Artykuły, które otwierają umysł

Edukacja • Rozwój osobisty • Coaching

Zacznij tutaj

Jak zwiększyć produktywność, czyli najpierw duże kamienie

Jak zwiększyć produktywność, czyli najpierw duże kamienie Photo by BlakJakDavy

Często zdarza mi się tak, że przez cały dzień wykonuję różne zadania w sposób jak najbardziej efektywny i skuteczny, a mimo to wieczorem nie jestem z tego do końca zadowolony. Wtedy patrzę wstecz i widzę, że tak naprawdę nie zrobiłem nic, co zbliżyłoby mnie do moich długoterminowych celów. Jeśli również tego doświadczyłeś, chcę abyś dowiedział się jak to się dzieje i jak można to zmienić. W celu lepszego zrozumienia pewnej koncepcji opiszę tu ciekawą historyjkę.

Pewien stary, doświadczony profesor postanowił pewnego dnia pokazać swoim studentom, jak skutecznie planować czas. W tym celu podczas wykładu na ten temat powiedział do studentów:
– Zaczniemy od doświadczenia.
Spod swojego biurka, które oddzielało go od reszty studentów wyjął wielki dzban i położył go na biurku. Następnie wyjął około dziesięciu kamieni wielkości dużej pięści i zaczął wkładać je do dzbana. Gdy ten był już wypełniony po brzegi i nie zmieściłby się już żaden kamień, profesor zwrócił się do studentów:
– Czy dzban jest pełen?
Studenci zgodnie odpowiedzieli:
– Tak!
Profesor spojrzał na nich uważnie, po czym spod biurka wyjął naczynie wypełnione żwirem. Ostrożnie wsypał żwir do dzbana wypełnionego kamieniami, po czym nim potrząsnął. Żwir zajął miejsce między kamieniami i stał się pełen- więcej żwiru by się nie zmieściło. Profesor spytał:
– Czy teraz dzban jest pełen?
Studenci wyglądali na niepewnych, ale odpowiedzieli:
– Raczej tak…
W tym momencie profesor wyjął spod biurka worek z piaskiem i wsypał go do dzbana między żwir. Po wypełnieniu dzbana spytał studentów:
– A teraz?
Tym razem studenci nie dali się nabrać i odpowiedzieli:
– Nie!
I tak jak się spodziewali, profesor wziął butelkę wody i wlał po brzegi do dzbana.

Jaki jest morał tej anegdoty? Jeśli nie włożysz największych kamieni jako pierwszych do dzbana, później będzie to niemożliwe. Zapełnienie sobie dnia zadaniami mało ważnymi uniemożliwia Ci zajęcie się rzeczami naprawdę dla Ciebie istotnymi. Dlatego zastanów się- co stanowi w Twoim życiu kamienie?

Czy są to marzenia, biznes, pasja, rozwój osobisty, a może spędzanie czasu z przyjaciółmi? Określ, co jest dla Ciebie w życiu najważniejsze. Zastanów się, co chcesz w życiu robić, jakie są Twoje długoterminowe cele. Gdy już będziesz wiedział, czym są Twoje kamienie, przeczytaj dalej, a dowiesz się jak się nimi zająć w najskuteczniejszy sposób.

Duże kamienie to rzeczy, które zazwyczaj odkładamy z tygodnia na tydzień. Nie mamy na nie czasu, bo jest on zapełniony przez żwir, piasek i wodę, czyli rzeczy znacznie mniej ważne. Zobacz co możesz zrobić, aby najpierw robić to co naprawdę ma znaczenie:

– W niedzielę wieczorem lub w poniedziałek rano zrób listę rzeczy, które planujesz dokonać w nadchodzącym tygodniu. Niech będą to rzeczy dla Ciebie najważniejsze w odniesieniu do tego co chcesz w życiu osiągnąć. Nie tylko związane z pracą czy studiami, ale również z Twoimi celami oraz marzeniami. Dzięki temu cały czas będziesz wiedział, co sobie zaplanowałeś do zrobienia.

– Na początek lista powinna być krótka- jedna rzecz na dzień. Z czasem będziesz mógł lepiej ocenić, iloma kamieniami jesteś wstanie się zająć w ciągu tygodnia. Podczas pierwszych dni jednak nie przesadzaj z ilością zadań.

– Zastanów się, jak dokładnie będzie wyglądał cały Twój tydzień. Poszukaj przerw trwających 1-2 godziny, w których będziesz mógł zająć się swoimi kamieniami. Rozpisz dokładnie kiedy wykonasz dane zadanie. Daj sobie na nie sporo czasu, abyś mógł się nimi zająć na spokojnie, bez pośpiechu. Jeśli sądzisz, że w danej luce możesz nie wyrobić się z danym kamieniem- poszukaj innego terminu. W artykule Planowanie w procentach znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci rozdzielić Twój czas pomiędzy poszczególne zadania.

– Jeśli po rozplanowaniu kamieni zostało Ci trochę czasu każdego dnia, nie wypełniaj planu innymi zadaniami. Zawsze zostaw sobie trochę wolnego miejsca. Niektóre zadania mogą zabrać Ci więcej czasu, niż się spodziewałeś. Często również z nienacka wyskakują pilne (co nie znaczy ważne) sprawy, które będziesz musiał gdzieś wcisnąć.

– Jeśli to możliwe, zajmuj się kamieniami jak najwcześniej danego dnia. Poranek jest bardzo dobrą porą na ważne zadania, gdyż wtedy jesteśmy pełni sił i motywacji do działania. Później mogą zacząć wyskakiwać nam sprawy, które zmuszą nas do przełożenia kamieni na inny dzień.

– Bądź z siebie dumny, gdy odnosisz sukces w stosowaniu tej metody. Pod koniec każdego tygodnia sprawdź, ile kamieni z listy udało Ci się załatwić. Jeśli nie wszystkie, zadaj sobie pytanie dlaczego. Czy miałeś za mało czasu, motywacji, a może znowu czas odebrały Ci żwir i piasek? Ciesz się jednak każdym kamieniem, który możesz skreślić z listy. To Twój sukces!

Jak widzisz, produktywność nie polega na wykonywaniu wielkiej ilości zadań w jak najkrótszym czasie. Produktywność to skuteczne wykonywanie najważniejszych zadań. Po więcej sięgnij do mojego autorskiego, 15-dniowego programu rozwoju osobistego Life Architect BOX – Zarządzaj Swoim Czasem. Przeprowadzi Cię on krok po kroku po sposobach na efektywne gospodarowanie swoimi zadaniami.

Twoja produktywność jest szczególnie ważna w miejscu, w którym spędzasz największą część swojego życia – w pracy. Pomyśl, jak by to było, wykonywać wszystkie swoje zadania nie tylko lepiej, ale i szybciej? O tym właśnie jest nasz 5-dniowy kurs Zwiększ wydajność mózgu w pracy. Dzięki oglądaniu jednego video dziennie i wykonywaniu praktycznych ćwiczeń coachingowych, wprowadzisz swoją produktywność na zupełnie nowy poziom.

Możesz zrobić wiele mało ważnych rzeczy, ale co w ten sposób osiągniesz? Do dzieła, kamienie czekają!

 

Zostaw komentarz

  • Alek Piechota

    Witam Michał! :)

    Świetny blog prowadzisz, im więcej czytam, tym bardziej chcę :) Dziękuję Ci na wstępie za motywację do rozwoju.

    Bardzo podoba mi się przytoczona historyjka, jest strasznie pouczająca, zapamiętam ją napewno. Od siebie mógłbym dodać tyle, że niektóre kamienie są czasami bardziej drogocenne, więc warto poświęcić czas na zlokalizowanie swojego diamentu :) Ale to chyba temat na osobny post… :)

    Pozdrawiam, Alek

  • Witaj na blogu Alek! :)

    Wielkie dzięki za miłe słowa :) Bardzo się cieszę, że moje artykuły motywują Cię do rozwoju.

    Rzeczywiście, nawet jak już mamy określone te najważniejsze obszary naszego życia, czyli kamienie, to wciąż jeden kamień może być ważniejszy od drugiego. Takie rozróżnienie może zadecydować o tym co będziemy robić w przyszłości. Dzięki za sugestię, wkrótce postaram się coś napisać o znajdywaniu swojego diamentu, swojej misji życiowej :)

    Pozdrawiam, Michał

    • Mikołaj Grząślewicz

      Temat produktywności to bardzo szerokie zagadnienie. Tak czy inaczej planowanie to podstawa i to jest dobrze ujęte w tym artykule. W zasadzie wykonując te podstawy: czyli rozpisując sobie zadania z ramami czasowymi już można bardzo znacząco podnieść produktywność.
      Dodałbym tylko, że lepiej na etapie planowania nie nadawać ram czasowych zadaniom, które nie są żelaznymi terminami (np. umówione spotkanie), bo i tak się taki plan w ciągu kilku dni rozjedzie i trzeba go potem uaktualniać.
      To niepotrzebna praca, której można uniknąć wpisując jedynie zadanie, ale jeszcze bez dokładnego terminu co do minuty. Potem planując wieczorem następny dzień można już spokojnie dodać dokładne ograniczenie czasowe.

  • Leszek Cyfer

    Pamiętam także trochę inną wersję gdzie profesor stwierdza że dzban jest pełen po wsypaniu piasku, na co wstaje jeden ze studentów i wlewa do dzbana piwo z puszki.

    A morał taki że na piwo zawsze czas się znajdzie :)

    Do twojej wersji dodaję jeszcze sypanie soli która rozpuszcza się w wodzie…

    Bardzo udana historyjka, jestem ciekawy czy jakiś wykładowca rzeczywiście zrobił taką demonstrację. Sam wielokrotnie opowiadałem ją różnym znajomym.

    Pozdrawiam, Leszek

  • Pingback: » Ile sensu jest w Twoim życiu? - Orest Tabaka()

  • wajb

    Sprawdzimy tą ciekawą metodę.Napiszę jak mi poszło w przeciągu tygodnia.

  • Edom

    Czy ta historia nie była opisana w książce Efekt motyka, Kamila Cebulińskiego? Bardzo pouczająca ta historia, pokazywałem ją kiedyś w szkole, to nauczyciele byli zachwyceni.

  • Edom– Być może, ja ją usłyszałem w innym miejscu :) Historia jest bardzo znana w kręgach ludzi zajmujących się rozwojem i rzeczywiście jest bardzo pouczająca.

  • Franek

    Super artykuł czesto mi sie zdaża to co opisałeś na początku wpisu : cały dzień wykonuje różne zadania a mimo to na koniec dnia nie jestem całkiem zadowolony. Od dzisiaj zacznę stosować metody wyżej opisane zobaczymy co z tego wyjdzie;)
    Pozdrawiam ;D

  • Ela

    Historyjka świetna, znałam wcześniej, ale i tak jest bardzo pouczająca, no i idealnie obrazuje treść postu.
    Ja zaczęłam stosować tę metodę (przed przeczytaniem tego konkretnego wpisu u Ciebie) przy poważnym zajęciu się pracą licencjacką. Miałam akurat tydzień ferii i sobie zaplanowałam takie „kamienie” – pisanie pracy i parę innych bardzo ważnych dla mnie rzeczy. Zasiadałam od rana w miarę możliwości i po prostu robiłam.
    Efekt? Najlepiej wykorzystane ferie w życiu! Znalazłam czas dla rodziny (pewne wspólne aktywności także uznałam za takie „kamienie”), 10 stron pracy licencjackiej i pewne rzeczy, na które nigdy nie miałam czasu, bo były ważniejsze i pilniejsze sprawy. 100% satysfakcji!
    Wprawdzie u mnie chodziło tylko o ten jeden konkretny tydzień, który wypełniłam „kamieniami”, ale dalej mam zamiar to kontynuować (szczególnie jeśli chodzi o pracę).
    Pozdrawiam (:

  • Czasami mam mętlik w głowie :D. Jedni twierdzą, że najpierw lepiej jest zrobić coś małego, żeby się zmotywować, a później dopiero wziąć się za rzeczy większe. Stosowałem od jakiegoś czasu tę metodę, ale szczerze przyznam, że efekty nie były zadowalające. A skoro dzisiaj jest niedziela, to zaraz idę poszukać „kamieni do zrobienia”, na przyszły tydzień ;)

    Pozdrawiam :)

    • Możesz połączyć te dwa podejścia i zabrać się za coś dużego i ważnego, ale powiedzieć sobie, że zabierasz się za mały kawałek tego zadania, który zajmie Ci maksymalnie 15 minut. Zwykle skończy się to tak, że będziesz działać z tym dalej, nie kończąc na tym małym kawałku.

  • Katarzyna

    Dzięki za podpowiedź. Do tej pory funkcjonowałam tak, że najpierw to, co daje pieniądze na już, bo są potrzebne, a potem to co ważne, a wtedy zwykle już nie mam czasu na to co ważne. I tak co dzień. Chyba od jutra zrobię odwrotnie, najpierw to co ważne, a potem zarabianie.

  • Gizmo

    … i znowu ten sam problem we wszystkich strategiach zarządzania czasem – kwestia tego co jest ważne – czy my to naprawdę wiemy ? Ciekawe ilu z was robiło kiedyś w życiu rzeczy które uważali za mało ważne a życie pokazało że jest wręcz przeciwnie. Jeśli coś jest np 3 razy ważniejsze (trudno to oszacować) a zajmuje 3 razy więcej czasu niż co inne to niemal zawsze należy zrobić coś mniejszego.
    Oczywiście należy bezwzględnie zrobić coś co jest konieczne do zrobienia i to zrobić to najszybciej jak tylko się da.

  • Pingback: Jak zwiększyć produktywność, czyli najpierw duże kamienie | sportowefaktywpplkibice103378blog()