Planowanie w procentach
W świecie, w którym jednocześnie chcemy realizować własne cele, uczyć się języka, pracować, czytać książki, mieć czas dla siebie i jeszcze kilka innych rzeczy, ułożenie sobie odpowiednich...
W świecie, w którym jednocześnie chcemy realizować własne cele, uczyć się języka, pracować, czytać książki, mieć czas dla siebie i jeszcze kilka innych rzeczy, ułożenie sobie odpowiednich priorytetów może być sporym wyzwaniem.
W tym artykule przedstawię Ci prosty sposób na to jak rozplanować sobie nadchodzący miesiąc pod kątem procentowego udziału konkretnych projektów czy aktywności w danym dniu lub tygodniu.
Większość osób nawet jeśli już podjęło decyzję związaną ze swoimi priorytetami na najbliższy czas zapominają o podjęciu decyzji związanej z rozdziałem swojego zaangażowania między wybrane priorytety. Często bowiem tych priorytetów będzie więcej niż jeden – nie spotkałem jeszcze osoby, która z wielką motywacją by stwierdziła „Przez najbliższe dwa miesiące caaały swój czas przeznaczę na naukę języka!”.
Osoby zmotywowane do działania chcą więcej i wybierają sobie dwa, trzy a czasami nawet kilka priorytetów na raz. Oczywiście nie zawsze jest to dobra strategia, bo gdy priorytetów jest zbyt wiele, to nic nie jest priorytetem. Jednocześnie efektem wyboru tylko jednego lub dwóch może być zbyt mała różnorodność a więc i mniejsza motywacja.
Osobiście nigdy nie zajmuję się jednym projektem na raz, bo uwielbiam różnorodność tego czym się zajmuję. Moja działalność biznesowa to szkolenia, coaching, sklep Neureka, tworzenie Life Architect, pisanie na blogu i parę innych mniejszych aktywności. Oprócz działania w zakresie biznesu dużo czasu poświęcam na podróżowanie, szkolenie się, rozwój w innych formach no i oczywiście czas wolny, relacje, itp.
Przykładowo na dany miesiąc mogę wybrać sobie dwa główne priorytety - koncentrację na rozwoju w zakresie coachingu (wybrać się na jakieś szkolenie, przestudiować kilka książek i przeznaczyć dużo czasu dla klientów) oraz tworzenie nowego Life Architect, a także kilka mniejszych priorytetów – pisanie na blogu, zorganizowanie szkolenia online, czas dla moich bliskich, ruch fizyczny.
Gdybym działał tak jak kiedyś, nie określając jasno i wyraźnie jaką część mojego czasu chcę przeznaczyć na który element, mógłbym tylko pomarzyć o czystości umysłu i dobrej koncentracji. Pojawiłyby się bowiem myśli typu „a może powinienem robić teraz coś innego?”, „czy to co robię teraz to aby na pewno dobry wybór?”, itp. Chaos myśli w takiej formie nie pozwalałby mi na skupienie swojej uwagi na tym co w danej chwili robiłem.
Znalazłem więc proste rozwiązanie – określenie procentowego udziału każdego projektu w ramach czasu, którym dysponuję.
Pozwól, że wytłumaczę Ci to na konkretnym przykładzie. Naszym bohaterem będzie Kasia, która ma 27 lat, mieszka w dużym mieście i pracuje na etacie jako księgowa, od 9 do 17. W domu jest o 17.30 a spać idzie o 23.30, co daje jej 6 godzin czasu wolnego.
Kasia chce się rozwijać w zakresie swojej własnej osobowości jak i kariery. Ma więc dużo planów i spore pokłady ambicji, ale jakoś z niczym nie może ruszyć do przodu.
Wpada jej więc do głowy pomysł: „Wezmę kartkę papieru i zapiszę swoje priorytety!”. Tak też czyni – wypisując takie zadania jak: nauka języka hiszpańskiego, rozwój wiedzy w zakresie księgowości oraz regularne odwiedzanie klubu fitness. Pod spodem dopisuje również aktywności, które są już obecne w jej życiu: odpoczynek, prace domowe, spotkania z bliskimi.
To wciąż za mało aby wiedzieć za co zabrać się najpierw – odezwać mogą się bowiem osobowości, dla których ważniejszy jest odpoczynek lub spotkania z bliskimi, gdy Kasia zabierze się za naukę języka.
Nasza bohaterka więc postanawia wykorzystać ideę opisywaną w tym artykule i zaczyna dzielić swój czas między wybrane priorytety. Ma do rozdysponowania całe 100% - nie jest to całość czasu, który Kasia ma w ciągu dnia, ale całość czasu przeznaczonego na spisane aktywności. Czyli w tym przypadku 6 godzin po pracy. Podział może wyglądać następująco:
- nauka języka hiszpańskiego – 20%
- rozwój wiedzy w zakresie księgowości – 30%
- odwiedzanie klubu fitness – 10%
- odpoczynek – 15%
- prace domowe –10%
- spotkania z bliskimi – 15%
Biorąc pod uwagę taki rozkład, niezależnie od tego w jakiej kolejności za co się zabierze, Kasia będzie mieć pogląd na to ile czasu chce przeznaczyć na daną aktywność. To uspokaja myśli typu „pewnie powinienem teraz robić coś innego niż to co właśnie robię” i zapewnia produktywną czystość umysłu. Kasia więc z uśmiechem na twarzy zabiera się do działania i realizuje swoje cele :)
To jednak nie koniec naszej historii – bo Kasia zauważa, że trudno jest jej zrobić te wszystkie rzeczy w ciągu pojedynczego dnia. Zaprezentujmy jej zatem dwa możliwe warianty realizacji takiego podziału.
Photo by pouwerkerk
Wariant dzienny
Czyli realizacja wszystkich priorytetów w ciągu każdego dnia. Ten wariant jest przeznaczony raczej dla osób, które nie pracują na etacie – dla freelancerów, właścicieli własnej firmy lub osób jeszcze nie pracujących. Takie osoby mają więcej czasu do dyspozycji w ciągu dnia, dzięki czemu mogą nim żonglować między różnymi aktywnościami.
W przypadku Kasi, która w ciągu dnia ma tylko 6 godzin musiałoby to wyglądać w ten sposób:
- nauka języka hiszpańskiego – 1 godzina i 12 minut
- rozwój wiedzy w zakresie księgowości – 1 godzina i 48 minut
- odwiedzanie klubu fitness – 36 minut
- odpoczynek – 54 minuty
- prace domowe – 36 minut
- spotkania z bliskimi – 54 minuty
Wygląda na to, że taki plan byłby niemożliwy do zrealizowania – jak niby Kasia ma odklepać prace domowe w 36 minut a spotkania z bliskimi w 54 minuty ?! Musiałaby być żywym robotem. Ale nim nie jest, więc pewnie wybierze drugi wariant.
Taka opcja jest natomiast dobra dla osób, które w ciągu dnia więcej czasu przeznaczą na swoje projekty – wtedy bowiem i na odpoczynek będzie godzinka, i na spotkania ze znajomymi znajdzie się czas, i na realizacji swoich celów można się solidnie skoncentrować. Dawniej z powodzeniem stosowałem ten wariant, mimo to wkrótce potem przekonałem się do tego poniżej.
Wariant tygodniowy
W tym przypadku bierzesz pod uwagę czas z całego tygodnia i dzielisz go według ustalonych wielkości procentowych.
Kasia postanowiła rozdzielić zadania tylko w przypadku dni roboczych (w weekend jeździ do rodzinnego miasta odwiedzić rodziców), czyli do dyspozycji ma 5 x 6 = 30 godzin. Podział w praktyce wygląda więc następująco:
- nauka języka hiszpańskiego – 6 godzin
- rozwój wiedzy w zakresie księgowości – 9 godzin
- odwiedzanie klubu fitness – 3 godziny
- odpoczynek – 4,5 godziny
- prace domowe – 3 godziny
- spotkania z bliskimi – 4,5 godziny
Wygląda dużo lepiej – Kasia może teraz swobodnie planować sobie każdy dzień skupiając się na konkretnych zadaniach ze swojego planu. W poniedziałek może poświęcić 2 godziny na język, 1,5 godziny na klub fitness, 1 godzinę na odpoczynek i 1,5 godziny na spotkanie z przyjaciółką. We wtorek może przez 3 godziny rozwijać swoją wiedzę w zakresie księgowości, odpoczywać przez 2 godziny i w godzinkę zrobić i zjeść pyszny obiad. W środę może… i tak dalej, i tak dalej.
Ten wariant pozwala na skupienie się na kilku projektach jednocześnie i nie kłóci się z ideą robienia jednej rzeczy na raz – bo i tak w danej chwili koncentrujesz się na jednym zadaniu.
Pamiętaj, że taki podział jest bardzo szacunkowy i nie musisz chodzić z kalkulatorem w ręku ;) Często też mogą Ci wypaść niespodziewane zadania lub sytuacje, w których tak się wciągniesz w pracę (a co bardziej prawdopodobne w odpoczynek lub spotkanie z przyjaciółmi), że nie uda Ci się zrealizować swojego podziału. Pozwól sobie na to i nie stań się niewolnikiem swojej produktywności.
Niech ten podział będzie dla Ciebie tylko wspomagaczem a nie czymś, co decyduje o każdej minucie Twojego dnia. Patrząc na to z tej perspektywy ułożysz sobie wszystko w głowie wzmacniając swoją produktywność i jednocześnie dasz sobie miejsce na luz i spontaniczność.
Moje podziały procentowe są bardzo płynne i stanowią dla mnie kierunek, a nie ścisły wyznacznik. Zazwyczaj zapisuję sobie taki podział na dany miesiąc, dzięki czemu wiem na czym chcę się skoncentrować w ciągu najbliższych 30 dni. Bardzo mi to pomaga utrzymać czysty umysł i wysoki poziom produktywności.
Przygotuj teraz czystą kartkę i długopis, a następnie zapisz swoje kilka priorytetów na najbliższy miesiąc. Pomyśl ile czasu masz do przeznaczenia, zapisz na górze „100%” a następnie zacznij dzielić to między konkretne zadania. Do dzieła :)