oraz działania.
Jeśli jeszcze nie masz żadnego notatnika lub zeszytu i planujesz się w taki zaopatrzyć, po prostu pisz na kartce. Zawsze możesz zawartość kartki przepisać do notatnika, gdy już taki będziesz miał.
Opis nawyku przetwarzania, planowania i działania oraz moją propozycję zarządzania systemem ZTD znajdziesz w drugiej części artykułu - Zen To Done – Część 2. Trzecia część kursu to opis pozostałych sześciu nawyków ZTD - Zen To Done – Część 3.
Gdy już podejmiesz decyzję o wprowadzeniu systemu Zen To Done do swojego życia, najlepiej napisz swoją deklarację w komentarzach. Jeśli miałeś już styczność z ZTD wcześniej, daj znać jakie są Twoje wrażenia!