Artykuły, które otwierają umysł

Edukacja • Rozwój osobisty • Coaching

Zacznij tutaj

Używaj list rzeczy do zrobienia

Używaj list rzeczy do zrobienia

Lubisz narzędzia bardzo proste w użyciu i jednocześnie bardzo użyteczne? To będzie jedno z nich. Tworzenie list "rzeczy do zrobienia" pozwoli Ci znacznie zwiększyć skuteczność w wykonywaniu zaplanowanych zadań. Co więcej, pomoże Ci to również lepiej zarządzać swoim cennym czasem.

W tym artykule pokażę Ci jak robić takie listy. Będziesz mógł zapomnieć o stresie wynikającym z natłoku zadań. Wreszcie zobaczysz, jak każdego dnia udaje Ci się zadbać o wszystkie najważniejsze sprawy, wciąż mając dużo wolnego czasu na drobne przyjemności :-)

Wykonywanie listy rzeczy do zrobienia polega na wpisywaniu na kartkę czynności lub zadań, które chcesz zrobić w najbliższym czasie (na przykład jutro). Jednak robiąc to należy pamiętać o kilku ważnych zasadach, dzięki którym ta prosta technika stanie się potężnym narzędziem, które zaskakująco mocno zwiększy Twoją produktywność.

 

Dlaczego miałbyś zacząć z tego korzystać?

– Sporządzanie takich list to klucz do naprawdę dużej skuteczności w wykonywaniu zaplanowanych zadań. Sam fakt zapisania danej rzeczy bardzo ułatwi Ci późniejsze zabranie się do tej czynności a także zapewni jej ukończenie. Zanim ja zacząłem wykorzystywać ten sposób radzenia sobie z organizacją dnia, zawsze wieczorem okazywało się o ilu rzeczach zapomniałem lub po prostu nie dałem rady zrobić. Dzięki listom zadań zaskakująco wiele z nich udawało mi się załatwić i mimo to wciąż miałem dużo wolnego czasu dla siebie.

– Bardzo ważną zaletą jest odciążenie pamięci. Często jest tak, że w ciągu dnia wpada Ci do głowy kilka pomysłów, które później zupełnie się ulatniają. Jeśli je zapiszesz na kartce, masz pewność, że za kilka godzin wciąż tam będą.

– Prawdopodobnie doświadczyłeś kiedyś takiego stanu, gdy ilość rzeczy do zrobienia i brak czasu absolutnie Cię przytłaczały… Kiedyś sam miewałem takie chwile- natłok zadań, każde z nich trudne, nie wiadomo za które się zabrać… No cóż, z tym już koniec. Zapisywanie zadań całkowicie odciąża Twój umysł od myślenia o nich. Kiedy wszystko spiszesz, poczujesz ogromną ulgę. Umysł da Ci wolne, bo będzie miał pewność, że zadbasz o wszystko, tak więc nie będzie miał potrzeby ciągłego męczenia Cię tym wszystkim. Jest to również wielki krok do eliminacji stresu z Twojego życia, nawet jeśli Twój dzień ma w sobie dużo pośpiechu i pracy. I ta bezstresowa produktywność to chyba największa zaleta list rzeczy do zrobienia.

– Być może zdarza Ci się poświęcać swój czas na czynności mało użyteczne, jak ciągłe przeglądanie Internetu, snucie się po sklepach, itp. Dzięki listom rzeczy do zrobienia będziesz mógł to wyeliminować, robiąc tylko rzeczy dla Ciebie naprawdę ważne i wartościowe. Pozwoli Ci to znacznie szybciej przybliżyć się do osiągnięcia wyznaczonych przez Ciebie celów i zdecydowanie usprawni Twoje zarządzanie czasem.

 

Wygląda na to, że wystarczająco Cię przekonałem chociażby do tego, żebyś dał szansę tej metodzie. Osobiście BARDZO ją polecam. Dzięki niej dowiedziałem się co to efektywne wykonywanie wielu zadań w krótkim czasie. Co więcej, jest to wspomagacz motywacji- zdecydowanie łatwiej jest się zabrać za rzeczy widniejące na kartce niż za rzeczy dryfujące po Twojej głowie. A najprzyjemniejsze z tego wszystkiego jest samo odznaczanie kolejnych pozycji na liście jako wykonane :-)

 

Lista rzeczy do zrobienia

photo by Great Beyond

 

Krok po kroku i o czym należy pamiętać.

Zanim zrobisz swoją pierwszą listę zadań do wykonania, zapoznaj się z tym co napisałem poniżej. Wyjaśnię Ci krok po kroku co należy zrobić aby sposób ten dał Ci jak najwięcej korzyści.

 

– Pierwsza i najważniejsza sprawa- notes. Najlepiej żeby był to dosyć mały (taki który będziesz mógł zawsze mieć przy sobie) notes z wyrywanymi kartkami. Kartki z zadaniami z wczoraj nie będą Ci potrzebne dzisiaj (jeśli wczoraj nie wykonałeś jakichś zadań z listy, przepisujesz je na nową listę a wczorajszą kartkę wyrzucasz). Ważne jest to, abyś w każdej chwili w ciągu dnia mógł coś zapisać lub sprawdzić stań zadań na ten dzień.

– Najlepiej, żeby lista zadań na jutro była już ukończona dzisiejszego dnia. Jeśli na przykład jutro rano przyjdzie Ci do głowy coś jeszcze, staraj się to raczej wpisać już na kolejny dzień. Zawsze wieczorem poświęć kilka minut na zastanowienie się nad dniem jutrzejszym i dopisuj zadania, o których nie pomyślałeś w ciągu dnia.

– Oprócz codziennej listy zadań na jutro możesz mieć jedną listę zadań do wykonania na ten tydzień, taką bardziej ogólną. Taka lista ułatwi Ci znajdowanie pomysłów na to, co wpisać na listy codzienne, bo zazwyczaj będą to zadania podrzędne, składające się na pozycje znajdujące się na liście tygodniowej.

– Zadania, które będziesz zapisywać muszą być dosyć małe i łatwe do zrobienia. Jeśli chcesz zapisać sobie coś większego, rozbij tę czynność na kilka mniejszych. Zadania na liście powinny być wykonywalne w ciągu 1-2 godzin. Pokażę to na przykładzie. Załóżmy, że chcesz zapisać się na siłownię, a na tę czynność składają się sprawdzenie ofert, wybór siłowni, sprawdzenie cen i zadzwonienie do każdej z nich. W tym wypadku na liście nie pisz „zapisać się na siłownię”, tylko przykładowo „sprawdź oferty i ceny siłowni”. Dopiero jak wykonasz to zadanie, na listę wpisz kolejny krok zbliżający Cię do celu. Jest to bardzo ważne i jest to klucz do prawdziwej skuteczności (zadanie „zapisać się na siłownię” może znaleźć się na liście tygodniowej).

– Na liście nie może znajdować się zbyt wiele elementów. Jeśli chodzi o listę tygodniową- mniej niż 15, lista dzienna- mniej niż 10 (chyba, że kilka z nich to zadania bardzo małe, jak np. telefon do klienta/przyjaciela, to wtedy możesz listę trochę rozszerzyć). Wpisuj tam tylko rzeczy, co do których jesteś pewien, że chcesz je zrobić. Przez pierwsze dwa tygodnie stosowania tej metody wpisuj tylko po 3-4 zadania, aby przyzwyczaić się do takiego sposobu pracy i nauczyć jak to robić dobrze.

– Nadawaj priorytety. Nie jest to konieczne, sam nie zawsze z tego korzystam, jednak pomaga to zadbać najpierw o rzeczy najważniejsze. Możesz tu stosować metodę ABCDE. Przy zadaniach najważniejszych wpisujesz literkę A, przy mniej ważnych B, itd. Jeśli na liście masz więcej niż jedno zadanie bardzo ważne, możesz odpowiednio wpisywać A1, A2, A3. Od rana zabierz się za zadania o najwyższym priorytecie, przechodząc do tych mniej ważnych. Dzięki priorytetom będziesz miał pewność, że zawsze zadbasz o to co najważniejsze. Nawet jeśli wieczorem okaże się, że na kilka zadań z listy nie starczyło Ci czasu, nic się nie stanie, bo te o najwyższym priorytecie będziesz mieć z głowy.

– Oczywiście jak dane zadanie zostanie przez Ciebie wykonane, skreślasz je z listy, odznaczasz ptaszkiem, lub cokolwiek innego :-) Zadbaj o to, aby codziennie wieczorem poświęcić kilka minut na zaplanowanie dnia jutrzejszego, sprawdzenie listy z zadaniami na tydzień, zastanowienie się nad tym co możesz jeszcze ulepszyć w swoich listach.

 

Warto też zauważyć, że na Twojej liście zadań nie muszą się znajdować same strasznie ważne zadania związane tylko z pracą czy nauką. Zachęcam Cię abyś wpisywał tam również różne przyjemności jak na przykład obejrzenie jutrzejszego filmu, spotkanie się ze starym znajomym, telefon do dziadka czy kupno nowej książki ulubionego autora.

 

4 rady na zakończenie

Zapoznaj się jeszcze z czterema poniższymi radami co do sposobu określania zadań, dzięki czemu będą one jeszcze łatwiejsze do wykonania:

– Używaj aktywnych czasowników, zadania powinny być działaniami fizycznymi (napisać, zadzwonić, opracować, posprzątać, zrobić).

– Zadania powinny być możliwe do wykonania za jednym razem, więc nie powinny zajmować więcej czasu niż 1-2 godziny.

– Powinny być również częścią Twoich celów, czegoś co jest dla Ciebie ważne w życiu (jednak nie musi się to tyczyć niektórych przyjemności jak na przykład wyjście do kina).

– Musisz dokładnie wiedzieć co należy zrobić aby dane zadanie zostało wykonane (jeśli szukasz ofert siłowni, określ ile ich dokładnie potrzebujesz).

Sporządzanie list rzeczy do zrobienia to umiejętność i będziesz stawać się w tym coraz lepszy. Zacznij powoli z krótkimi listami i wyrób sobie nawyk używania ich każdego dnia.

W Internecie można znaleźć aplikacje do tworzenia list zadań na komputerze. Można je synchronizować z pulpitem i pocztą elektroniczną. Są to bardzo ciekawe pomysły, jednak na początek radziłbym sporządzać listy tylko przy pomocy kartki i długopisu. Ja trzymam się właśnie tej bardziej tradycyjnej opcji i uważam, że jest dużo skuteczniejsza. Jednak takie aplikacje mogą się przydać komuś kto bardzo często korzysta z komputera i cały czas ma go przy sobie. Wkrótce napiszę o tych aplikacjach coś więcej.

 

Teraz Twoja kolej- wypróbuj to i daj znać w komentarzach, jak Ci się podoba ten pomysł. Jeśli już to robisz, napisz, jak Ci idzie i jakie masz z tego korzyści. Tymczasem ja mogę odznaczyć na mojej własnej liście pozycję „napisać artykuł o listach rzeczy do zrobienia” :-)

 

 

 

Zostaw komentarz

  • Piotr

    Moje gratulacje za ciekawy i praktycznie użyteczny temat.
    Poza opisanym sposoben notatnikowym interesuą mnie listy zadań i przypominacze elektroniczne, w tym komputerowe.
    Może opiszesz o elektronicznych urzadzeniach mobilnych, w tym tak ostatnio reklamowanych organizatorach czasu z oprogramowania telefonów komórkowych?
    Pozdrawiam

  • Jack

    Czy Twoim zdaniem dobre jest planowanie całego dnia ale w trybie godzinowym?
    np.
    15:00-porobić zadania z matematyki
    16:00-poczytać książkę x
    17:00-obejrzeć film x
    itd.

  • Jack, Michał:

    Rozpisywanie sobie zadań na godziny jest ważne, gdy nasze zadania uzależnione są od innych osób lub czynników – np. spotkanie z klientem, zadzwonienie do kogoś (bo umówiliśmy się na telefon na 15:00), film w TV jest o 20:00… Są zadania sztywne czasowo i skłaniam się ku temu, że takie warto zapisać godzinowo do listy.

    Lecz to o czym pisałeś Michał, że może to zbyt stresować, że zadanie może wymagać więcej czasu. Stąd chyba mix będzie najoptymalniejszy. Choć uwzględniłbym skłonności – jeśli ktoś lubi spontaniczność, to jaki sens ustalać godziny?

    Dodatkowo zastosowałbym tu sposób dla menedżerów, aby 20% czasu pozostawić niezagospodarowanego – pozwala to na zajęcie się sprawami awaryjnymi lub gdy któreś się przedłuży to plan nam się nie posypie :)

    Pozdrawiam,
    Orest

  • Piotr– Witaj na blogu i dzięki za miłe słowa :)

    O aplikacjach komputerowych wkrótce napiszę coś więcej, bo jest kilka wartych uwagi. Jeśli zaś chodzi o aplikacje na urządzenia mobilne- na razie się w tym temacie za bardzo nie orientuję, ale zainteresuję się tym i zapewne również coś napiszę :)

    Jack, dobre pytanie. Chwilę się nad tym zastanawiałem, bo sam nigdy nie próbowałem rozpisywać sobie dnia w ten sposób. W tej sytuacji raczej skłaniałbym się na nie, jeśli chodzi o określanie godzin. Dlaczego? Oczywiście taki sposób może mieć jakieś plusy- większe zorganizowanie, łatwiejsze przewidzenie ile rzeczy jesteśmy wstanie zrobić, itp. Jednak, po pierwsze- często zdarza się tak, że zadania które wykonujemy potrzebują znacznie więcej czasu, niż moglibyśmy się spodziewać. I teraz, albo przerwiemy zadanie i dalej będziemy się trzymać planu dnia (wtedy zadanie ucierpi), albo dokończymy zadanie i plan dnia nam się sypnie. Po drugie- W ciągu dnia może się zdarzyć wiele nieprzewidzianych rzeczy, które namieszają nam w takim planie. I jeśli pojawi się coś niespodziewanego, następuje sytuacja taka sama jak powyżej- albo ucierpi zadanie, albo sypnie się plan. I po trzecie, taki brak elastyczności jest znacznie bardziej stresujący. Prawdopodobnie podczas wykonywania danej czynności często będziemy patrzeć na zegarek, żeby wiedzieć, jak nam idzie, albo czy już przekroczyliśmy czas. Może nam to utrudnić całkowite skupienie się na zadaniu i być źródłem zdenerwowania. Ponownie, zadanie ucierpi. To jest jednak tylko moje zdanie i mogę się mylić- najlepiej będzie spróbować tego w praktyce i zobaczyć jak to działa :)

    Pozdrawiam,
    Michał

  • Jack

    Elastyczność tego sposobu już zależy od nas. Jedne czynności mozemy przedluzac na rzecz innych, kiedy indziej skracac. Bo wiemy że trudno pracować idealną godzinę.
    Możemy też, jak napisał Orest, pozostawić czas niezagospodarowany na końcówkę dnia i nawet jeśli przedłużymy niektóre sprawy to plan nie zrujnuje się.
    Ale ruina w końcu może nastąpić, jak napisałeś Michał, w przypadku ‚niespodziewanych rzeczy’. Ale to z kolei zalezy od trybu życia. W moim przypadku takie niespodziewane sytuacje zdarzają się bardzo rzadko, więc jeśli nie goni mnie zaden deadline, to nic nie stoi na przeszkodzie na pogodzeniu sie z faktem straconych godzin i rozpoczeciu nastepnego normalnego (może czasem z leciutką korektą) planowanego dnia.

    Myślałem też o wyliczeniu wszystkich wolnych godzin z tygodnia i podzieleniu swoich rzeczy do zrobienia na elastyczne porcje.
    Czyli, np. mamy w tygodniu 60h wolnego czasu.
    60h -całość
    Odliczamy 10h na jakiś relaks i inne przypadki. Zostaje nam 50h na zagospodarowanie. Wypisujemy na kartce rzeczy na których nam zależy i ustalamy ich ważność (czyli ilośc godzin). Przykładowo najwięcej czasu chcemy poświęcić matematyce, informatyce, troche mniej angielskiemu i graniu na gitarze, oraz namniej literaturze. Ustaliliśmy więc (tygodniowo):
    14h – matematyka
    14h – informatyka
    8h – angielski
    8h – gitara
    6h – czytanie
    Czyli teoretycznie codziennie po 2 godziny uczymy się mat, inf. I prawie po jednej ang, git, czyt.. Ale nie jest to powiedziane. Wszystko jest elastyczne. Podane rzeczy mozemy robic kiedy tylko chcemy, pod warunkiem ze do konca tygodnia je wykonamy (wg tabelki godzin). Czyli mozemy przykladowo caly dzien uczyc sie matematyki, bo taka mamy ochote, a w nastepnych dniach poswiecic czasu innym rzeczom, lub nawet nie robić kompletnie nic (mamy 10h na nic nie robienie w ciagu tyg). Mozemy tez pracowac bez przerwy, a na weekend zostawic mase wolnego czasu (mysle ze jest to motywujące).
    Chociaż jak teraz patrze, to wolnego czasu powinno być o wiele więcej, zeby nie przesadzac, a w efekcie, nie zniechęcic się do nauki. A zresztą, każdy może to sobie indywidualnie dopasować, wedlug uznania. Nawet można z tym czasem wolnym przesadzić a potem stopniowo zmniejszać zeby się oswoić.

    /js

  • Orest– bardzo ciekawe uwagi. Rzeczywiście, gdy zostawimy sobie 20% marginesu czasowego, elastyczność zostaje raczej zachowana i już jest mniejsze ryzyko, że jakieś zadanie zostanie zaniedbane a my się będziemy stresować. W tym momencie mix może zadziałać całkiem nieźle.

    Co do rzeczy, które z góry mają ustaloną godzinę- jak najbardziej wtedy warto ją sobie zapisać bo szkoda by było trafić na samą końcówkę dobrego filmu :)

  • Jack:

    Takie obliczenia są dobre, jeśli masz wysoką samodyscyplinę, lubisz działać według zegarka i masz dużo zadań. W przypadku rozsądnego dobierania tego co chcesz robić (wybierasz tylko ważne rzeczy, a resztę się wyzbywasz) to okaże się, że jest dużo czasu i nie trzeba go tak szczegółowo liczyć. Lecz to zależy od preferencji.

    Czas niezagospodarowany wrzuciłbym między zadania, aby przedłużające się jedno zadanie nie przesuwało innych – przedłużasz na czas niezagospodarowany. Można też z marginesem liczyć… problem jest przy nieustrukturyzowanych zadaniach, gdy go nie znamy i ciężko oszacować potrzebny czas.

    Jack – warto eksperymentować, prędzej znajdziesz swój optymalny sposób zarządzania czasem :)

    Pozdrawiam,
    Orest

  • Jack

    „Czas niezagospodarowany wrzuciłbym między zadania, aby przedłużające się jedno zadanie nie przesuwało innych – przedłużasz na czas niezagospodarowany.”

    Nawiązując do mojej teorii nie trzeba by używać pojęcia „czas niezagospodarowany”. Robisz coś dłużej i po prostu odliczasz więcej czasu od tych 14h na tydzien (wg tabelki czasu o ktorej pisalem wyżej). Robisz cos krocej, odliczysz mniej. Czyli np. planowalem uczyc się czegos godzinę, a uczyłem się półtorej godziny. Od puli 14h/tydź odliczam 1,5h i zostaje 12,5h do wykonania tej roboty w tygodniu. Na koniec tygodnia liczba tej puli musi osiągnąć 0h. Słowem, robisz ile chcesz i kiedy chcesz.
    Nie wiem czy zrozumieliście ten system, piszę dosyć chaotycznie.

    /js

  • Jack:
    Rozumiem Twój system i mam nadzieję, że będzie on dla Ciebie efektywny. Dla mnie jest zbyt ścisły… lubię dużą swobodę czasową :)

  • Jack– Twoja koncepcja jest bardzo ciekawa i myślę, że może całkiem dobrze działać, jednak przy konkretnym stylu życia. Jeśli musisz się uczyć różnych przedmiotów tak jak to podałeś w swoim przykładzie, to rzeczywiście taki sposób rozplanowania dnia może być skuteczny, bo bierze on pod uwagę wagę poszczególnych przedmiotów i jednocześnie zachowuje elastyczność (bo możesz manipulować udziałem różnych przedmiotów w konkretnym dniu).

    Tak jak napisałeś w ostatnim zdaniu swojego przedostatniego komentarza- ja bym radził najpierw przesadzić z wolnym czasem i dopiero potem go skracać. To raz. Dwa to to, że według mnie 10h w tygodniu na relaks i inne przypadki to zdecydowanie za mało. Pytanie jeszcze jaki udział w tych 10 godzinach będą miały inne przypadki, ale sądzę, że znaczny. Myślę, że na sam relaks powinieneś poświęcić 12-14 godzin tygodniowo. Pamiętaj, że jakość Twojego relaksu bardzo wpłynie na jakość Twojej nauki. Tak więc takie opcje jak praca cały czas i potem zostawianie sobie weekendu całego wolnego absolutnie odpadają. Po kilku godzinach pracy bez choćby półgodzinnej przerwy siądzie Ci i motywacja, i jakakolwiek chęć do dalszej nauki :)

    I na koniec bardzo ważna sprawa- moglibyśmy o tym wszystkim dyskutować w nieskończoność, ale czegoś wartościowego dowiemy się dopiero z prawdziwego doświadczenia. Dlatego mam propozycję- spróbuj jeden tydzień rozplanować sobie na tej zasadzie (aczkolwiek trochę „łagodniej” niż w Twoim przykładzie- daj sobie więcej czasu na relaks) i potem napisz jak to działa. Czy motywuje czy nie, czy porządkuje czy nie, czy daje Ci więcej luzu i eliminuje stres, czy wręcz przeciwnie. Jestem bardzo ciekawy efektów!

  • Jack

    Propozycja przyjęta. Za tydzień w niedziele zamieszczę tu sprawozdanie.

    Z góry mówię że nie liczę na sukces (w sensie odczuć i motywacji) jeśli chodzi o pierwszy tydzień. Leniwy organizm potrzebuje trochę więcej czasu na aklimatyzację. Myślę że obiektywne zdanie na temat systemu mógłbym przedstawić dopiero gdzieś po miesiącu stosowania. W każdym razie, za tydzień się odezwę.

    /js

  • Michał

    Witam,

    Ja od jakiegoś miesiąca postanowiłem się wziąć za siebie i stosuje listy ToDo. W moim przypadku ograniczam je do rzeczy, które muszę robić nadprogramowo(niecodziennie). Staram się umieszczać na liście ok. 5-6 rzeczy.

    Twój artykuł uzmysłowił mi jeden błąd jaki robię nagminnie. Umieszczam na liście zadania długoterminowe bez zagłębiania się w szczegóły. Myślę, że masz dużo racji w tym, że zadania powinny zajmować max. 2 godziny. Wykonanie takiego zadania i skreślenie go z listy bardzo podnosi motywacje. A zadanie ciągnące się w nieskończoność bywa frustrujące.

    Co do list z zaplanowana godzina to nie polecam ich. Miałem już doświadczenia z tego typu planami i zawalenie jednego może zawalić cały dzień. A zawalony dzień zwykle zawalał resztę tygodnia. Tak było w moim przypadku. Wydaje mi się że do takich list trzeba mieć niesamowitą samodyscyplinę, której niestety mi trochę brakuje. Ale każdy z nas jest inny może tobie się uda.

    Co do drugiego pomysłu planu tygodniowego wg mnie już jest dużo lepszy zakłada pewną dowolność. Ja niestety muszę brać pod uwagę wiele niespodziewanych sytuacji wiec mi bardziej odpowiadają plany z dnia na dzień.

    Pozdrawiam,
    Michał

  • Puni

    Do projektowania czasu polecam założenie konta na gmail i aplikację docs.google.com. Tam w arkuszu kalkulacyjnym ustawiamy sobie cele i zadania w dowolny sposób

    Cechy:
    – docs.google.com działa online i offline (google gears – firefox, opera, chyba IE) czyli bez internetu edytujemy dane a jak tylko będziemy w zasięgu od razu synchronizuje się automatycznie
    – niezależne od przeglądarki i systemu komputerowego – tryb offline i online działa na Linuksie, Windowsie i OSX
    – w 100% mobilne, zawsze dostaniemy się z dowolnego telefonu komórkowe do najbardziej aktualnej wersji
    – notatki możemy wyesksportować na link www aby szybko podglądać gdziekolwiek jesteśmy

    uwaga: tryb offline trzeba oszukać aby działał – najpierw przełączamy się w docs.google.com na język angielski a jak będzie nam działać to znów na polski.

    Kalendarze i planery, notatki komputerowe itd. nie spisały się w moim przypadku

  • Jack– bardzo się cieszę, że się na to zdecydowałeś i czekam na jakieś sprawdozdanie :-)

    Michał– Dbanie o to, aby zadania na liście były krótkie i łatwe do ugryzienia to rzeczywiście chyba najważniejsza rzecz, o której trzeba pamiętać. Świetnie, że dzięki temu artykułowi uzmysłowiłeś sobie ten błąd. Powodzenia w tworzeniu kolejnych ToDo list :-)

    Puni– Dzięki za opisanie tej aplikacji, brzmi interesująco. Najbardziej interesuje mnie zarządzanie tym przez telefon. Na pewno sprawdzę!

  • Puni

    http://docs.google.com/m – zarządzenie wszystkimi dokumentami, listami to-do, arkuszami przez telefon online.

    Offline można korzystać w telefonie eksportując .doc, .xls kiedy nie jesteśmy w zasięgu Internetu czy operatora.

    Offline i online w komputerze docs.google.com. Obecniej najbardziej uniwersalne, dostępne, bezpłatne i przestronne narzędzie jakie zostało napisane do tej pory mające ułatwić nam pracę i zrządzenie informacjami gdziekolwiek jesteśmy i z jakiegokolwiek urządzenia elektronicznego korzystamy.

  • Aleksander Piechota

    Witam po raz drugi! :)

    Genialny post! Gratuluję ;)

    Od siebie chciałbym dodac jedną rzecz, którą praktykuję i którą w sumie zawarłeś na obrazku, lecz pozwól, że ją poszerzę. Odkąd zacząłem tworzyć ToDoLists, stwierdziłem, że będę je pisać tylko i wyłącznie w języku, którego się uczę i którego znajomość jest słabsza od pozostałych. Jest to dobre, ponieważ przy okazji robienia list, mamy okazję do darmowej czasowo powtórki lub nawet poszerzenia swoich lingwistycznych umiejętności :)

    A odnośnie używania czasowników w bezokolicznikach, podobno lepiej jest używać ich w 1 osobie liczby pojedyńczej (robię zakupy, uczę się matematyki, dzwonię do… itp). W książce Briana Tracy’ego przeczytałem, iż takie formułowanie zadań bardziej efektywnie oddziałuje na naszą podświadomość…

    Podobnie jak Orest, wolę dać sobie więcej luzu, nie określam precyzyjnie czasu, ewentualnie jakieś ramy… Zawsze jest prawdopodobieństwo, że coś, niekoniecznie nieprzyjemnego, nam „wyskoczy” :)

    Pozdrawiam, Alek

  • Puni– dzięki za info, w wolnej chwili przyjrzę się google docs trochę dokładniej i wypróbuję to co tam oferują. Jak narazie jestem przyzwyczajony do zwykłej kartki i długopisu, ale kto wie- może sposób o którym mówisz okaże się jeszcze lepszy :-)

    Alek– Również witam :-) bardzo się cieszę, że podoba Ci się ten post!

    Fajny pomysł z tym pisaniem list w obcym języku. Chyba będę musiał wypróbować :-)

    Co do czasowników w 1 osobie- świetna uwaga. Również spotkałem się z takim podejściem i myślę, że może być bardzo skuteczne. Kolejna rzecz, którą warto wypróbować. Dzięki za przypomnienie o tym!

  • Jack

    Tydzień wystarczył żeby obalić (moją) tezę, że ten system jest dobry ^^. Jednak jest to rzecz trudna do wykonania (nawet z zapasem wolnego czasu – o którym wspominałem wcześniej) i wątpie czy wysoka samodyscyplina by to zmieniła. Jednak ten test był potrzebny bo teraz widzę gdzie robiłem błędy – na których temat nie będę się już rozpisywać.

    Powiem tylko jak teraz mam zamiar „rozplanowywać” dni:

    1. Koniec planowania tygodnia, co gorsza, poszczególnych dni – to tylko strata czasu. Jedyną rzeczą wartą planowania jest lista TO-DO.

    2. Wypisanie sobie dziedzin które najbardziej nas interesują i w których chcemy się rozwijać (im mniej tym lepiej, ja mam około 8).

    3. Wymyślenie jakiejś czynności którą możemy wykonywać podczas totalnej niechęci do pracy nad wcześniej wypisanymi rzeczami w punkcie 2, ale która dodatkowo w jakimś stopniu będzie nas rozwijać.

    1.+2.+3. Łącząc te 3 punkty dzień powinien wyglądać następnująco:
    W ciągu dnia wykonujemy przynajmniej (mininum) jeden punkt z listy TO-DO, i po za tym próbujemy większość czasu dnia poświęcić na realizowanie rzeczy z punktu 2, a gdy dopadnie nas totalna niechęć do pracy, wykonujemy rzecz(y) z punktu 3. A więc większość dnia jest już wypełniona. Resztę spędzamy jak nam się podoba relaksując się i zbierając energię na dzień następny.

  • Jack:
    Jestem pod wrażeniem Twojego podejścia do wyszukania swojego systemu pracy. Widzę, że wyciągnąłeś ciekawe wnioski, nie tylko dla siebie lecz także dla innych Czytelników tego blogu.

    Zastanawiałeś się może jak połączyć obszary tych 8 dziedzin? Może dałoby się sprowadzić to do 3-4 dziedzin, do takiej niecodziennej mieszanki?

    Dziekuję Tobie za Twoje spostrzeżenia :)

    Pozdrawiam,
    Orest

  • Jack– gratulacje, świetnie że podjąłeś się tej próby i wyciągnąłeś wartościowe wnioski- właśnie w ten sposób, metodą prób i błędów zyskujemy najwięcej nauki i doświadczenia :-)

    Co do Twojej nowej koncepcji- ją również trzeba wypróbwać, może okazać się całkiem skuteczna. Jednak zanim zorganizujesz sobie życie w taki sposób, warto byłoby zapoznać się jeszcze z innymi zasadami produktywności i skutecznego zarządzania czasem. Jest jeszcze kilka ważnych rzeczy, które trzeba wziąć pod uwagę. Wiele z nich zawartych jest w książce Coveya pt. „7 nawyków skutecznego działania”. Przy układaniu rozkładu dnia o jakim mówisz dobrze by było pamiętać o tych najważniejszych zasadach- tworzenie list to-do jest jedną z nich (jedną z najważniejszych, ale są jeszcze inne). Ja sam na blogu za kilka dni napiszę artykuł na temat rozróżnienia zadań ważnych od pilnych w połączeniu z długoterminowymi i krótkoterminowymi, i na których najlepiej się skupić aby osiągnąć swoje cele. Wiedza, która tam będzie być może sprawi, że zmienisz strukturę udziału poszczególnych zadań w swoim dniu.

    pozdrawiam,
    Michał

  • Przydatne narzędzie do robienia list: http://tadalist.com/

    Pozdrawiam zdrowo!
    Konrad

    • Konrad– Dzięki za linka, kiedyś sprawdzałem podobne narzędzie internetowe. Z tego co wiem całkiem sporo ludzi korzysta z takich rzeczy. Jeśli chodzi o mnie, jakoś przyzwyczaiłem się do kartki i papieru i nie mogę się przekonać do komputerowej wersji list rzeczy do zrobienia :)

  • Leszek Cyfer

    Na blogu testeq’a

    http://biz.blox.pl/2009/02/Making-It-All-Work-3-strumien-spraw.html

    opisałem mój system planowania oparty na listach to-do:

    Używam klejonego zeszytu A5 z oderwaną okładką, z przebitymi dziurkami na segregator. Piszę od dwóch końców, wszystko mam pod ręką i nie potrzebuję podkładki, wyrwane kartki wkładam do segregatora jako archiwum. Kupiłem tanio w hipermarkecie kilkanaście takich zeszytów średniej grubości i u znajomego introligatora przedziurkowałem na solidnym dziurkaczu.

    Zaczynam od spisania rzeczy do zrobienia które kłębią mi się w głowie. Na pierwszej stronie, którą tytułuję pisząc dzisiejszy dzień i datę (np. poniedziałek 2009.02.09), zapisuję rzeczy które mogę zrobić dzisiaj. Na kolejnych kartkach piszę na tydzień naprzód kolejne dni (np. wtorek 2009.02.10, środa 2009.02.11 itd.) i zapisuję rzeczy do zrobienia jutro, pojutrze itp. Od drugiego końca zapisuję rzeczy które nie mają określonego terminu, a dzisiaj zrobić ich nie dam rady.

    Zabieram się za jedną rzecz na dzisiaj, która wydaje mi się najważniejsza (nie deliberuję nad tym za bardzo – po prostu zabieram się do roboty) i pracuję nad nią (robię kropkę na liście żeby zaznaczyć że to właśnie robię). Zeszyt mam cały czas dostępny, na wierzchu.

    Jeżeli w trakcie pracy przyjdzie mi do głowy coś co powinienem zrobić, zaraz biorę zeszyt i zapisuję to. Jeżeli to coś do zrobienia w tej chwili i ważniejsze niż to co robię teraz, to robię kropkę i robię to, jak nie to wracam do roboty. Jak skończę to co robię biorę zeszyt, przekreślam falą to co zrobiłem (tak żeby można było przeczytać to co skreśliłem) i wybieram inną rzecz z listy. W praktyce robię kilka rzeczy pod rząd nie zaglądając do zeszytu, a jak stracę impet to dopiero biorę zeszyt, wykreślam i wybieram co następne.

    Często zauważam że coś jest do zrobienia i robię to z marszu, nie zapisując nawet w zeszycie – jeśli wtedy coś mi przyjdzie do głowy to zapisuję i to co robię i to co mi przyszło do głowy i stawiam kropkę; jeśli skończę to robić a wcześniej nie zapisałem, biorę zeszyt, wpisuję i od razu wykreślam – w razie gdybym zapomniał, kropka przypomina mi co robiłem wcześniej i przerwałem.

    Jeżeli zrobiłem wszystko na dzisiaj, patrzę na tył i zastanawiam się co mogę zrobić teraz, tutaj i tym co mam, by popchnąć którąś z tych spraw. Zapisuję to z przodu i robię to.

    Przed snem robię przegląd, na dzisiejszej kartce oceniam stopień zadowolenia z tego co zrobiłem, i piszę co mógłbym zrobić lepiej następnym razem robiąc rzecz z której nie jestem zadowolony. Kartkę wyrywam i wpinam do segregatora – najświeższą na wierzch. Planuję kolejny dzień, zastanawiając się jak poukładać sprawy do zrobienia tak żeby je skomasować grupami względem miejsca i czasu ich wykonania. Czytam rzeczy zapisane z tyłu – stosuję co do nich diagram Coveya (pilne-niepilne, ważne nieważne), zastanawiam się co mogę zrobić jutro albo w któryś określony dzień tygodnia, żeby je popchnąć, i zapisuję to z przodu

    Raz na tydzień, albo jak mnie najdzie ochota, przeglądam archiwum i dopisuję w nim nowe przemyślenia odnośnie tego co mogę poprawić. Archiwum daje mi również łatwy wgląd w to co robiłem i kiedy. Ponieważ zawsze zapisuję szczegóły tego co robię – np. numer telefonu na który dzwonię, mogę w łatwy sposób wrócić do zapisu i znaleźć potrzebną mi akurat informację.

    Podręczne archiwum i zeszyt trzymam z długopisem w starym planerze zamykanym na rzep. Noszę go zawsze przy sobie w obszernej kieszeni wędkarskiej kamizelki która jest nieodłącznym elementem mojego ubioru kiedy wychodzę z domu. Jeżeli coś przyjdzie mi do głowy wystarczy wyjąć i zapisać.

    • Leszek, pełen szacunek! Świetny system, widzę, że Twoja produktywność jest na niezwykle wysokim poziomie. Nawet ja nie jestem tak zorganizowany :) Najbardziej mi się spodobało zdanie: „nie deliberuję nad tym za bardzo – po prostu zabieram się do roboty”. To jest bardzo ważna rzecz, niektórzy tracą wiele czasu właśnie na takie deliberowanie, podczas gdy mogliby już działać. Świetnie, że wrzuciłeś tutaj opis tego jak to robisz, na pewno wielu osobom się to przyda. Dzięki!

  • Lista rzeczy leżących nam na sercu i głowie to pierwszy krok. Według metodologii GTD (Getting Things Done Davida Allena) wymaga ona jeszcze przekucia w Najbliższe Działania. Nie wystarczy wpisać na listę do zrobienia pozycji „Napraw kran”. Najbliższym działaniem jest „Kup uszczelkę” na liście @Zakupy.

  • Thorin

    Pojawiły się pytania co do zapisywania konkretnych godzin przy zadaniach – taka potrzeba pojawia się w przypadku zadań, które faktycznie muszą być wykonane o dokładnych godzinach. Do tego jednak stosuje się kalendarz… wiele z nich oprócz planera godzinowego, ma też miejsca na zadania nieokreślone czasowo – właśnie na listę TO DO… ja korzystam właśnie z kalendarza do planowania wszystkich zadań, mam go ciągle pod ręką – ostatnio korzystam z wersji komputerowej, bo ciagle przy nim pracuję, ale tradycyjny papierowy sprawdzi się co najmniej równie dobrze :)
    Ale to już każdy musi znaleźć „aposób na samego siebie” ;)

  • Regu

    Fajne!
    Ja zwykle zazcynam listę od:
    1. Piszę listę rzeczy do zrobienia.

    .. i poierwsza zadanie mam z głowy zaraz po jej zakończeniu. Lista ma już jeden skreślony punkt i nie wygląda na nowiutką, tylko w trakcie realizacji.
    No i skreślania robię grubym markerem i p-o-w-o-l-i skreślam dany punkt :D

  • camaro

    …temat ciągle aktualny i dlatego wart ciagłego przypominania.To wszystko świeta prawda o czym piszesz.Otwierasz ludziom oczy i wyciagasz do nich rękę. W tej metodzie sprawdza się również swietnie oprócz notatnika typowy terminarz (kalendarz) który spełnia tą samą funkcje,
    przepisujesz rzeczy,których nie udało się zakończyc, a te zakonczone zaznaczasz flamastrem, przeglądając terminarz, masz pełną świaomość rzeczy, celów i terminów do wywiązania. Od czasu kiedy stosuję tą metode, skutecznośc działania wzrosła na tyle znacząco, że odczuwam, wolę i chęć kazdego dnia, której nie odczuwałem kiedyś. Same plusy ; wszystko na czs, żadnych zaległości,samozadowolenie, i więcej czasu dla siebie. Jest wtym i Twoja zasługa. Dziękuję Ci, Michale

  • TheArt

    Hej. Czy aktualizujesz witrynkę czy była to jednorazowa rzecz do zrobienia ;).

    Listy stosuję od dawna i zauważyłem że bardzo wiele czynności ma charakter ciągły, niewykonalny jednorazowo. Co zrobić z takimi zadaniami które się powtarzają bądź które są w toku.

    Stosuję też większą listę ogólną, jednak notes przestaje mi wystarczać i robi się bałagan w nim. Stąd wykonałem paski, które są wycięte i spięte razem.

  • Wojtek

    Listy bardzo mi pomagają. Moje, chociaż na etapie „testowym” wyglądają tak: lista kwartalna, miesięczna, tygodniowa, dzienna. Dodatkowo mam listę zakupów i dobrych pomysłów. Stosuję aplikację na telefonie TNT menager- jest darmowa wersja. Program ma dużo przydatnych funkcji m.in. ustawianie piorytetów, możliwość edycji, przypomnienia i inne przydatne. Wracając do moich list to każdego wieczorem ustalam zadania na nastepny dzień. Mam stałe punkty do wykonania jak trening czy modlitwa, a poza tym organizuję zadania z listy tygodniowej. Tą listę spożądzam w każdą niedzielę i wyznaczam w niej cele, które wymagają więcej czasu np. kilka godzin dziennie. W liście tygodniowej umieszczam również cele z listy miesiecznej, które też wymagają więcej pracy ale są jakby większe. Tak samo robię z listą kwartalną. Czyli można powiedzieć, że do osiągnięcia celów długoterminowych stosuję Kaizen:) Polecam używanie list, ponieważ na prawdę ułatwiają życie.

  • radek2212

    A co z np. medytacją lub stosowaniem prawa przyciągania? Medytacja to cos co codziennie chcę robić, wiec tak zapisywać to samo…? Czy po pierwsze można to nazwać zadaniem do wykonania? Ja np. lubię medytować tak samo jak chodzić na basen :) a po drugie czy to nie troche tak jak np. codzienna kąpiel, takich rzeczy raczej nie zapisuje się. No nie wiem, coś mi nie pasuje w zapisywaniu zadań będącymi czyimiś hobby. Chyba, że się mylę i tu chodzi bardziej o porządek i pamięć, bo w sumie autor napisał ,że można zapisac, że obejrzę film np..

  • Mila

    Listy stosuję do jakiegoś czasu i zwykle robię to tak, że po szkole zapisuję na karteczce wszystkie rzeczy, które mi w tej chwili przychodzą do głowy, a które powinnam dzisiaj zrobić. Następnie numeruję sobie te zadania i dzięki temu wiem, które robić po kolei. Niestety często jest tak, że udaje mi się zrobić tylko kilka pierwszych (zwykle mam ich do 15), ale zatrzymuję się na którymś „większym zadaniu” i tak jakby „poddaję się”, co skutkuje zupełnym nieuporządkowaniem czynności.
    Dziękuję za przydatne rady. Sama nie wpadłam na to, żeby rozbijać sobie większe rzeczy na mniejsze i oprócz rzeczy na dzień, zapisywać sobie „tygodniowe”!
    Pozdrawiam :)

  • Gizmo

    Stosuję od dawna tak jak wiele osób. Nie używam notesu tylko po prostu wolnych kartek. Każda wolna kartka która nie jest potrzebna ląduje w jednym miejscu i z tego też miejsca pobieram kartki do sporządzania dziennych list.
    Do oznaczania zadań priorytetowych używam czerwonego długopisu ale dzisiaj wpadłem na pomysł że można je wyróżnić za pomocą DUŻYCH LITER.
    Listy takie jak na tydzień, miesiąc – trzymam na komputerze w dokumencie OpenOffice. Można łatwo wyróżnić zadania kolorem lub posługując się numeracją zmieniać priorytet.