Photo by eston
Stos papierów, plątanina myśli, masa rzeczy do zrobienia… Miewasz czasami momenty, w których wszystko Cię po prostu przerasta? W których natłok zadań jest nie do wytrzymania? Możesz zrzucić to ze swoich barków, jednocześnie kilkakrotnie zwiększając swoją efektywność. W jaki sposób?
Wystarczy, że wprowadzisz w swoje życiu system produktywności Zen To Done (ZTD) autorstwa Leo Babauty. Ten zestaw nawyków, z którego korzystam już od dłuższego czasu, pozwala mieć czysty i lekki umysł oraz wszystkie zadania wykonane szybko i efektywnie. Oto pierwsza część artykułu wyjaśniającego działanie tego systemu.
Zrzuć to z głowy
ZTD to idealna opcja dla ludzi mających sporo zadań na głowie, bez względu na charakter ich pracy. Ja jako osoba, która zawsze ma masę planów, pomysłów i projektów do realizacji w pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że mój własny (nie do końca ustrukturyzowany) system notowania i planowania zadań po prostu już mi nie wystarcza. Szukając czegoś więcej najpierw trafiłem na Getting Things Done (GTD), potem na jego prostszą wersję Zen To Done. Przyznam, że lubię prostotę i opcja ZTD spodobała mi się bardziej.
Najcenniejszym efektem korzystania z tego typu systemów jest umysłowa przestrzeń, dzięki której mogę całkowicie skupić się na tym co akurat robię. Pamiętam jak jeszcze zanim zacząłem korzystać z systemów produktywności, moja głowa była cały czas pełna myśli przypominających mi o każdym zadaniu, które mam do zrobienia. Ten chaos nie pozwalał mi efektywnie działać i wywoływał zmęczenie. Ciągle o czymś zapominałem, coś gubiłem, z czegoś musiałem rezygnować.
Stosowanie ZTD przede wszystkim odciąża umysł – uwalnia go od ciągłego myślenia o zbliżających się terminach. Poza tym porządkuje wszystkie projekty i pomaga podjąć dobre decyzje co do dalszych kroków. Pozwala działać lepiej i szybciej, umożliwiając efektywne wykonywanie wcześniej zaplanowanych zadań. Efekty są zaskakujące. Robię znacznie więcej w tym samym czasie co kiedyś, jednocześnie będąc bardziej skoncentrowany i zrelaksowany.
Minimalistyczne nawyki
ZTD jest bardzo prostym systemem, który składa się z kilku nawyków. Oznacza to, że kluczem jest tutaj praca nad wprowadzeniem do swojego życia pewnych powtarzalnych czynności, do których będziesz wracać codziennie lub raz na jakiś czas (w zależności od danego nawyku). Stosowanie systemu ZTD tak naprawdę zajmuje bardzo mało czasu – zazwyczaj jest to kilka minut dziennie. Poza tym raz lub dwa razy w tygodniu będziesz chciał spędzić trochę więcej czasu nad planowaniem i przeglądaniem list rzeczy do zrobienia.
Autorem ZTD jest Leo Babauta, twórca bloga zenhabits.net (jednego z najpopularniejszych blogów o rozwoju i produktywności na świecie). Już dawno stałem się zwolennikiem jego podejścia do życia, które polega na ciągłym upraszczaniu i dążeniu do minimalizmu. Nie ma nic lepszego niż czyste biurko, czysty umysł, skupienie się na jednej rzeczy w danej chwili i działanie.
I właśnie tego brakowało mi w systemie GTD Davida Allena. Owszem, jest to system, który działa świetnie i wiele osób bardzo go sobie ceni. Mimo to ja szukałem czegoś prostszego – co ma mniej etapów i mniej procedur a jednocześnie wciąż jest tak samo skuteczne.
Leo Babauta w swoim ebooku opisującym ZTD wymienia różnice między GTD a ZTD. Głównie chodzi o to, że GTD skupia się na całym zestawie nawyków do wprowadzenia w życie na raz, co dla niektórych może być problematyczne. ZTD polega na zmianie tylko jednego nawyku w danej chwili. GTD może też wydawać się zbyt skomplikowane w swojej strukturze, od czego autor zenhabits.net chciał odejść w swoim projekcie.
Czego będziesz potrzebować aby korzystać z ZTD? Wystarczy notatnik i długopis. Oczywiście w zależności od Twoich wymagań możesz korzystać również z kalendarza lub jakichś internetowych aplikacji. Bardzo popularny jest Google Calendar (darmowy i prosty w użyciu, wysyła maile oraz smsy jako przypomnienia). Możesz też wypróbować strony pozwalających tworzenie list to-do (np. rememberthemilk.com).
Zaletą tych bardziej nowoczesnych rozwiązań jest to, że możesz ich używać również na swoim telefonie. Mimo to, ja jestem zwolennikiem prostoty i korzystam z papierowych opcji – czyli notatnik, notes z wyrywanymi kartkami oraz kalendarz. W drugiej części artykułu przybliżę Ci w jaki sposób korzystam z tych narzędzi w celu korzystania z systemu ZTD.
10 nawyków Zen To Done
Zen To Done to zestaw 10 nawyków. Oto one:
1. Gromadzenie
2. Przetwarzanie
3. Planowanie
4. Działanie
5. Prosty, godny zaufania system
6. Porządkowanie
7. Przeglądanie
8. Upraszczanie
9. Ustalanie procedur
10. Odkrywanie pasji
Pierwsze cztery to podstawa – one są najważniejsze i stanowią rdzeń systemu ZTD. Pozostałe sześć nawyków jest opcjonalne, jednak wzięcie ich pod uwagę również daje ogromne korzyści. Na pierwszych czterech nawykach skupimy się w pierwszej oraz drugiej części artykułu. W tym artykule znajdziesz wszystko co musisz wiedzieć o nawyku gromadzenia, natomiast w drugim tekście przybliżę Ci nawyki przetwarzania, planowania oraz działania. Tam też opiszę Ci mój sposób zarządzania systemem ZTD. W trzeciej części artykułu poznasz pozostałe sześć nawyków.
1. Gromadzenie
Jak działa umysł osoby, która ma dużo na głowie? Pewnie miałeś okazję doświadczyć takiego stanu, gdy nie chcąc zapomnieć o istotnych rzeczach, Twój mózg cały czas przywoływał myśli o zadaniach i projektach, które miałeś do zrobienia. Ciągłe myślenie o tych wszystkich rzeczach, które są do zrobienia budziło uczucie przytłoczenia i znużenia. Takie psychiczne zmęczenie może stać się bardzo uciążliwe i jest dość sporą przeszkodą na drodze do koncentracji na tym co w danej chwili akurat robimy. Dlatego tak niezwykle ważne jest, aby cały ten chaos po prostu „zrzucić z głowy” i przelać na papier.
Nawyk gromadzenia jest bardzo prosty. Główne założenie jest takie, aby mieć jak najmniej miejsc, w których będziesz gromadzić rzeczy do zrobienia. Najlepiej jedno miejsce na biurku, gdzie znajdą się wszystkie papiery, karteczki, rzeczy do zrobienia, które mają fizyczną postać, oraz drugie miejsce do zapisywania wszelkich pomysłów, planów, zadań które chodzą Ci po głowie.
Gromadzenie zaczynasz od zbierania ze swojego otoczenia wszystkich papierów i innych materialnych rzeczy. Przejrzyj szafki, sprzątnij biurko, zdejmij wszystko ze swojej tablicy korkowej. Zbierz to w jednym miejscu na biurku (może to być jakiś koszyk, pudełko, cokolwiek) i na razie tam pozostaw. Realizując drugi nawyk będziesz miał możliwość przejrzenia każdej z tych rzeczy iż decydowania co z nimi dalej zrobisz.
Najważniejsze jest jednak gromadzenie rzeczy, które są w Twojej głowie. Otwórz notatnik lub zeszyt i zacznij spisywać wszystko, co chodzi Ci po głowie. Każdy pomysł, każde zadanie, każdy projekt, który jest do zrobienia. Ten proces może trochę potrwać. Nawet jeśli będziesz potrzebować na to godzinę lub dwie, poświęć ten czas, ponieważ jest to najważniejszy element ZTD. Tylko jeden raz będziesz to robił aż tak długo – później do tej listy dopisujesz tylko to, co na bieżąco pojawia się w Twojej głowie.
Nie wpisujesz tam tylko i wyłącznie rzeczy „zawodowych” i związanych z pracą czy rozwojem. Ma tam się znaleźć każda rzecz do zrobienia, która Ci przychodzi do głowy! Wpisuj tam również nawet pozornie mało ważne rzeczy, takie jak zakup nowego pióra, wymiana klawiatury, telefon do znajomego w sprawie imprezy urodzinowej, rezerwacja biletów do kina. Odciąż swój umysł całkowicie, przelewając na papier absolutnie każdą rzecz do zrobienia.
Jeśli chcesz, możesz zrobić sobie w notesie zakładki, oddzielając zadania związane z pracą od kwestii związanych z rozwojem, pracami domowymi czy innymi projektami. To pozwoli Ci utrzymać porządek i ułatwi późniejsze przeglądanie zawartości notatnika.
Gdy już zapiszesz wszystko, zwróć uwagę jak przyjemnie lekka stała się Twoja głowa. Twój umysł teraz wie, że nie musi bombardować Cię przypomnieniami w formie natrętnych myśli, bo wszystko jest zapisane i możesz do tego zajrzeć w każdej chwili.
Najlepiej abyś nosił ten notes przy sobie. W każdej chwili możesz sobie przypomnieć o czymś ważnym co masz do zrobienia. Kluczem pierwszego nawyku jest to, abyś zapisywał pomysły w chwilę po tym jak pojawią się w Twojej głowie, zanim o nich zapomnisz. Dzięki temu nie dopuścisz do sytuacji, w której Twój umysł znowu stałby się przeciążony masą powracających myśli.
Trzymając wszystkie informacje o zadaniach w jednym notesie zawsze będziesz wiedział gdzie spojrzeć aby mieć dostęp do każdej ważnej rzeczy, którą chcesz zrobić. To da Ci odprężenie, luz i koncentrację, a także znacznie zwiększy Twoją produktywność. A w efekcie pozwoli znacznie szybciej osiągać każdy cel, który sobie zaplanujesz.
O nawyku gromadzenia wiesz już wszystko co jest Ci potrzebne. Teraz możesz zabrać się za wprowadzenie go w życie. Najlepiej będzie, jak przed przystąpieniem do czytania drugiej części artykułu (która pojawi się za kilka dni na blogu) będziesz już miał wszystkie swoje zadania i projekty zgromadzone w jednym notatniku. Wtedy będziesz gotów aby przystąpić do przetwarzania jego zawartości, planowania tygodnia oraz działania.
Jeśli jeszcze nie masz żadnego notatnika lub zeszytu i planujesz się w taki zaopatrzyć, po prostu pisz na kartce. Zawsze możesz zawartość kartki przepisać do notatnika, gdy już taki będziesz miał.
Opis nawyku przetwarzania, planowania i działania oraz moją propozycję zarządzania systemem ZTD znajdziesz w drugiej części artykułu – Zen To Done – Część 2. Trzecia część kursu to opis pozostałych sześciu nawyków ZTD – Zen To Done – Część 3.
Gdy już podejmiesz decyzję o wprowadzeniu systemu Zen To Done do swojego życia, najlepiej napisz swoją deklarację w komentarzach. Jeśli miałeś już styczność z ZTD wcześniej, daj znać jakie są Twoje wrażenia!
Miałem styczność z GTD, ale zbytnie skomplikowanie sprawiło, że zaniechałem stosowanie systemu.
Choć chciałem do niego wrócić. Sprawdzę jednak propozycję Michała.
pozdrawiam!
W zeszłym roku Krzysiek z biz.blox.pl umieścił na swoim blogu całość ZTD.
Do poczytania tutaj: http://biz.blox.pl/2009/06/Wakacyjny-kurs-ZTD.html
Pozdrawiam!
Bartek
Za zgodą Krzyśka-właśnie publikuje ten kurs i umieszczam informacje na moim blogu ze strony Leo. Jako pierwszy zainteresowałem się rozpowszechnianiem tej wiedzy i założyłem bloga na który serdecznie Was zapraszam.
Dr Ragan
@Dr Ragan: Pierwszy był Leo Babauta, a my tylko korzystamy z jego szczodrości – udostępnił swoje przemyślenia nam wszystkim nie oczekując uznania swojego pierwszeństwa ani innych nagród.
Niech ZTD albo GTD będzie z Wami!
Na forum Neureka jest też gość, który ćwiczy ZTD – klik!
PS: Michał, literówka w adresie „rememberthemilk.com”.
TesTeq – Dokładnie, Leo Babaucie należy się spory szacunek za jego decyzję. Świetnie, że przetłumaczyłeś całego ebooka. Jeśli ktoś chce wiedzieć więcej na temat ZTD, polecam zajrzeć pod link podany przez Bartka.
Tymczasem ja skupiłem się na podaniu wersji w pigułce – wszystkie najważniejsze informacje i to, co jest potrzebne aby wystartować z Zen To Done.
Paweł – dzięki za informację :)
@TesTeq-zgadzam się z Tobą w 100% wcale nie uznaję, że byłem pierwszy czy coś takiego. Prowadzę tego bloga bo tak jak Was wszystkich zafascynował mnie ten system. Poszczególne lekcje także prezentuję dzięki Twojej uprzejmości. Być może trochę źle to napisałem, dokładniej mi chodziło o to, że mój blog jest skoncentrowany tylko i wyłącznie na systemie ZTD i przemyśleniach Leo Babauty.
Pozdrawiam:)
Dzięki GTD nauczyłem się doceniać gromadzenie – rzeczywiście odciążenie umysłu, kiedy zapisujemy swoje sprawy, jest niesamowite.
Na razie jednak mam jeszcze bardziej uproszczony system, składający się praktycznie z gromadzenia i działania. Wygląda to tak, że mam zapisane wszystkie sprawy/pomysły do zrobienia, a kiedy mam czas działać – przeglądam to tylko i (pół intuicyjnie, pół racjonalnie) wiem co wybrać.
Jeśli nawet wymyślam dla części przypadków strategię działania, zwykle nie muszę jej zapisywać, gdyż ona zostaje w mojej głowie i pamiętam ją od razu po zobaczeniu ogólnego wpisu „sprawy”.
Przypadki, kiedy planuję coś pisemnie są wyjątkowe – dotyczą bardzo dużych projektów (ale wtedy tratuję etapy planu jak pojedyncze rzeczy do zrobienia), albo sesji…
Podczas SESJI tezy, które autor GTD stawia o bezsensowności planowania w kalendarzu okazują się same być totalnie bezsensowne. Podczas sesji planowanie w kalendarzu (nawet rozbite na poszczególne godziny) okazało się dla mnie przez 4 semestry rewelacyjne, niezawodne i dające tak wysoki poziom efektywności, że wcześniej siebie o to nie podejrzewałem.
Czekam na następne części artykułu :)
Nie wiedząc jeszcze o żadnych technikach zacząłem stosować coś podobnego. Pisałem w notatniku na komputerze wszystko co miałem do zrobienia i co sobie planowałem. (nie mając dostępu do komputera pisałem notatkę na telefonie komórkowym). Codziennie otwierałem ten plik i przeglądałem. Z czasem jednak rozrastał się (czasem pisałem tam rzeczy wykonywane dosyć regularnie – więc nawet ich nie usuwałem; czasem rozpisywałem się z jakimś pomysłem). Postanowiłem rozdzielić ten jeden plik na: „codziennie” (otwierany codziennie), „weekend” (otwierany w piątek po zajęciach), „ewentualnie” (otwierany kiedy miałem chwilę wolnego).
W jako takim stanie jest „weekend”… jednak przeglądając je i ciągle przekładając coś co chcę zrobić na rzeczy tego co powinienem (na studia) zaczęło chyba irytować – ale to kwestia organizacji czasu i podejmowania decyzji. Gorzej z „ewentualnie” – stawało się ono coraz mniej uporządkowane – okazywało się, że przez cały semestr tylko wrzucałem tam nowe notatki. Teraz kiedy mogę coś zrobić czuję się przytłoczony 40 KB plikiem notatnika (to dosyć sporo notatek). Irytuje mnie, że nie zrobię tych wszystkich rzeczy, które sobie planowałem… Czytając jednak – http://michalpasterski.pl/2010/06/droga-do-celu/ – przypomniało mi się, że kiedyś miałem taką sytuację – po prostu wyrzuciłem swój stary plik „ewentualnie” (a właściwie to były 3 pliki – w sumie ze 150 KB notatnika) do kosza. Czując dużą ulgę mogłem zabrać się za moje bieżące pomysły.
Świetne właśnie spisuje wszystko :D
Już od 10 tygodni wdrażam ZTD – zapraszam do zapoznania się z relacją i komentowania :)
http://www.forum.neureka.pl/index.php/topic,477.0.html
Myślę, że w artykule należałoby napisać dużo większą pogrubioną czcionką, że należy kształotować tylko jeden nawyk w przeciągu pewnego czasu (najlepiej 4 tygodnie!)
@Mystic: Gdzie David Allen (twórca GTD) pisze, że nie należy korzystać z kalendarza?
Nie to, że „nie należy korzystać z kalendarza”, tylko że nie ma sensu planować kiedy dokładnie będziemy robić to, na co nie mamy narzuconego terminu. W GTD argumentuje tym, że kończy się to na przepisywaniu z dnia na dzień tych samych rzeczy, których nie zrobiliśmy i zaleca zamiast tego robić listę „ASAP” – i właśnie gdy zbliża się sesja, dla mnie ASAP wymięka, a dokładne planowanie w kalendarzu (tj ułożone przeze mnie, bez narzuconego terminu) jest bardzo dobre.
Nie mam przy sobie GTD, więc nie podam strony, ale pamiętam, że D.A. pisał już o tym w pierwszej z 3 części książki i to dość wcześnie.
Czyli lepszy ZTD czy GTD? pod wzgledem prostoty/efektywnosci itd?
Właśnie zacząłem moją przygodę z ZTD. Czekając na kolejne części, wprowadzam do mojego życia nawyk notowania. :)
Miodu pyta: „Czyli lepszy ZTD czy GTD? pod wzgledem prostoty/efektywnosci itd?
Moim zdaniem ZTD jest lepszy dla przedstawicieli wolnych zawodów, którzy odnieśli już pewien sukces i nie muszą gonić za każdym zleceniem, zaś GTD dla tych, którzy są zawaleni bieżącą robotą.
Właśnie trwają moje wakacje, a ja tak naprawdę czuję dyskomfort z powodu braku działań, na okrągło tylko oddaję się byle przyjemnościom. A można tyle ulepszyć, urozmaić siebie.
No nic, biorę notes i życzcie mi, mądrogłowi panowie, wytrwałości.
Wchodzę w to!
zdaje sie to byc tym czego szukalem. nie uzywam zadnego notatnika lecz tylko kalendarza w telefonie. pomaga mi, jednak na swieze pomysly i moje plany rozwojowe / projektowe / inne nie ma w nim miejsca. deklaruje swoje przystapienie do ZTD :)
Wchodzę w to :D
Mam zamiar wprowadzić ZTD w życie, jednak nie wiem czy mi pomoże. Mnie paraliżuje strach do działania. Boję się go jednocześnie. Boję się, że się boję i że strach uniemożliwi mi działanie. Zobaczymy…
Już od jakiegoś czasu zapisuję sobie na kartkach i w komórce ważne rzeczy do zrobienia. Rodzina się śmieje i pyta… „Ty nie pamiętasz co masz zrobić?”, albo „Jak będziesz tak wszystko zapisywał, to w końcu nic nie będziesz pamiętał”. Co o tym myślicie? Czy zapisywanie wszystkiego na kartce nie doprowadzi nas w dłuższej perspektywie do otępienia i pogorszenia pamięci?
Idę po kartkę i długopis a jutro zaopatrzę się w specjalny notes :)
Ja zdecydowanie lubie robic liste tego co mam zrobic,a pozniej skreslam jak to juz jest zrobione, to jeszcze bardziej mnie motywuje bo uwielbiam uczucie jak wszystko na mojej liscie jest skreslone,czuje ze jestem blizej mojgo celu.
Właśnie notuję wszystkie zadania i działa fantastycznie! Umysł staje się coraz lżejszy gdy słów na kartce przybywa i coraz trudniej mi przypominać sobie/wymyślać coś nowego. Zrobił się z tego mały śmietnik i na pewno później coś tu jeszcze dorzucę choć czuję, że nie będzie tego za wiele =)
To jak chłopcy i dziewczęta. Nie psujemy sobie tym mózgów? Przecież często słyszymy, że przez zapamiętywanie i przypominanie ćwiczymy mózg.
Miodu – ZTD jest systemem zdecydowanie prostszym niż GTD. Natomiast z tego powodu też może być niewystarczający dla osób, które naprawde są zawalone pracą, codziennie przez 7 dni w tygodniu – dla takich poleciłbym GTD.
Zenobiusz – Przy dużej ilości zadań zapamiętywanie wszystkiego wprowadza napięcie, które wynika ze strachu przed zapomnieniem czegoś ważnego – to napięcie może utrudnić sen, zmniejszyć efektywność pracy, itp. Takie skutki zdecydowanie nie są korzystne dla pamięci. Dlatego polecałbym raczej inne ćwiczenia na pamięć, niekoniecznie związane z zapamiętywaniem wszystkiego co mamy do zrobienia. Natura informacji to-do nie nadaje się zbytnio do ćwiczeń pamięciowych.