Jak zbudować głęboki raport
Raport to tworzenie niewidzialnego pomostu komunikacyjnego poprzez dopasowanie się do Twojego rozmówcy. Takie budowanie klimatu zaufania i wzajemnego zrozumienia...
Raport to tworzenie niewidzialnego pomostu komunikacyjnego poprzez dopasowanie się do Twojego rozmówcy. Takie budowanie klimatu zaufania i wzajemnego zrozumienia to najefektywniejszy sposób na szybkie stworzenie relacji między rozmówcami.
W tym artykule skupimy się na tym jak budować raport nie tylko pod kątem komunikacji niewerbalnej, ale przede wszystkim na bardziej werbalnych poziomach. Nabyta tutaj wiedza da Ci umiejętność wywoływania u rozmówcy wrażenia, że „nadajecie na tej samej fali”.
Taka umiejętność jest niezwykle przydatna praktycznie w każdym kontekście, w którym spotykasz ludzi – podczas sprzedaży, przy relacjach damsko-męskich, podczas poznawania nowych ludzi i przy nawiązywaniu kontaktów biznesowych. Prawda jest taka, że lubimy ludzi, którzy są do nas podobnii to im ufamy najbardziej.
Pomyśl przez chwilę, z kim rozmawia Ci się najlepiej? Czyż nie są to ludzie, którzy mają podobne poglądy, zainteresowania, mówią i zachowują się w podobny sposób do Ciebie? Oczywiście to nie jest reguła, ale przy takich osobach zwykle czujesz się najlepiej.
Raport jest więc po to, aby osoba, z którą się komunikujemy mogła poczuć się przy nas swobodnie, aby mogła nam zaufać i być otwarta. Dzięki temu dajemy sobie i jej szansę na utworzenie wyjątkowej relacji w znacznie krótszym czasie.
Tworząc raport, czyli odzwierciedlając sposób bycia drugiej osoby, podstawą jest dopasowanie się w zakresie komunikacji niewerbalnej. Mam tutaj na myśli postawę, mowę ciała, głos, oddech i stan emocjonalny. Taki przekaz zostanie pozytywnie odebrany przez podświadomość drugiej osoby dając jej do zrozumienia, że jesteś „swój człowiek”. O niewerbalnym raporcie już pisałem w artykule „Raport, czyli sztuka doskonałej komunikacji”. Czytając go poznasz podstawy odzwierciedlania a także dowiesz się czym jest druga składowa raportu czyli prowadzenie.
W tym artykule daję Ci coś więcej – wiedzę na temat tego jak budować raport na poziomie werbalnym. W połączeniu z raportem niewerbalnym daje to niesamowite efekty. Poniżej znajdują się konkretne elementy, które możesz dopasować do swojego rozmówcy, razem z przykładami. Każdy z nich może być użyty niezależnie. Najlepiej przećwicz je wszystkie i stopniowo wprowadzaj do swojego repertuaru umiejętności komunikacyjnych.
Raport na poziomie werbalnym możesz więc tworzyć poprzez dopasowanie:
- Doświadczeń rozmówcy. W procesie komunikacji wymiana doświadczeń stanowi sporą część rozmów i warto jest ten fakt wykorzystać. Gdy Twój rozmówca będzie opowiadał Ci o różnych wydarzeniach i doświadczeniach z jego życia, zawsze pomyśl czy w Twoim życiu nie wydarzyło się coś podobnego. To nie musi być dokładnie takie samo doświadczenie, czasami wystarczy, że jedna jego część będzie choć trochę podobna. Gdy znajdziesz taką sytuację w Twoim życiu, podziel się tym z osobą, z którą budujesz raport.
Często korzystam z tego gdy prowadzę indywidualny coaching. Gdy przykładowo mój klient zacznie mi opowiadać jak bardzo dręczą go jego dialogi wewnętrzne przez co nie może zasnąć, ja z pewnością wspomnę o tym, że kiedyś miałem podobny problem i że sobie z nim poradziłem. Dzięki temu on wie, że przeżyłem to co on i że potrafię mu pomóc.
Innym przykładem (w którym doświadczenia już nie są identyczne) może być sytuacja, w której ktoś opowiada Ci jak to na nartach złamał nogę. Jeśli Ty kiedyś złamałeś palec grając w siatkówkę lub rękę spadając ze schodów, jest to świetny moment aby o tym wspomnieć :)
Dopasowanie doświadczeń to bardzo silny element raportu, ponieważ tworzy wrażenie, jakoby dwie rozmawiające osoby miały podobną, wręcz wspólną przeszłość.
- Przekonań i wartości. Gdy z kimś rozmawiasz staraj się wyłapać jakimi wartościami w życiu kieruje się ta osoba. Ustal co jest dla niej najważniejsze. Jeśli przykładowo zdrowie jest u niej na pierwszym miejscu w hierarchii wartości, to nawet jeśli u Ciebie tak nie jest możesz powiedzieć: „Rzeczywiście, zdrowie jest niezwykle istotne ponieważ dzięki niemu możemy się cieszyć wszystkim co w życiu posiadamy”. Bardzo proste i bardzo skuteczne.
Będąc na rozmowie o pracę i widząc, że osoba Cię przesłuchująca ma na ścianie zdjęcia swojej rodziny, wspomnij w swoich wypowiedziach jak ważna jest dla Ciebie w życiu rodzina. Jak sądzisz, jak bardzo może to zwiększyć Twoje szanse? :)
Odkryj również jakie przekonania ma Twój rozmówca. Są one zagnieżdżone w głębokich strukturach mózgu i ich odzwierciedlanie ma natychmiastowy wpływ na fizjologię osoby, z którą się komunikujesz. Przekonania będą się objawiać gdy jej wypowiedź zacznie się od wyrażeń typu: „Uważam, że…”, „Wydaje mi się, że…”, „Jestem pewien, że…”. I nie tylko, bo opinie i poglądy na temat otaczającej nas rzeczywistości są wyrażane na bardzo różne sposoby. Ważne jest, abyś wiedział co ta osoba sądzi na dany temat.
Gdy będziesz rozmawiać z nowo poznaną osobą i dowiesz się, że według niej akcje społeczne pomagające dzieciom bez domów dziecka to coś, na co warto wyłożyć pieniądze, pokaż jej, że masz podobne przekonanie. Potwierdzając jej model świata sprawiasz, że ta osoba się na Ciebie otworzy, co jest kluczem do utworzenia trwałej relacji.
Nie chodzi tutaj oczywiście o to, abyś za każdym razem zgadzał się ze swoim rozmówcą. Często wymiana zupełnie odmiennych poglądów może być źródłem bardzo ciekawych dyskusji. Tutaj dostajesz narzędzie, z którego możesz korzystać wtedy kiedy uznasz to za stosowne i Tobie potrzebne.
- Charakterystycznych wyrażeń. Często ludzie mają w swoim lingwistycznym repertuarze pewne regularnie powtarzające się słowa i wyrażenia. Jest to związane ze sposobem, w jaki umysł koduje informacje. Przykładowo: w rzeczy samej, po prostu, dokładnie, absolutnie.
Wyłapanie tego typu wyrażeń i użycie ich od czasu do czasu da sygnał podświadomości Twojego rozmówcy, że mówisz w jego języku. Pamiętaj tylko, aby nie przesadzić. Wtedy świadoma część umysłu tej osoby zda sobie z tego sprawę i Twój rozmówca pomyśli, że go przedrzeźniasz :)
- Predykatów systemów reprezentacji, czyli inaczej charakterystycznych słów odnoszących się do konkretnych zmysłów. Komunikując się, posługujemy się słowami i wyrażeniami typu „to jest dla mnie jasne”, „czuję to”, „to brzmi świetnie”. Wszystkie te wyrażenia mają podobne znaczenie, jednak reprezentują inny zmysł. Pierwsze to zmysł wzroku, drugie czucia, trzecie słuchu.
Ludzie podczas tworzenia wypowiedzi często w przeważającym stopniu korzystają z jednego z nich. Gdy w danej chwili są bardziej wzrokowcami, w ich wypowiedziach znajdziesz słowa typu: wyraźne, klarowne, jasne, widzę, perspektywa. W przypadku osoby, która akurat bardziej posługuje się zmysłem czucia, mogą być to słowa: czuję, ciężko, trzymać, gładko, dotykać. Słuchowiec będzie mówić słowa takie jak: brzmieć, słyszeć, wypowiadać, mówić, grać.
Zwracaj na to uwagę i naucz się dopasowywać swój styl mówienia. Najlepiej najpierw poćwicz w domu tworzenie dłuższych wypowiedzi w charakterze jednego z tych trzech systemów reprezentacji. Dzięki temu gdy przyjdzie czas rozmowy z osobą, z którą chcesz stworzyć raport, będzie to dla Ciebie łatwe i naturalne.
Wybierz sobie jeden z tych czterech sposobów i wykorzystaj go przy najbliższej rozmowie. Następnie wybierz drugi i również go przetestuj. Za każdym razem skupiaj się na jednym elemencie, ucząc swój mózg co konkretnie ma wyłapywać w wypowiedzi drugiej osoby. Dzięki temu krok po kroku nauczysz się umiejętności, która wkrótce będzie działać automatycznie. Wtedy, umiejąc się dopasować na wszystkie te sposoby na raz, staniesz się prawdziwym specjalistą od komunikacji.
Ważne jest abyś pamiętał o byciu czujnym i uważnym gdy rozmawiasz z ludźmi. Kiedyś często tak miałem, że nawet myśląc przed rozmową, że będę teraz dokładnie słuchał słów drugiej osoby, gdy rozmowa się zaczynała ja zapominałem o zwracaniu uwagi na strukturę lingwistyki i zamiast tego jak na auto pilocie „płynąłem” z treścią rozmowy.
Z czasem jednak wyrobiłem sobie umiejętność bycia obecnym i uważnym na to, co mówi druga osoba. Zauważałem przekonania i wartości, które się tam pojawiały, doświadczenia, charakterystyczne słowa i wyrażenia odnoszące się do zmysłów. Pamiętaj, że jest to umiejętność, której możesz się nauczyć.
To jest wiedza dająca Ci ogromne możliwości. Wykorzystaj ją efektywnie i wprowadź ją w życie, jak najszybciej tylko możesz. Dzięki temu wszystkie obecne w Twoim życiu relacje, a także te, które dopiero powstaną – bardzo zyskają na jakości.
Do dzieła!