Artykuły, które otwierają umysł

Edukacja • Rozwój osobisty • Coaching

Zacznij tutaj

Zen To Done – Część 2

2

Photo by tim_d

Druga część artykułu to kolejne trzy nawyki należące do rdzenia systemu ZTD. Teraz będziesz gotów do tego, aby w pełni korzystać z możliwości związanych z nowym sposobem organizacji czasu.

Zen To Done to system produktywności autorstwa Leo Babauty. Dzięki niemu możesz całkowicie uwolnić swój umysł od niepotrzebnego natłoku myśli i przeciążenia zadaniami, jednocześnie znacznie zwiększając swoją produktywność i efektywność. W tej części tekstu dowiesz się, w jaki sposób podejmować decyzje związane z poszczególnymi zadaniami oraz jak planować, aby je później skutecznie wykonać.

Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z pierwszą częścią artykułu, koniecznie ją przeczytaj: Zen To Done – Część 1.

Gdy już wszystko zgromadziłeś i masz listę zadań, pomysłów, idei i rzeczy do zrobienia, czas aby coś z tym zrobić. I tutaj pojawia się nawyk drugi. Oto on:

2. Przetwarzanie

Pytanie leżące u podstaw drugiego nawyku brzmi: „co mam zrobić z tymi wszystkimi rzeczami, które zgromadziłem?”.

Nawyk przetwarzania polega na przeglądaniu zgromadzonych zadań i podejmowaniu szybkich decyzji co do tego, co dalej z nimi zrobić. Należy czynić tak, aż do momentu, w którym przetworzysz każde zadanie ze swojego notatnika oraz każdy papier ze swojego biurka.

Najważniejszy jest element podejmowania decyzji. Główną przyczyną prokrastynacji jest właśnie odkładanie decyzji co do tego, co mamy do zrobienia na później, przez co zadania są odkładane w nieskończoność. Przeglądając to, co wcześniej zgromadziłeś, podejmuj decyzje, co do każdej rzeczy, która tam się znajduje – inaczej pozwolisz na to, aby rzeczy się tam zbierały bez końca.

 

Nawyk przetwarzania możesz robić raz dziennie lub raz na 3 – 4 dni. Wszystko zależy od tego jaki jest charakter Twojej pracy i jak dużo spraw masz na głowie. Obserwując swoje potrzeby sam znajdziesz optymalny sposób na wprowadzenie tego nawyku w życie.

Jak przetwarzać? Otwórz notatnik, zacznij od góry, przeczytaj pierwszą pozycję i zrób jedną z poniższych rzeczy:

– Zrób to od razu, gdy jest to zadanie, które zajmie Ci mniej niż 2 minuty. Nie ma sensu dodawać tego na swoją listę zadań do zrobienia, gdy możesz mieć to z głowy w krótką chwilę.

– Przełóż na później, jeśli jest to coś, co zajmie Ci więcej niż 2 minuty. Wpisz na swoją to-do listę albo na listę zadań na ten tydzień.

– Pozostaw, jeśli w tej chwili nie wiesz, kiedy daną rzecz chcesz zrealizować. Możesz dopisać obok np. „październik”, aby wiedzieć kiedy się tym pomysłem bardziej zainteresować. Twórca ZTD raczej radzi, aby nic nie zostawiać w miejscu zgromadzonych rzeczy. Mimo to są czasem zadania, którymi nie chcemy w danej chwili sobie zawracać głowy, ale wiemy, że za dwa miesiące się za nie zabierzemy. Wtedy możesz takie zadanie przepisać w inne miejsce oznaczone „na później”, lub tak jak ja po prostu zostawić je z dopiskiem mówiącym o tym kiedy się nim zająć.

– Deleguj, jeśli nie jesteś odpowiedzialny za realizację tego zadania. Gdy już przekażesz je innej osobie, możesz usunąć to zadanie ze swojej listy.

– Usuń, jeśli jest to coś mało ważnego. Zawsze znajdą się rzeczy, których tak naprawdę nie musisz robić – nie bój się tego po prostu skreślić. Pewnymi rzeczami nie warto sobie zawracać głowy.

Przetwórz w ten sposób wszystkie swoje zgromadzone zadania tak, aby podjąć konkretną decyzję co do każdego z nich.

3. Planowanie

Nawyk planowania polega na konkretnym rozplanowaniu naszych zadań na przestrzeni najbliższych dni. Robimy to po to, aby wiedzieć co mamy zrobić i kiedy to zrobić, bo inaczej zbyt wiele zadań byłoby przekładanych na później.

Pierwszy etap planowania to lista tygodniowa. Twoje zadanie jest proste – każdego tygodnia robisz listę rzeczy, które w najbliższym tygodniu chcesz zrealizować. To będą te duże kamienie, które stanowią najważniejszą część tego, czym się zajmujesz.

Tę listę możesz tworzyć równolegle z procesem przetwarzania, przepisując z notatnika zadania, które chcesz wykonać w danym tygodniu. Gdy już masz wypisane te najważniejsze rzeczy, na listę tygodniową dopisujesz resztę mniejszych zadań.

Natomiast raz dziennie tworzysz listę dzienną, która jest po prostu listą rzeczy do zrobienia na dany dzień. Ja na listę dzienną przepisuję rzeczy z listy tygodniowej, chyba, że coś dodatkowego wpada mi do głowy. Skupiasz się tutaj na najważniejszych zadaniach dnia (maksymalnie 3 dziennie), wpisując je na szczycie listy, a potem dopisujesz zadania mniej ważne.

 

Obie listy możesz tworzyć w tym samym notatniku, którego używasz do nawyku gromadzenia, ale osobiście polecałbym inne rozwiązanie. Zastanów się nad dodatkowym notesem lub kalendarzem, gdzie będziesz przechowywać bardziej bieżące sprawy. Na końcu tego artykułu dokładnie opiszę Ci, w jaki sposób ja realizuję pierwsze cztery nawyki ZTD.

Planując, nie musisz ustawiać zadań godzinowo. Możesz po prostu zrobić luźną listę rzeczy do zrobienia, później podejmując decyzję na temat tego, co kiedy zrobisz. To daje Ci większą elastyczność i luz, którego czasem może brakować, gdy (mając ustalone dokładne godziny) wykonanie jednego zadania się przedłuży i będzie trzeba przesuwać wszystkie pozostałe.

4. Działanie

Klucz systemu ZTD. Działaj. Wybierz zadanie z listy dziennej, po czym je wykonaj. Kilka wskazówek dotyczących nawyku działania:

– Rób jedną rzecz naraz. Wpadając w multitasking, Twoja praca traci na jakości oraz przedłuża się, co jest wielkim ciosem dla twojej produktywności. Skup się na jednym zadaniu i nie rób nic innego, dopóki nie skończysz.

– Zacznij od rzeczy najważniejszych. Kiedyś miałem zwyczaj zaczynania dnia od tych najmniej istotnych zadań, które były najłatwiejsze do zrealizowania. W efekcie, gdy wszystko co mało ważne było zrobione, nie miałem już siły i zdolności do koncentracji, aby podjąć się tych ważniejszych zadań. Teraz zaczynam dzień robiąc to, co najistotniejsze, dzięki czemu mam pewność, że zostanie to zrealizowane.

– Jeśli podczas działania przypomni Ci się, że coś miałeś zrobić (wykonać jakiś telefon lub sprawdzić ważną informację), nie przerywaj swojej pracy a jedynie dopisz nową myśl na listę dzienną. Wtedy będziesz mógł zająć się tym, jak tylko skończysz to, co robisz teraz.

– Nagradzaj się, jak już uda Ci się wykonać konkretne zadanie. Zrób sobie przerwę, ciesz się dobrze wykonaną pracą, odpocznij trochę. Jesteś bliżej o krok do osiągnięcia swoich celów!

 

To były cztery najważniejsze nawyki systemu Zen To Done. Skup się na nich najpierw, wprowadzając je w swoje życie. Ich realizacja da Ci ogromne korzyści solidnie zwiększając Twoją produktywność. Pozostaje jeszcze tylko kwestia tego jak wprowadzić powyższe nawyki i w jaki sposób z nich korzystać. O tym poniżej.

Jak zacząć?

Implementując ZTD w swoim życiu pamiętaj, aby nie rzucać się na wszystkie nawyki na raz. Jeśli nie masz doświadczenia w wyrabianiu nawyków, wtedy polecam najpierw przeczytać ten artykuł a następnie skupić się na jednym nawyku w danej chwili. Gdy po tygodniu lub dwóch nawyk wejdzie Ci w krew, weź się za kolejny.

Natomiast jeśli już wiesz jak wyrabiać nawyki i odniosłeś na tym obszarze w swoim życiu kilka sukcesów, wtedy możesz zaszaleć i zabrać się za pracę nad dwoma, ewentualnie trzema nawykami jednocześnie.

Pamiętaj, że nie musisz robić wszystkiego na raz. Najtrwalsze zmiany wprowadzane są krok po kroku. Jeśli chcesz mieć efekt, zrób to dobrze i dokładnie, a nie szybko i powierzchownie. W końcu istnieje bardzo duża szansa, że ten system będzie Ci towarzyszyć przez wiele, wiele lat!

Dlatego zadbaj o to, aby Twój umysł przystosował się do nowego sposobu organizacji czasu i pozwól mu wyrobić sobie solidne, dobrze działające nawyki.

Jak ja to robię

Wybór narzędzi i sposobu zarządzania tym systemem jest oczywiście dowolny. W zależności od tego jakie są Twoje preferencje, wybierz taki sposób, który będzie Tobie najbardziej odpowiadał. Ja korzystam z notatnika (zeszytu), kalendarza i notesu z wyrywanymi kartkami. Notatnik służy do gromadzenia – tam zapisuję wszystkie rzeczy, które wpadają mi do głowy. W nim zbieram rzeczy, które mam do zrobienia, bez względu na to czy są to małe zadania czy większe projekty.

Raz w tygodniu lub częściej wyrywam jedną kartkę z notesu i zapisuję na nim rzeczy, które mam do zrobienia danego tygodnia. Są to najważniejsze zadania, które chcę, aby były zrobione.

Następnie otwieram kalendarz, w którym na kartce danego dnia nie ma godzin, a są po prostu linie. Nie lubię planować zadań w kontekście czasowym, bo bardzo sobie cenię dużą elastyczność. Kalendarz traktuję jako miejsce dla list zadań do zrobienia na dany dzień. Tam wpisuję rzeczy z tygodniowej listy, jeśli wiem, którego dnia chcę daną rzecz zrobić. Jeśli jeszcze takiej decyzji nie podjąłem, dane zadanie zostaje na liście tygodniowej (którą jako luźną kartkę zawsze wkładam do kalendarza).

 

Z kalendarzem kontakt mam praktycznie cały czas (noszę go przy sobie), natomiast notatnika używam tylko wtedy, gdy wpadnie mi do głowy jakiś pomysł oraz gdy raz na kilka dni wybieram z niego rzeczy do wpisania na listę tygodniową. Jeśli przypominam sobie o jakimś ważnym zadaniu, a akurat nie mam przy sobie notatnika, wtedy zapisuję daną rzecz do notatek w telefonie. Gdy wracam do domu, jego zawartość przepisuje do papierowego notatnika.

To wszystko – system jest bardzo prosty i dzięki temu, że sam mogłem go do siebie dostosować, działa naprawdę dobrze. Ta lekko zmodyfikowana wersja pasuje idealnie pod moje potrzeby. Jeśli chcesz, możesz z niej skorzystać, możesz też zacząć od domyślnej twórcy ZTD opcji opisanej w tym artykule.

Tak czy inaczej, po jakimś czasie stosowania sam zaczniesz wprowadzać drobne modyfikacje odpowiadające Twojemu stylowi pracy. I to jest chyba największa zaleta ZTD – elastyczność, która pozwala na przydatne zmiany w systemie.

 

 

Informacje zawarte w pierwszej i drugiej części tego artykułu w zupełności wystarczą Ci do tego, aby w pełni korzystać z możliwości ZTD. W pełnym ebooku Leo Babauty 50% zawartości to wiedza na temat tego, w jaki sposób być zorganizowanym i jak wyrabiać nawyki. Jeśli potrzebujesz również informacji tego typu, znajdziesz je łatwo na tym blogu.

W trzeciej części artykułu piszę o pozostałych sześciu nawykach – Zen To Done – Część 3. Są to opcje dodatkowe, jednak w większości niezwykle przydatne i usprawniające system ZTD. Ponadto, możesz skorzystać z programu Life Architect – Zarządzaj Swoim Czasem, który podzielony jest na 5 etapów zmieniających sposób myślenia o czasie. Program zawiera w sobie cały system Zen to done. Life Architect działa na wielu poziomach – oglądasz materiały video, słuchasz ćwiczenia audio i własnoręcznie wypełniasz zeszyt ćwiczeń.

Tymczasem, pisz w komentarzach jak Ci idzie z Zen To Done – jakie są Twoje wrażenia, jakie masz efekty?

 

 

 

Zostaw komentarz

  • mbuklad

    ZTD to bardzo fajny system, tak jak wspominasz pozwala on na dużą elastyczność i z czasem znacznie poprawia komfort życia.

    Ja osobiście korzystam z google docs i kalendarza google, by gromadzić, przetwarzać i planować. Pozwala to zaoszczędzić dużo czasu przy tych czynnościach i jeszcze szybciej przejść do działania.
    Oczywiście wybór narzędzi jest kwestią indywidualną i czasami im prościej tym lepiej.

  • LiTE

    Jeżeli w moich zgromadzonych rzeczach mam jakiś większy projekt. To rozpisać go w notatniku czy raczej sukcesywnie wymyślać poszczególne etapy na listach tygodniowych?

  • mbuklad

    @Lite: Właśnie tu przydaje się kalendarz google. Do dużych projektów można stosować osobny kolor oznaczenia notatek.

  • Gratuluję Michał:)
    Bardzo fajny artykuł. Masz dar do pisania. Potrafisz przekazać wiedzę bardzo praktycznie, że aż chce się coś zrobić po przeczytaniu Twojego artykułu.
    Pozdrawiam

  • Marcin

    System już stworzony, biorę się do wypełniania celów! :)

    Tylko jedno mnie frapuje – czy do codziennej to-do listy w kalendarzyku mogę dodawać (codziennie te same) nawyki czy raczej robić to w oddzielnym miejscu?

  • @Marcin-ZTD mówi, żeby ustalić jeden nawyk na miesiąc i go konsekwentnie realizować przez 30 dni. Ja piszę sobie nowy nawyk na oddzielnej kartce. Jak wprowadzałem nawyk biegania- to zapisałem jakie treningi robię w poszczególnych tygodniach danego miesiąca. Biegam 4 razy w tygodniu-wt,czw,sb,nd i zaznaczałem te dni tygodnia z kwadracikami pod spodem. Jak wykonałem trening to zaznaczałem „ptaszka” jak nie to krzyżyk i pisałem jaki był tego powód. Starałem się nie opuszczać dwóch treningów pod rząd. Kartkę wieszałem na ścianie w widocznym miejscu aby przypomniała mi o wprowadzanym nawyku. Wyznacz sobie też nagrodę dnia po każdej kroku i miesiąca za wprowadzenie nawyku. Najważniejsze to działaj!!!
    Pozdrawiam Dr Ragan

  • Lite – Najlepiej tam gdzie gromadzisz swoje zadania rozpisz ten projekt na poszczególne kroki a potem z listy kroków wybieraj zadania i przepisuj je na poszczególne listy tygodniowe/dzienne.

    Marcin – Najlepiej robić to w oddzielnym miejscu. Nie ma sensu codziennie tego wrzucać na listę dzienną. Zajrzyj do nawyku dziewiątego (w trzeciej części artykułu), tam znajdziesz rozwiązanie kwestii codziennych nawyków.

  • margas

    Mam podobny problem jak LiTE.
    Mój „większy projekt” to podszkolenie się w konkretnym języku programowania.
    W jaki sposób najlepiej określić najważniejsze zadania z tym związane? Czy zaplanować, że w danym tygodniu przerobię określone zagadnienia (de facto liczbę stron), czy lepiej przeznaczyć każdego dnia określony czas?

  • Michał

    margas – co do programowania to ja bym przerabiał konkretne zagadnienia, a obszerniejsze dzielił sobie na części.

    A co do GMaila i Kalendarza Google to polecam jeszcze prostą listę to-do wujka Google – http://mail.google.com/mail/help/tasks/

  • Mystic

    margas – ani to, ani to.

    Nie zakładaj z góry ile przerobisz, bo z tym bywa bardzo różnie. Błędy kompilacji mogą sprawić, że nie „przerobisz” nawet jednej strony, albo odwrotnie – nieoczekiwane sprawne działanie wszystkiego przyspieszy naukę.

    Z drugiej narzucenie czasu jest bez sensu, bo raz cię wciągnie program i zechcesz siedzieć dłużej (trzeba wykorzystać motywację), a jeśli będziesz zmęczony albo rozkojarzony i nie będziesz wiele z tego wyciągał.

    Licz na swój rozum, bo to podstawa programowania. Bądź po prostu uczciwy przed sobą i poświęcaj temu tyle czasu i energii, ile naprawdę chcesz wykorzystać.

  • Nika

    Osobiście pierwszy raz mam styczność z takimi ‚cudami’ xD
    ZTD zaczęłam wcielać w życie dwa dni temu. Wiem, wiem, niedawno, ale całkiem całkiem mi idzie. MAm tylko nadzieję, że wejdzie mi to na stałe w krew.
    Szczerze mówiąc, przynajmniej na razie takie zapisywanie, porządkowanie etc. nie sprawia mi jakiejś specjalnej trudności.
    A co do sposobu i materiałów – dla mnie najlepszym rozwiązaniem są notesy i kalendarz.

  • Monika

    W liceum zawsze korzystałam z kalendarza i działam na takiej zasadzie jaką opisujesz. Ten sposób jest rewelacyjny! Nigdy nie miałam problemów z organizacją, zawsze wiedziałam co, gdzie i kiedy. Nie byłam tak zestresowana i miałam więcej czasu dla siebie, bo wszystko robiłam od początku do końca. Oczywiście nie miałam ustalałam obowiązków godzinowo, bo nigdy nie wiadomo co się przesunie w czasie. Bardzo, bardzo polecam ten sposób! Przynosi wiele korzyści. Pozdrawiam :)

  • Pingback: 10 KDWO: Krok 8 – Poza schematem()