Zen To Done – Część 3

Gdy opanowałeś już cztery podstawowe nawyki systemu ZTD, czas na coś więcej. Dodatkowe nawyki pozwolą Ci jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność tej metody. Wybierz te, które najbardziej Ci...

Gdy opanowałeś już cztery podstawowe nawyki systemu ZTD, czas na coś więcej. Dodatkowe nawyki pozwolą Ci jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność tej metody. Wybierz te, które najbardziej Ci odpowiadają i przenieś swoją produktywność na kolejny poziom.

W tym artykule znajdziesz opis pozostałych sześciu nawyków systemu Zen To Done. Skupiają się one głównie na stworzeniu spójnego i prostego systemu, którym zarządzanie będzie przede wszystkim wygodne. Najbardziej zachęcający jest fakt, że z listy dodatkowych nawyków możesz wybrać tylko dwa lub trzy, które wniosą najwięcej zmian w skuteczności Twojego systemu.

Jeśli nie czytałeś poprzednich części artykułów o Zen To Done, koniecznie zrób to zanim zabierzesz się za ten. Znajdziesz je tutaj: Zen To Done – Część 1; Zen To Done – Część 2. Artykuł, który właśnie czytasz, to trzecia i ostatnia część serii.

Za poniższe nawyki zabierz się dopiero wtedy, gdy cztery podstawowe (gromadzenie, przetwarzanie, planowanie i działanie) już od jakiegoś czasu (co najmniej dwóch, trzech tygodni) są częścią Twojego życia. Leo Babauta, twórca ZTD, zawsze kładzie nacisk na to, aby wyrabiać sobie jeden, ewentualnie dwa nawyki w jednej chwili – inaczej znacznie trudniej jest je „utrzymać przy życiu”.

Dlatego zapoznaj się z poniższymi nawykami, aby wiedzieć, które z nich mogą być Ci przydatne i jak tylko będziesz gotów, zabierz się za wprowadzanie ich w Twoje życie.

5. Prosty, godny zaufania system

Ten nawyk polega na utworzeniu spójnego, prostego systemu, z którego będziesz mógł wygodnie korzystać.

Autor proponuje stworzenie kilku (im mniej, tym lepiej) list kontekstowych, które będą dzielić Twoje zadania na kilka kategorii:

- praca,
- prywatne,
- spotkania,
- telefony,
- oczekujące (sprawy przekazane komuś innemu, w przypadku których czekasz na odpowiedź/raport).

To tylko przykład prostego podziału, który znacznie ułatwi zarządzanie systemem. Podział ten możesz wprowadzić albo w notatniku, w którym gromadzisz pomysły i zadania, albo w notesie ze sprawami bieżącymi.

Opisując ten nawyk, autor ZTD też pisze o narzędziach, z których można korzystać, używając tego systemu. Świetnym pomysłem jest na przykład PocketMod, który jest małym i bardzo poręcznym organizerem zrobionym z jednej kartki A4. Na oficjalnej stronie PocketModa możesz skorzystać z gotowych szablonów, uprzednio wybierając zawartość konkretnych stron organizera.

6. Porządkowanie

Ten nawyk jest właściwie zestawem czynności, które możesz robić, aby utrzymać swój system uporządkowany. Warto o tym pamiętać, ponieważ nawet najlepszy system po jakimś czasie może stać się nieprzydatny, jeśli pozwolimy na uzbieranie się śmieci czy pogubienie ważnych papierów.

Oto w jaki sposób możesz utrzymać porządek:

- Miej jeden system. Wszystkie papiery, które trafiają na Twoje biurko lub do Twojej skrzynki pocztowej składuj w jednym miejscu. Przetwarzaj zawartość tego miejsca raz na jakiś czas. Zawsze pamiętaj o tym, aby było to jedyne miejsce, w którym mieści się to, co jest istotne.

- Znajdź miejsce. Za każdym razem gdy chcesz coś odłożyć w pierwszym lepszym miejscu, zastanów się, czy na pewno jest to miejsce na tą rzecz. Pomyśl, gdzie powinno się to znaleźć i odłóż to na prawidłowe miejsce. Dzięki temu zapobiegniesz uzbieraniu się masy rzeczy w miejscu, gdzie tak naprawdę potrzebujesz przestrzeni i porządku.

- Stwórz archiwum. Niektóre papiery, kartki z zadaniami, i inne ważne rzeczy odkładamy do wglądu na później. Miej jedno archiwum, gdzie będziesz odkładać rzeczy, którymi chcesz się zająć innego dnia.

- Zwróć uwagę na okresy przejściowe. Okres przejściowy jest czasem między ukończeniem jednego zadania a rozpoczęciem innego. W tym czasie zadbaj o to, aby uporządkować miejsce pracy i przygotować się do kolejnego wyzwania. W innym przypadku trudno będzie Ci się skupić na tym, co chcesz za chwilę zrobić.

- Oznaczaj. Miej markera lub długopis przy sobie i oznaczaj kartki, kartony, miejsca, w których składujesz papiery. Dzięki temu zawsze wiesz, co gdzie jest.

Mając uporządkowany system, znacznie skuteczniej będziesz nim zarządzać. Zadbasz również o to, aby już nigdy więcej nic Ci się nie zgubiło.

7. Przeglądanie

Ten nawyk jest niezwykle istotny i wydaje mi się, że ze spokojem mógłby należeć do tych „obowiązkowych”. Uproszczony Przegląd Tygodniowy, bo to jest gwóźdź programu, to cotygodniowe pół godziny spędzone na analizie swoich celów długo- i krótkoterminowych oraz na planowaniu kolejnych kroków.

Twórca ZTD określił kilka etapów, po których warto przejść, aby dokonać sprawnego i skutecznego przeglądu tygodniowego:

1. Przejrzyj swoje cele długo- i krótkoterminowe. Jeśli takich nie posiadasz, najpierw je sobie postaw. Na początek wybierz jeden lub dwa cele długoterminowe, aby łatwiej było Ci się skupić na ich realizacji. Wypisz kroki, które są potrzebne do osiągnięcia tych celów – to będą Twoje cele krótkoterminowe. Pierwszy etap przeglądu polega na analizie Twoich postępów. Sprawdzasz, co udało Ci się w zeszłym tygodniu zrobić w kierunku osiągnięcia swoich celów i zastanawiasz się nad tym, co jest do zrobienia w dalszej kolejności.

2. Przejrzyj notatki. Chodzi tu głównie o miejsca, gdzie gromadzisz swoje zadania. Zobacz, co jest jeszcze do zrobienia, przejrzyj miejsca gdzie odkładasz rzeczy do wglądu na później.

3. Przejrzyj kalendarz. Zobacz, czy nie ma w nim czegoś, co by trzeba przenieść na kolejny tydzień. Sprawdź, czy w nadchodzącym tygodniu masz jakieś ważne projekty lub zadania do wykonania.

4. Przejrzyj listy kontekstowe. Jeśli wprowadziłeś w swoje życie nawyk piąty, zrób przegląd swoich list kontekstowych. Usuń to co niepotrzebne, przenieś na listy zadań do zrobienia to, co chcesz wykonać w najbliższym czasie.

5. Wyznacz najbliższe cele i ustal Duże Kamienie. Zapisz cel krótkoterminowy na nadchodzące kilka dni i wypisz kroki, które są potrzebne do osiągnięcia tego celu. Utwórz listę tygodniową i wpisz na nią zadania, które w tym tygodniu chcesz wykonać. Ustal, które zadania są najważniejsze i oznacz je w odpowiedni sposób.

Na wykonanie dobrego Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego powinno Ci wystarczyć około 30 minut. Oczywiście czas ten może być zmienny w zależności od tygodnia i Twojego trybu pracy. Tak czy inaczej, dobry przegląd pozwoli Ci trzymać spójny system i być na bieżąco ze swoimi celami, co jest jedną z najważniejszych rzeczy na drodze do ich osiągnięcia.

8. Upraszczanie

ZTD stawia na prostotę. Ten nawyk polega na upraszczaniu zawartości notatników, notesów, kalendarzy czy list do absolutnego minimum.

Raz na jakiś czas zaplanuj sobie kilkanaście minut na nawyk upraszczania. Przejrzyj wtedy wszystkie miejsca, gdzie masz zapisane zadania i usuwaj to, co niepotrzebne. Na pewno znajdzie się wiele pomysłów czy zadań, które już nie są aktualne lub po prostu się przeterminowały. Wyrzuć wszystko, co tylko i wyłącznie zajmuje miejsce, bo te niepotrzebne rzeczy są źródłem chaosu w Twojej głowie.

Zajmuj się tylko tym, co jest ważne. Mając wzgląd na swoje długoterminowe cele zawsze będziesz wiedzieć, czy dana rzecz jest istotna w kontekście Twoich planów czy nie. Jeśli nie, zastanów się nad eliminacją takiego zadania. Im mniej, tym lepiej.

Wszystkie małe sprawy, których wykonanie zajmuje kilka/kilkanaście minut zbieraj w grupy i wyznacz jeden blok czasowy na ich wykonanie. Możesz nawet stworzyć dodatkową listę „drobne sprawy” i podejmować się ich wykonania na przykład po południu, gdy już uda Ci się wykonać Duże Kamienie na dany dzień.

9. Ustalanie procedur

Ten nawyk pozwala uporządkować wszystkie mniejsze nawyki, które chcemy realizować w ciągu każdego dnia. Nie chodzi tu oczywiście tylko o nawyki ZTD – ale również o wszystkie inne, takie jak medytacja, bieganie, czytanie, ćwiczenie technik wizualizacyjnych, robienie zakupów itp.

Dzięki ustaleniu tzw. rutyn, możesz zarządzać wszystkimi powtarzalnymi czynnościami i dbać o to, aby były one skrupulatnie realizowane. Nawyki możesz podzielić na:

- Sprawy zawodowe. Wypisz na kartce wszystkie czynności, które robisz w kontekście swojej pracy. Może to być: ustalanie celów, sprawdzanie skrzynki pocztowej, wykonywanie telefonów, robienie raportów, delegowanie zadań, i tak dalej.

- Sprawy prywatne. Ćwiczenia fizyczne, opłacanie rachunków, czytanie artykułów na blogach, spotkania z przyjaciółmi, zakupy czy czytanie ulubionych książek.

- Inne. Wszystko co nie mieści się powyżej.

Wszystkie nawyki możesz zbierać w poszczególne grupy, które odpowiadają sobie czasem w ciągu dnia, kiedy są wykonywane. Przykładowo, zakupy można połączyć z załatwianiem spraw na poczcie, a poranną medytację ze sprawdzaniem poczty elektronicznej.

W ten sposób możesz utworzyć poranną, popołudniową lub wieczorną rutynę, która będzie składać się z dwóch, trzech lub z większej liczby nawyków. Dzięki temu Twój dzień pozostanie uporządkowany a Ty nie zapomnisz o swoich nawykach.

Skład takich procedur możesz zapisać na osobnej kartce i powiesić gdzieś w widocznym miejscu. Nie musisz wpisywać ich na listę zadań dziennych, choć dopóki nie wyrobisz sobie nawyku wykonywania tych procedur, możesz tam wpisać na przykład „poranne nawyki”.

Ponadto możesz ustalić procedury tygodniowe – osobną listę, która będzie zawierać czynności, których nie robisz codziennie, a na przykład dwa lub trzy razy w tygodniu.

10. Odkrywanie pasji

Ostatni punkt właściwie nie jest nawykiem, mimo to twórca ZTD uważa go za jeden z najważniejszych elementów swojego systemu. Chodzi tutaj głównie o to, że korzystanie z systemu Zen To Done ma największy sens, gdy to co robisz na co dzień sprawia Ci przyjemność. Jeśli tak nie jest, zacznij szukać swojej pasji. Robienie tego co lubisz da Ci całe pokłady motywacji do działania i będzie głównym motorem do osiągania swoich celów.

Temat ten był już poruszany na moim blogu, dlatego nie będę tutaj się rozpisywał na ten temat. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak znaleźć swoją pasję - zajrzyj tutaj: Jak odnaleźć swoją pasję.

To by było na tyle – znasz już całość systemu produktywności Zen To Done! Powyższe nawyki stanowią istotny dodatek do czterech pierwszych, które są rdzeniem systemu. Teraz czas na eksperymentowanie – wypróbuj każdy z dodatkowych nawyków w swoim życiu, a następnie pozostaw te, które dają Ci najwięcej wartości i wprowadzają najbardziej pozytywne zmiany.

Ja w tej chwili korzystam głównie z przeglądania, upraszczania oraz ustalania procedur, ale raz na jakiś czas używam też pozostałych. Poznałem główne zasady systemu ZTD i od tamtego momentu tworzę już swój system, każdego dnia dostosowując go do swoich potrzeb. Urzeka mnie prostota tego, co udało mi się stworzyć, bo dzięki temu mam czysty umysł, a każde zadanie, które znajdzie się w moim kalendarzu, zawsze jest przeze mnie z przyjemnością odhaczane.

Tobie również życzę takich sukcesów z aplikacją tego systemu. Wystarczy, że poświęcisz trochę swojej uwagi i koncentracji przez pewien okres czasu, skupiając się na dobrym oraz solidnym wprowadzeniu tego systemu w życie, a przez resztę swojego życia będziesz czerpał z tego wiele korzyści.

W razie jakichkolwiek pytań, uwag, sugestii czy własnych wrażeń i doświadczeń – pisz śmiało w komentarzach i dziel się z innymi czytelnikami. Być może Twoje sposoby na wdrażanie systemu Zen To Done bardzo się komuś przydadzą. W końcu każdy z nas ma inny styl pracy i dla każdego zadziała coś innego – jeśli opiszemy tu więcej opcji, z pewnością więcej osób na tym skorzysta.

Gdy już notatniki zostaną wypełnione a listy wypisane, zabierz się za to, co zawsze pozostanie najważniejsze – do działania! Działaj i realizuj swoje cele, a Twoje marzenia spełnią się szybciej niż kiedykolwiek mogłeś się tego spodziewać.

Napisz komentarz

  • Kaki

    jakie Duże Kamienie? Co to ma być? To sie nazywa kamienie milowe.

  • Fajnie Michał przedstawiłeś to wszystko, bardzo praktycznie i w prosty sposób:) Zen to Done jest dla mnie systemem idealnym.
    Bardzo ważne założenie tego systemu to życie minimalistyczne i...:
    1) Eliminacja ze swojego życia wszystkiego co zbędne-usuwamy wszystkie niepotrzebne zobowiązania(np. chodzenie na tańce bo wszyscy chodzą-jest moda),zbędne papiery,rzeczy,wiadomości(trzymanie swojego miejsca pracy i domu w jak największej czystości i porządku-zapewnia to umysłowi oczyszczenie), znajomości(spotykajmy się tylko z ukochanymi osobami, na których nam bardzo zależy, nie traćmy go dla osób które nie są warte naszego czasu)itd. itp.
    2. Najważniejsze jest DZIAŁANIE- ja na początku praktykowania tego systemu ze względu na to, że byłem perfekcjonistą zacząłem jak najbardziej dopieszczać ten system, co chwile coś zmieniając.Odkładałem ważne sprawy, bo bałem się za nie zabrać.Działaj!!!Bierz notatnik długopis, zapisz zadania i od razu działaj, zabierz się za rzeczy najważniejsze.
    3.Wprowadzaj w każdym miesiącu jeden nawyk. Większość z nas w sylwestra piszę 20 postanowień i w ogóle się ich później nie trzyma. Wprowadzaj w każdym miesiącu 1-2 nawyki, zacznij od najważniejszego(np. od rzucenia palenia). Ja tym systemem wprowadziłem wiele nawyków- najważniejsze z nich to: zacząłem się zdrowo odżywiać( schudłem 10 kg), biegać, przestałem palić, uczyć codziennie 15 słówek z angielskiego, rozwijam swoją pasję i wiele wiele innych zmian:)W każdym miesiącu coś wprowadzam i ulepszam moje życie.
    Pozdrawiam Dr Ragan

  • Mam wrażenie, że Twoje opracowanie będzie znacznie dłuższe niż ZTD w oryginale :D

  • Kaki pisze: "jakie Duże Kamienie? Co to ma być? To sie nazywa kamienie milowe."

    Od kiedy to "Big Rocks", o których pisze Leo Babauta, autor ZTD, są kamieniami milowymi?

    To Duże Kamienie i tyle.

    Kamienie milowe to "milestones" i znaczą coś innego.

    Duży Kamień ZTD może być kamieniem milowym, ale nie musi.

  • ksea

    Witajcie, od roku jestem fanką i wiernym użytkownikiem map myśli. Na 2010 rok kupiłam sobie dlatego kalendarz w formie zwykłej książki z kartkami w kratkę (i oznaczeniem dni oczywiście) i praktycznie każdy dzień/ tydzień/ miesiąc planuję w formie mapy. Czytając o ZTD mam wrażenie, że większość z zasad wdrożyłam w życie odkąd wykorzystuję mapy i wszystkim gorąco polecam ten sposób ze względu na jego uniwersalność i porządek (duże gałęzie mapy to listy kontekstowe, a podgałęzie to wszystkie zadania z tych obszarów, itd).

  • Mystic

    @ksea: Planujesz każdy dzień w formie drzewa, czy masz jedno wielkie drzewo, na podstawie którego planujesz dni? Jeśli możesz, napisz proszę jak to wygląda.

  • ksea

    @Mystic: Raz na kilka dni robię duże drzewo z większymi zadaniami, a codziennie przed snem rysuję mapę na następny dzień. Czasami te większe zadania wpisuję na listę dzienną w całości, a czasami dzielę je na mniejsze zadania. Pracuję jako kierownik projektu w korporacji, więc takie zarządzanie zadaniami mam we krwi. Generalnie mapy wykorzystuję do planowania wszystkich spraw – listy zakupów, projektów w pracy, streszczeń książek, które czytam, notatek ze spotkań, itd.

  • Marta.

    Od kilku dni stosuję ZTD. Bardzo usprawniło to moją pracę i odciążyło moją głowę. Jakoś mi łatwiej, kiedy w ciągu dnia nie przypomina mi się ciągle o czymś, co miałam zrobić. Dzięki za to! ;)

  • Dorota

    Czytam juz Twoj blog od pewnego czasu i bardzo go lubie,czytanie go daje mi duzo motywacji i mysle,ze jestem tez bardziej zorganizowana,dzieki Tobie zaczelam tez pisac moj wlasny blog (www.zwyczaje-zen.com) mam nadzieje,ze pomoze mi on w osiagnieciu moich celow.pozdrawiam

  • Genialna wiedza! Nie słyszałem wcześniej o tej pozycji, muszę się za nią zabrać. Rady wydają się być proste i skuteczne, dlatego od razu je przetesuję :)

    Naprawdę wartościowy (3-częściowy) artykuł!

  • Katarzyna

    Witam:)
    W ostatnim czasie przybyło mi nowych obowiązków i mój dotychczasowy sposób planowania czasu przestał mi wystarczać. Dzięki Michale za to opracowanie, w moim terminarzu wreszcie jest porządek a ja nie otwieram go z odruchem wymiotnym ;) Pozdrawiam!