Zarządzanie czasem w 5 ćwiczeniach

Czas jest zjawiskiem subiektywnym, a Twój mózg ma zdolność zarządzania swoim postrzeganiem tego fenomenu. Dlatego umiejętność zarządzania czasem to przede wszystkim odpowiednie strategie myślenia.

Aby się tego nauczyć, potrzebujesz konkretnych i niestandardowych ćwiczeń, które będą wymagać od Ciebie realnego zaangażowania. Poprzez wdrożenie w życie niżej opisanych metod Twój umysł zacznie w skuteczniejszy sposób organizować sobą w ciągu każdych 24 godzin Twojego życia.

„Czas to pieniądz” – popularne, bzdurne powiedzenie. Czas to nie pieniądz, czas to Twoje życie!

Ćwiczenia i metody, które proponuję, nie są skomplikowane, choć czasem wymagają poświęcenia i zaangażowania. Jako, że jestem pierwszym królikiem doświadczalnym tego co publikuję w moich artykułach, wypróbowałem je wszystkie na własnej skórze i póki co mam się całkiem dobrze. Te kilka godzin więcej w każdym tygodniu przeznaczam na relaks i czytanie książek. Stosowanie tych metod było dla mnie wielką frajdą i nauką zarządzania czasem na realnym doświadczeniu.

Ważne jest, abyś wykonywał te ćwiczenia dokładnie i od początku do końca, nawet jeśli w trakcie ich realizacji pojawi się jęk, marudzenie lub jakikolwiek dyskomfort. Mózg najwięcej uczy się w trudnych warunkach, i czasami warto mu takie zgotować.

Dzięki poniższym ćwiczeniom dostaniesz w prezencie co najmniej 7 dodatkowych godzin tygodniowo, nie przejdą więc wymówki, że nie masz na to czasu. Potraktuj to jako inwestycję w jedną z najważniejszych w naszym życiu walut.

Dość istotna uwaga - opisane metody mają być raczej jednorazowymi doświadczeniami, a nie Twoimi nowymi nawykami. Stosuj je przez krótki czas (od jednego do kilku dni), po czym odłóż na bok.

1. Wejdź w ekstremalne warunki. Rozpocznij nowe, dodatkowe projekty lub postaw sobie kolejne cele. Daj sobie krótkie terminy na wykonanie tych zadań i doprowadź do sytuacji, w której będziesz mieć ogromnie dużo spraw na głowie. Jeśli nie masz pomysłu na takie dodatkowe zajęcia, po prostu zorganizuj komuś imprezę niespodziankę, zaplanuj wyjazd na weekend lub wykonaj zadania z listy rzeczy do zrobienia na przyszły miesiąc.

Nie będzie to najprzyjemniejsze doświadczenie w Twoim życiu, ale uwierz mi, w takich warunkach zarządzanie czasem szybko wchodzi w krew. Rozwój tych umiejętności będzie bowiem naturalną odpowiedzią na zaistniałą sytuację. Dlatego nawet jeśli pojawi się jęk i marudzenie, skup swoją uwagę i zorganizuj się w tym bałaganie.

Efektywne zarządzanie czasem

2. W ciągu dnia, na bieżąco twórz sobie krótkie, ale konkretne wizualizacje najbliższych godzin. Bez względu na to, czy masz ten czas już zaplanowany na papierze czy nie, po prostu zamknij oczy i wyobraź sobie siebie wykonującego każde kolejne zadanie na przestrzeni nadchodzących 3 – 5 godzin.

To bardzo wzmacnia umiejętność zarządzania czasem i bieżącej organizacji swoją pracą, a po jakimś czasie wchodzi w nawyk i staje się częścią Twojego wewnętrznego systemu działania. Na początku możesz pływać w tych wizualizacjach trochę dłużej (ok. 15 sekund na jedną aktywność), ale później wystarczy krótka chwila w celu poukładania sobie zadań na mentalnej linii czasu.

3. Zaplanuj dzień co do minuty. Wypisz na kartce każdą czynność, którą jutro od rana wykonasz. Możesz śmiało zapisać nawet takie rzeczy jak poranna wizyta w toalecie czy wynoszenie śmieci – chodzi bowiem o to, aby nauczyć swój umysł organizowania swojego czasu w bardzo szczegółowej formie. Przejdź przez ten dzień z gotowym planem przy sobie, odznaczając każdą kolejną czynność triumfalnym ptaszkiem.

Wieczorem przejrzyj dokładnie cały plan dnia i wyciągnij wnioski. Przygotuj podobny na dzień następny. Powtórz w sumie trzy razy przez trzy kolejne dni. Następnie zrób to samo, ale tym razem bez papieru, a tylko w swojej wyobraźni. Omiń mało istotne szczegóły, takie jak poranne mycie zębów czy robienie kanapek, a skup się na rozplanowaniu w głowie najważniejszych zadań z nadchodzącego dnia.

4. Za każdym razem, gdy oddasz się jakiemuś pożeraczowi czasu, zrób 5 przysiadów. Tak, to nie jest żart. Niepotrzebne sprawdzanie skrzynki e-mail? 5 przysiadów. Bezcelowe buszowanie po facebooku? 5 przysiadów. Korzyści tej dość kontrowersyjnej metody są dwojakie. Po pierwsze, wreszcie uświadomisz sobie jak często to robisz. Twoja zwiększona świadomość tego nawykowego robienia sobie ciągłych przerw bardzo ułatwi Ci porzucenie tego nawyku. Będziesz zaskoczony, jak dużo marnotrawisz czasu.

Po drugie, ruch fizyczny to szybsze krążenie i więcej tlenu dla Twojego mózgu, czego efektem będzie wyższa motywacja i lepsza koncentracja w trakcie dalszej pracy. Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne to jest przy dobrym zarządzaniu czasem.

zarządzanie czasem

5. Zaopatrz się w stoper i korzystaj z niego przez cały dzień. Zabierając się do każdego zadania określ ile czasu chcesz na nie poświęcić. Włącz stoper i trzymaj się wyznaczonego planu. Czas każdego zadania określaj na bieżąco, przed samą czynnością. Weź pod uwagę również aktywności związane z marnowaniem czasu, czyli różnego rodzaje pożeracze czasu. Zastanów się ile planujesz poświęcić czasu na przeglądanie śmiesznych zdjęć w internecie, po czym włącz stoper.

To nauczy Cię bieżącego kontrolowania mijającego czasu w trakcie swojej pracy. To kolejna ważna cegiełka do Twojej umiejętności biegłego zarządzania czasem.

Nie podejmuj się wszystkich powyższych wyzwań jednocześnie, bo inaczej Twój wewnętrzny krytyk nazwie Cię szaleńcem. Proponuję tutaj filozofię małych kroków i uważne obserwowanie reakcji i wniosków, które się pojawiają. Te doświadczenia sporo Cię nauczą, dlatego miej przy sobie kartkę papieru – ważne odkrycia lubią być zapisywane.

P.S. Zarządzanie czasem przychodzi łatwiej, gdy do organizacji swoich codziennych zadań używasz systemu produktywności, takiego jak Getting Things Done, lub jego mniej skomplikowanego kuzyna Zen To Done. Dokładny opis tego drugiego systemu wraz z innymi metodami zarządzania czasem zawarłem w 15-dniowym programie rozwoju osobistego Life Architect BOX - Zarządzaj Swoim Czasem. To kompletny system zawierający zestaw metod, które ułatwią Ci organizację swojego życia i czasu pracy.

Napisz komentarz

  • Cześć Michał, fajny art.
    Chciałbym zdradzić wszystkim swoja strategie, którą nauczyłem się bardzo dawno temu. Wygląda ona następująco:
    Z każdej czynności, jaką wykonujemy w danym momencie staram się zapamiętać i "wyciągnąć" jak najwięcej bodźców zewnętrznych: kinestetycznych, słuchowych, wzrokowych. Pod koniec dnia, gdy przychodzi czas podsumowania, wszystko, co udało mi się zapamiętać staje się nagle dużo dłuższe i bardziej "wyraźne" co za tym idzie cały dzień robi się barwny i dłuższy.

  • Jakub Królikowski

    Widzę, że sezon na pisanie o efektywności :)

    Jakiś już czas temu omawiałem podobną do Twojego pierwszego pomysłu technikę (tu cały art: Metoda kozy)

    Pomysł jest taki, żeby nabrać więcej zadań niż teraz i nauczyć się je wykonywać razem z resztą życia tylko po to, żeby mieć poczucie "tyle wolnego czasu", kiedy się znów z niego zrezgygnuje.

    To czasem zabawe, kiedy komuś opowiadasz takie podejście. Jeśli ktoś nigdy nie próbował świadomie dojść do granicy przeciążenia zadaniami, to nawet nie ma pojęcia ile jest w stanie zrobić w ciągu dnia.
    Dodatkowo pojawia się fajny efekt "dłuższego dnia" w retrospekcji - patrzysz do tyłu i widzisz każdy dzień osobno, a nie jako papkę takich samych, nieznaczących wydarzeń.

    Jaki jest cel rozpisywania co do minuty? Nigdy nie udało mi się niczego tak omówionego zrealizować, więc jestem ciekaw na czym polega haczyk ;)

    Enjoy;]

  • Magda Bednarczyk

    Hej,
    Szczególnie zwróciłam uwagę na punkt pierwszy. Myślę, że takie "obładowanie" się różnymi aktywnościami faktycznie działa. Wtedy trzeba się naprawdę zmobilizować. I to jest taki paradoks, bo często mając dużo czasu do dyspozycji, robimy mniej niż będąc zajętym.
    Stoper - również dobry sposób. Ja używam aTimeLogger (dostępny na iOSa).

    Pozdrawiam,
    Magda Bednarczyk

  • Arczi

    hah, większość tych metod powstało u mnie w głowie samoistnie podczas organizowania się w styuacjach kryzysowych i je skutecznie stosuję czasami, ten pomysł 4 zacznę chyba stosować :D

  • jones

    akurat:
    "3. Zaplanuj dzień co do minuty."

    to bad idea, kasuje elastyczność, nie wiem kto może sobie na to pozowlić, chyba tylko ktoś kto siedzi w domu i nikt mu nie zawraca nigdy głowy.

  • Arczi

    do jones:

    Trzeba być elastycznym w stosowaniu niektórych metod, oczywiste jest, że należy dostosować metody do okoliczności. Ja na przykład raczej nie stosuję takich metod na codzień, tylko w różnych odpowiednich, często krytycznych momentach (np. sesja).

  • sylwiaa

    Świetny artykuł, z którego napewno dużo wyniosę. Osobiście zawsze stosowałam punkt pierwszy, ale zacznę stosować punkt 4 oraz 5 i bacznie będę obserwować efekty ! ;-)

  • Mariusz, bardzo fajna strategia. Pamięć działa dużo lepiej, gdy angażujemy dodatkowe zmysły.

    Jakub, gdy rozpisujesz cały dzień co do minuty, to nabierasz umiejętności rozróżniania i poruszania się w krótkich kawałkach czasu. Wiele osób w ogóle nie potrafi myśleć w ten sposób i dostępny jest dla nich tylko poziom godzin lub ewentualnie okresów pół-godzinnych. Celem tego ćwiczenia jest nabycie umiejętności biegłego planowania czasu w kategoriach minut.

    Magda, no właśnie, bardzo często mając dużo czasu robimy mniej niż gdy mamy nawał zadań na głowie. Dzięki za sugestię aplikacji.

    Arczi, to podobnie, jak u mnie :)

    jones, skąd wiesz, że to ćwiczenie kasuje elastyczność? To ćwiczenie nie polega na tym, aby planować w ten sposób swój dzień codziennie, ale tylko jednorazowo - w celu nabycia pewnej umiejętności.

  • Agnieszka

    Bardzo dobry artykuł!
    Mam nadzieję,że od dziś
    będę właściwie zarządzać czasem. :-)

  • jones

    czym jest ta pewna umiejętność ?
    pamiętam jak kiedyś stosowałem tą metodę i byłem sfrustrowany jak plan dnia zaczął się sypać z powodu braku energii, chęci albo wjazd z nowymi pilnymi zadaniami (niekoniecznie dla mnie ale rodzina).

    Po tym zacząłem stosować metodę wypisania najważniejszych zadań w ciągu dnia + uporządkowanie ich wdg. priorytetów.

    Żadna nie jest idealna. W pierwszej plan może się pozmieniać radykalnie, wtedy to już nie plan który napisałeś ale to co dyktuje ci bierząca rzecywistość, w drugim często zdarza mi się że czas przecieka między palcami niepotrzebnie na durnych zadaniach albo zbyt wolnym i małoenergicznym wykonywaniu pewnych zdań (np. od momentu wstania rano do pełnej gotowości - śniadanie, toaleta, mija u mnie ok. 1,5h. Wpierw jestem trochę zaspany, zanim zrobię śniadanie (a robię konkret z powodu diety), umyję się (a mam kawał włosa do umycia na głowie) czasu trochę mija...

  • jones

    ok już znam odpowiedź na 1 pytanie, przoczenie ;]

  • Neak

    Super! Czytałem już o tych metodach ale dobrze, że powracasz do tego, przypominasz i przedstawiasz w nieco innej formie! Bo co z tego jak się słyszało a się nie stosuje ? :)!
    Pozdrawiam

  • marianka

    Przydatny artykul, szczegolnie teraz w trakcie sesji.
    ok, to ide zrobic 5 przysiadow;P ;)

    Pozdrawiam

  • Lukasz

    Czesc Michale,

    Postanowilem sie odezwac po raz pierwszy w komentarzach mimo ze sledze Twojego bloga juz ponad rok. Wlasnie zaczalem nowa prace i cierpie na brak czasu. Twoja metode dzis przetestowalem i jestem bardzo pozytywnie zaskoczony jej skutecznoscia. Teraz pozostaje wyrobic sobie odpowiednie nawyki 'czasowe'.

    Pozdrawiam

  • Paweł

    Nie popieram planowania wszystkiego co do minuty. Wtedy jesteś niczym zaprogramowany robot, a nie człowiek. Najlepiej się nie spieszyć i delektować się chwilami. Zwolnić kroku przy pokonywaniu trasy z A do B i podziwiać widoki.

  • Maciej

    sporo przysiadów dzisiaj zrobiłem gdy buszowałem po Twoim blogu:D

  • Piotr

    Michale napisałeś "jones, skąd wiesz, że to ćwiczenie kasuje elastyczność? To ćwiczenie nie polega na tym, aby planować w ten sposób swój dzień codziennie, ale tylko jednorazowo — w celu nabycia pewnej umiejętności."

    - wątpię by w ciągu jednego dnia nabyć pewną umiejętność wydaje mi się, że aby weszło coś w nawyk czy aby nabyć pewne umiejętność trzeba około dwutygodniowego takiego planowania czasu.

  • TomaszCGB

    Heh, to wszystko kojarzy mi się z filmem "Wyścig z czasem" Polecam obejrzeć, może nie jest jakiś najwyższych lotów, ale coś o czasie jest :D

    • Agnieszka, trzymam kciuki :)

      Jones, w niektórych opisanych ćwiczeniach już nawet nie chodzi o wyrabianie umiejętności, ale o samo doświadczenie. Jak sam napisałeś, doświadczenie rozsypującego się planu dnia pozwoliło Ci odnaleźć lepszy dla siebie system zarządzania czasem. Co do porannej toalety - wyznacz sobie cel skrócenia tego czasu do godziny, po jakimś czasie stanie się to dla Ciebie standardem.

      Neak, o takich ćwiczeniach jeszcze nie pisałem :)

      Łukasz, bardzo się cieszę!

      Paweł, nie masz wdrażać tego do swojego życia jako nowy nawyk, a raczej potraktować jako jednorazowe doświadczenie, które nauczy Cię czegoś ważnego (niekoniecznie tego, że warto planować co do minuty).

      Maciej, na zdrowie! :)

      Piotr - ok, jak napisałem wyżej - niekoniecznie umiejętność, a raczej ważne doświadczenie.

  • Tomasz Tomkowy

    Witam,

    Artykuł bardzo ciekawy, jednak zastanawia mnie czy realizując wszystkie punkty nie zostanie się bardzo zależnym od ciągłego planowania. (punkty 3 oraz 5)
    Chyba potrzeba też sporo miejsca (tzn. czasu) na spontaniczność i rzeczy całkiem nie zaplanowane, aby nie wpaść w rutynę:)

    Również chyba z punktem 1 należy uważać, bo gdy nie jest się w dobrym nastroju i na głowę spada masa spraw, to możemy poczuć się jeszcze bardziej przytłoczeni.

    Jednak to jedynie moja subiektywna opinia:)
    Pozdrawiam

  • Zdephinio

    Bardzo podoba mi się opcja z zapisywaniem wszystkich myśli na kartce, ta "przestrzeń, która się tworzy w głowie, powoduje, że open loops omijają Cię, a nawet jeśli już Cię dopadają to duuużo rzadziej. Zauważyłem też, że gdy przez 2 dni nie zaglądałem do notatnika z zadaniami i zapisywanymi myslami od razu głowa stawała się cięższa, tym bardziej, że sesja trwa!!
    Pozdrawiam

  • taki_jeden

    Systemy poprawy produktywności to całkiem przydatna sprawa, jednak moim zdaniem (może to kwestia tylko mojego charakteru) dobrze jest zacząć od takich które wprowadzają drobne zmiany. Po podbudowaniu się pierwszymi pozytywnymi doświadczeniami łatwiej przychodzi zastosowanie tych bardziej rozbudowanych.

    Po przeczytaniu książki Getting Things Done system bardzo mi się podobał, zgadzałem się z większością pomysłów autora. Jednak wprowadzenie go w życie okazało się o wiele trudniejsze niż mi się wydawało. Wymaga on sporych zmian i pojawia się sporo dodatkowych obowiązków.

    W moim przypadku lepiej sprawdza się chyba metoda małych kroków. Zacząłem więc od wprowadzenia w życie niektórych wskazówek. Codzienne notowanie pojawiających się pomysłów i drobnych rzeczy do zrobienia to chyba najprostsza i zarazem najbardziej dla mnie użyteczna wskazówka z tego systemu. Mam nadzieję, że z czasem uda mi się wprowadzić kolejne. W trakcie lektury książki ten system na prawdę wydaje się genialny.

  • wojtek

    Witam. Dobry artykuł.

    Muszę przyznać , że zarządzanie czasem to podstawa organizowania sobie całego rzycia. Gdy chcemy rzyć z pasją i w taki sposòb jak sobie to wymarzymy dobrze jest poukładać sobie wszystko w czasie by tego czasu na korzystanie z życia zyskać jak najwięcej. A wiem to z praktyki bo moje życie zmieniło się właśnie wtedy kiedy zaczołem organizować sobie swój czas.

  • marzena

    podobnie zarządzałam swoim czasem jak rodziły mi sie kolejne dzieci a mam ich 5 i przybywało mi obowiązków wszystkie zadania dokładnie rozpisywałam wyznaczając im określony czas pamiętając przy tym aby po kilku wyczerpujących zadaniach wykonanych w terminie wyznaczyć sobie parę minut na nagrodę np. kawa ściśle określając jej czas. Sposób sprawdzony

  • gizmo

    Mógłbyś się nie wymądrzać jak profesor habilitowany bo przeczytanie kilku książek i testowanie tego w praktyce wcale cie nim nie czyni.
    Czemu sam sobie przeczysz
    "Czas to pieniądz – popularne, bzdurne powiedzenie. Czas to nie pieniądz, czas to Twoje życie!"
    "Potraktuj to jako inwestycję w jedną z najważniejszych w naszym życiu walut."

  • Pingback: Czas to pieniądz. Na pewno umiesz go liczyć? - BLOG WEECASE #JestemNiezależny()