Używaj list rzeczy do zrobienia
Lubisz narzędzia bardzo proste w użyciu i jednocześnie bardzo użyteczne? To będzie jedno z nich. Tworzenie list "rzeczy do zrobienia" pozwoli Ci znacznie zwiększyć skuteczność w wykonywaniu zaplanowanych zadań. Co więcej, pomoże Ci to również lepiej zarządzać swoim cennym czasem.
W tym artykule pokażę Ci jak robić takie listy. Będziesz mógł zapomnieć o stresie wynikającym z natłoku zadań. Wreszcie zobaczysz, jak każdego dnia udaje Ci się zadbać o wszystkie najważniejsze sprawy, wciąż mając dużo wolnego czasu na drobne przyjemności :-)
Wykonywanie listy rzeczy do zrobienia polega na wpisywaniu na kartkę czynności lub zadań, które chcesz zrobić w najbliższym czasie (na przykład jutro). Jednak robiąc to należy pamiętać o kilku ważnych zasadach, dzięki którym ta prosta technika stanie się potężnym narzędziem, które zaskakująco mocno zwiększy Twoją produktywność.
Dlaczego miałbyś zacząć z tego korzystać?
- Sporządzanie takich list to klucz do naprawdę dużej skuteczności w wykonywaniu zaplanowanych zadań. Sam fakt zapisania danej rzeczy bardzo ułatwi Ci późniejsze zabranie się do tej czynności a także zapewni jej ukończenie. Zanim ja zacząłem wykorzystywać ten sposób radzenia sobie z organizacją dnia, zawsze wieczorem okazywało się o ilu rzeczach zapomniałem lub po prostu nie dałem rady zrobić. Dzięki listom zadań zaskakująco wiele z nich udawało mi się załatwić i mimo to wciąż miałem dużo wolnego czasu dla siebie.
- Bardzo ważną zaletą jest odciążenie pamięci. Często jest tak, że w ciągu dnia wpada Ci do głowy kilka pomysłów, które później zupełnie się ulatniają. Jeśli je zapiszesz na kartce, masz pewność, że za kilka godzin wciąż tam będą.
- Prawdopodobnie doświadczyłeś kiedyś takiego stanu, gdy ilość rzeczy do zrobienia i brak czasu absolutnie Cię przytłaczały... Kiedyś sam miewałem takie chwile- natłok zadań, każde z nich trudne, nie wiadomo za które się zabrać... No cóż, z tym już koniec. Zapisywanie zadań całkowicie odciąża Twój umysł od myślenia o nich. Kiedy wszystko spiszesz, poczujesz ogromną ulgę. Umysł da Ci wolne, bo będzie miał pewność, że zadbasz o wszystko, tak więc nie będzie miał potrzeby ciągłego męczenia Cię tym wszystkim. Jest to również wielki krok do eliminacji stresu z Twojego życia, nawet jeśli Twój dzień ma w sobie dużo pośpiechu i pracy. I ta bezstresowa produktywność to chyba największa zaleta list rzeczy do zrobienia.
- Być może zdarza Ci się poświęcać swój czas na czynności mało użyteczne, jak ciągłe przeglądanie Internetu, snucie się po sklepach, itp. Dzięki listom rzeczy do zrobienia będziesz mógł to wyeliminować, robiąc tylko rzeczy dla Ciebie naprawdę ważne i wartościowe. Pozwoli Ci to znacznie szybciej przybliżyć się do osiągnięcia wyznaczonych przez Ciebie celów i zdecydowanie usprawni Twoje zarządzanie czasem.
Wygląda na to, że wystarczająco Cię przekonałem chociażby do tego, żebyś dał szansę tej metodzie. Osobiście BARDZO ją polecam. Dzięki niej dowiedziałem się co to efektywne wykonywanie wielu zadań w krótkim czasie. Co więcej, jest to wspomagacz motywacji- zdecydowanie łatwiej jest się zabrać za rzeczy widniejące na kartce niż za rzeczy dryfujące po Twojej głowie. A najprzyjemniejsze z tego wszystkiego jest samo odznaczanie kolejnych pozycji na liście jako wykonane :)
Krok po kroku i o czym należy pamiętać.
Zanim zrobisz swoją pierwszą listę zadań do wykonania, zapoznaj się z tym co napisałem poniżej. Wyjaśnię Ci krok po kroku co należy zrobić aby sposób ten dał Ci jak najwięcej korzyści.
- Pierwsza i najważniejsza sprawa- notes. Najlepiej żeby był to dosyć mały (taki który będziesz mógł zawsze mieć przy sobie) notes z wyrywanymi kartkami. Kartki z zadaniami z wczoraj nie będą Ci potrzebne dzisiaj (jeśli wczoraj nie wykonałeś jakichś zadań z listy, przepisujesz je na nową listę a wczorajszą kartkę wyrzucasz). Ważne jest to, abyś w każdej chwili w ciągu dnia mógł coś zapisać lub sprawdzić stań zadań na ten dzień.
- Najlepiej, żeby lista zadań na jutro była już ukończona dzisiejszego dnia. Jeśli na przykład jutro rano przyjdzie Ci do głowy coś jeszcze, staraj się to raczej wpisać już na kolejny dzień. Zawsze wieczorem poświęć kilka minut na zastanowienie się nad dniem jutrzejszym i dopisuj zadania, o których nie pomyślałeś w ciągu dnia.
- Oprócz codziennej listy zadań na jutro możesz mieć jedną listę zadań do wykonania na ten tydzień, taką bardziej ogólną. Taka lista ułatwi Ci znajdowanie pomysłów na to, co wpisać na listy codzienne, bo zazwyczaj będą to zadania podrzędne, składające się na pozycje znajdujące się na liście tygodniowej.
- Zadania, które będziesz zapisywać muszą być dosyć małe i łatwe do zrobienia. Jeśli chcesz zapisać sobie coś większego, rozbij tę czynność na kilka mniejszych. Zadania na liście powinny być wykonywalne w ciągu 1-2 godzin. Pokażę to na przykładzie. Załóżmy, że chcesz zapisać się na siłownię, a na tę czynność składają się sprawdzenie ofert, wybór siłowni, sprawdzenie cen i zadzwonienie do każdej z nich. W tym wypadku na liście nie pisz "zapisać się na siłownię", tylko przykładowo "sprawdź oferty i ceny siłowni". Dopiero jak wykonasz to zadanie, na listę wpisz kolejny krok zbliżający Cię do celu. Jest to bardzo ważne i jest to klucz do prawdziwej skuteczności (zadanie "zapisać się na siłownię" może znaleźć się na liście tygodniowej).
- Na liście nie może znajdować się zbyt wiele elementów. Jeśli chodzi o listę tygodniową- mniej niż 15, lista dzienna- mniej niż 10 (chyba, że kilka z nich to zadania bardzo małe, jak np. telefon do klienta/przyjaciela, to wtedy możesz listę trochę rozszerzyć). Wpisuj tam tylko rzeczy, co do których jesteś pewien, że chcesz je zrobić. Przez pierwsze dwa tygodnie stosowania tej metody wpisuj tylko po 3-4 zadania, aby przyzwyczaić się do takiego sposobu pracy i nauczyć jak to robić dobrze.
- Nadawaj priorytety. Nie jest to konieczne, sam nie zawsze z tego korzystam, jednak pomaga to zadbać najpierw o rzeczy najważniejsze. Możesz tu stosować metodę ABCDE. Przy zadaniach najważniejszych wpisujesz literkę A, przy mniej ważnych B, itd. Jeśli na liście masz więcej niż jedno zadanie bardzo ważne, możesz odpowiednio wpisywać A1, A2, A3. Od rana zabierz się za zadania o najwyższym priorytecie, przechodząc do tych mniej ważnych. Dzięki priorytetom będziesz miał pewność, że zawsze zadbasz o to co najważniejsze. Nawet jeśli wieczorem okaże się, że na kilka zadań z listy nie starczyło Ci czasu, nic się nie stanie, bo te o najwyższym priorytecie będziesz mieć z głowy.
- Oczywiście jak dane zadanie zostanie przez Ciebie wykonane, skreślasz je z listy, odznaczasz ptaszkiem, lub cokolwiek innego :-) Zadbaj o to, aby codziennie wieczorem poświęcić kilka minut na zaplanowanie dnia jutrzejszego, sprawdzenie listy z zadaniami na tydzień, zastanowienie się nad tym co możesz jeszcze ulepszyć w swoich listach.
Warto też zauważyć, że na Twojej liście zadań nie muszą się znajdować same strasznie ważne zadania związane tylko z pracą czy nauką. Zachęcam Cię abyś wpisywał tam również różne przyjemności jak na przykład obejrzenie jutrzejszego filmu, spotkanie się ze starym znajomym, telefon do dziadka czy kupno nowej książki ulubionego autora.
4 rady na zakończenie
Zapoznaj się jeszcze z czterema poniższymi radami co do sposobu określania zadań, dzięki czemu będą one jeszcze łatwiejsze do wykonania:
- Używaj aktywnych czasowników, zadania powinny być działaniami fizycznymi (napisać, zadzwonić, opracować, posprzątać, zrobić).
- Zadania powinny być możliwe do wykonania za jednym razem, więc nie powinny zajmować więcej czasu niż 1-2 godziny.
- Powinny być również częścią Twoich celów, czegoś co jest dla Ciebie ważne w życiu (jednak nie musi się to tyczyć niektórych przyjemności jak na przykład wyjście do kina).
- Musisz dokładnie wiedzieć co należy zrobić aby dane zadanie zostało wykonane (jeśli szukasz ofert siłowni, określ ile ich dokładnie potrzebujesz).
Sporządzanie list rzeczy do zrobienia to umiejętność i będziesz stawać się w tym coraz lepszy. Zacznij powoli z krótkimi listami i wyrób sobie nawyk używania ich każdego dnia.
W Internecie można znaleźć aplikacje do tworzenia list zadań na komputerze. Można je synchronizować z pulpitem i pocztą elektroniczną. Są to bardzo ciekawe pomysły, jednak na początek radziłbym sporządzać listy tylko przy pomocy kartki i długopisu. Ja trzymam się właśnie tej bardziej tradycyjnej opcji i uważam, że jest dużo skuteczniejsza. Jednak takie aplikacje mogą się przydać komuś kto bardzo często korzysta z komputera i cały czas ma go przy sobie. Wkrótce napiszę o tych aplikacjach coś więcej.
Teraz Twoja kolej- wypróbuj to i daj znać w komentarzach, jak Ci się podoba ten pomysł. Jeśli już to robisz, napisz, jak Ci idzie i jakie masz z tego korzyści. Tymczasem ja mogę odznaczyć na mojej własnej liście pozycję "napisać artykuł o listach rzeczy do zrobienia" :)