Jak zarządzam czasem? (video)

Jest jedno narzędzie do zarządzania czasem, z którego korzystam od kilku lat. Mimo ciągłych modyfikacji swojego systemu organizacji pracy to narzędzie cały czas jest ze mną, codziennie wspierając moją efektywność i skuteczność.

O tym, co to za narzędzie oraz w jaki sposób z niego korzystam dowiesz się z poniższego nagrania video:

 

To tylko jedno z wielu narzędzi, które stosuję organizując swoją pracę każdego dnia.

Jeśli chcesz poznać mój własny system zarządzania czasem od A do Z zajrzyj do 15-dniowego programu rozwoju osobistego Life Architect BOX - Zarządzaj Swoim Czasem. Prezentuję w nim zestaw ćwiczeń i metod, które pomogą Ci szybko zwiększyć swoją produktywność i uwolnić dodatkowe godziny każdego dnia.

W jaki sposób Ty zarządzasz swoim czasem? Jakie narzędzia są dla Ciebie najbardziej skuteczne?

Napisz komentarz

  • Raimeyuu

    Zgadzam się z Tobą Michale! Kalendarz powinien być przyjacielem każdego człowieka.

    Ważną cechą kalendarza jest jego rozmiar i waga, czyli to o czym wspominałeś - poręczność tego przedmiotu. Kiedyś kupiłem kalendarz, ogromny! Wydawało mi się, że dokonam dobrego zakupu i stacjonarny kalendarz usprawni moją pracę. Niestety, zawsze był "za duży", żeby gdzieś go zabrać, schować i tak dalej. Koniec końców ozdabia moją półkę jako przedmiot przypominający mi owe doświadczenie :)

    Ciekawym pomysłem dla stanowiska pracy czy po prostu naszego biurka jest tablica korkowa - miejsce naszych motywujących cytatów, wzmacniających zdjęć i gablotka celów. Niedługo sam zamierzam wyposażyć się w takie dobrodziejstwo i zobaczymy jakie będą tego efekty ;)

    Pozdrawiam, Raimeyuu.

    • Raimeyuu, nie musisz wszędzie zabierać kalendarza, w terenie przydatne są mobilne aplikacje :) Tablica korkowa - świetny pomysł!

  • AndrewS

    Autorze, nie korzystasz z mnemotechnik? Wydaje mi sie, ze w kontekscie 'dniowych' rzeczy mozna w 3 sekundy wszystko poukladac w glowie. A nie targac ciagle papierowe sprawy, szczegolnie gdzies na miescie, czy ogolnie poza domem.

    Ok, fajnie, ze ci to sluzy, jednoczesnie ogromnie mnie ciekawi, jak przy tak zaplanowanym czasie mozna liczyc na kreatywne spontaniczne 'cusie'. Wtedy caly plan idzie sie walic, a przynajmniej powstaja pewne spustoszenia. Dlatego zastanawia mnie, czy masz wszystko dopiete na ostatni guzik az do pojscia spac, czy dajesz sobie prawo do spontanicznosci? Bo wyobraz sobie, ze ktos ma tak zaplanowany dzien i np. wpada spontanicznie na pomysl, ze zabiera kolezanke/dziewczyne spontanicznie na 3 dni do Pragi czy na Wegry, bo gosc sobie zdal sprawe, ze mu zalezy :)

    Pytam calkiem serio! Czy to nie jest robienie z siebie robota?

    Choc moze dlatego tak pisze, bo sam tkwie bardziej przy tym 'niepoukladanym' ekstremum, co jest nieraz tragiczne w skutkach w kontekscie rzeczy dlugoterminowych.

    W kazdym razie Twoje wystapienie bardzo mi sie podobalo - fajny przyklad dajesz!

    • AndrewS, dzięki za komentarz. Prowadząc własną firmę i realizując wiele projektów na raz, zapamiętywanie planowanych zadań, nawet za pomocą mnemotechnik to ogromne utrudnienie. Takie podejście byłoby bardzo męczące, bo za każdym razem musiałbym poświęcać dodatkowy czas na zapamiętywanie, a w takim ferworze działania zawsze coś mogłoby mi umknąć - nie mogę sobie na to pozwolić. Mnemotechniki i zapamiętywanie to-do listy jest dobre, gdy nie pracujesz nad wieloma projektami.

      Jak wszystko jest zapisane, to mogę sobie pozwolić na czysty umysł w ciągu dnia - w trakcie pracy w pełni skupiam się na pracy, w trakcie odpoczynku w pełni skupiam się na odpoczynku. Jak załatwiam sprawy poza domem, nie muszę cały czas przypominać sobie tego co jest do zrobienia - mam luz w głowie i mogę cieszyć się dniem!

      "Papierowych spraw" nie targam ze sobą. Kalendarza używam głównie w domu i w biurze. W pozostałych sytuacjach mam aplikację mobilną, gdzie mogę wszystko szybko zanotować. Później, w razie potrzeby synchronizuję tę aplikację z dokumentami na komputerze.

      Tak jak mówiłem na filmie - nigdy nie planuję moich zadań w ramach konkretnych godzin. Dzięki temu mogę sobie pozwolić na dużą elastyczność. Nawet jak czegoś nie zrobię, to nic się nie wali - po prostu przenoszę rzeczy na inne dni. Spontaniczność to jedna z ważniejszych dla mnie wartości, i mój system zarządzania czasem bardzo mi ją umożliwia, a nawet wspiera :)

      Bez poukładanego systemu nigdy w życiu bym nie był wstanie robić tyle, ile robię teraz. Gdybym próbował, ciągle chodziłbym sfustrowany i zapracowany, nie ogarniając swoim umysłem tego co jest do zrobienia.

      Skoro masz aktualnie dość luźny plan dnia i nie ma w nim wiele elementów, jesteś na bardzo dobrej pozycji aby właśnie teraz taki system wprowadzić. Jego wdrożenie będzie łatwe i przyjemne, i w razie podjęcia się większych projektów zawodowych będziesz przygotowany na zaangażowanie się na 100%.

      Pozdrawiam!

  • Natalia

    Michale, co zrobić żeby umysł nas wspierał, był naszym motorem do działania, a nie ograniczał nas? Jestem studentką, pisze pracę magisterską
    i zauważyłam, że stale uciekam od tego zadania, idę zrobić kawę, sprzątam. Mam wrażenie, że to zadanie mnie przerasta. Gdy już się za to zabiorę to czasem miewam uczucie, że nie podołam, a czasem, daję radę , piszę i mam z tego przyjemność. Spinam się bo chcę napisać dobrze, chce przekazać dużo informacji i to mnie przytłacza.

    • Natalia, jeśli masz wrażenie, że jakieś zadanie Cię przerasta, to rozpisz cały proces na papierze. Podziel poszczególne kroki na mniejsze kroki, te mniejsze na jeszcze mniejsze. Rób to aż uzyskasz listę pojedynczych, małych zadań, które możesz zrealizować za jedym razem. Nawet największe cele składają się z małych kroków. Zawsze koncentruj się na tym, który w danej chwili realizujesz. Poświęć całą swoją uwagę i energię na realizację tego małego zadania, nie myśląc przy tym o całym, wielkim celu. Powodzenia :)

  • Kilkakrotnie będąc w Empiku szukałem funkcjonalnego kalendarza z rozkładem tygodniowym, ale jakoś nie znalazłem. Bardzo Ci dziękuję za rekomendację firmy Moleskine. Ich kalendarze nie tylko świetnie wyglądają, ta gumka zapobiegająca rozczapierzaniu kalendarza wraz z upływem czasu jest genialna! Udanego szkolenia w Poznaniu!
    Pozdrawiam zdrowo!
    Konrad

    • Raimeyuu

      Konradzie,

      przechodząc dzisiaj przez empik znalazłem kalendarz, którego poszukujesz i jest dość poręczny. Cechują go:
      - niewielka cena: 10 zł,
      - małe gabaryty,
      - duża dostępność różnych kolorów,
      - otwarty kalendarz pokazuje rozkład całego tygodnia,
      - miękka okładka.

      Mam nadzieję, że w 2013 roku zastąpi mi moją wielką, kalendarzową cegłę :P

  • Katarzyna

    Wlasnie szukam kalendarza na nastepny rok. Moleskine to jeden z tych, nad ktorymi sie zastanawiam. Musze przyznac, ze Twoj wpadl mi w oko. I tu pytanie banalne pytanie...jaki to rozmiar/model?

  • Monika

    Tak, kalendarz to świetny pomysł. Ja dodaję jeszcze kartkę papieru, czasem w kalendarzu brakuje mi miejsca :)
    Niestety, a może stety nie mogę sobie pozwolić na zamalowanie wykonanych czynności, dlatego że często muszę się do nich odwoływać, podawać daty, a nawet godziny odbytych spotkań sprzed tygodni. Stosuje natomiast wyraziste fajki, lub krzyżyki, gdy czegoś nie udało mi się zrobić.

    W każdym razie, zwykłe pamiętanie czynności nie przynosi tak owocnych efektów, jak zwykła kartka i długopis:)

  • Sylwia

    Świetny filmik i zgadzam się w 100% kalendarz to bardzo dobre narzędzie do zarządzania czasem. Mam też kilka innych sposobów które być może komuś się przydadzą :)

    http://teuxdeux.com/ to jest taki mobilny kalendarz gdzie można wpisywać zadania, projekty spotkania itd na dany dzień. Jest bardzo przejrzysty można go przypiąć jako aplikację do przeglądarki. Polecam

    http://www.joesgoals.com/ system przyznawania sobie punktów za zrobione bądź nie zrobione zadania. To bardzo motywuje kiedy widać że na przestrzeni tygodnia mamy same pozytywne punkty :)

    Jak ktoś czyta dużo blogów a nie ma czasu czytać ich na bieżąco polecam zaopatrzyć się w czytnik np google albo d7 Reader na Androida. Dzięki temu można czytać nawet czekając na autobus :P

    Polecam również dzienniki rozwoju osobistego na forum które również pomagają mi w organizacji czasu. Dzięki niemu wywiązuje się z postanowionych zadań na dany dzień. A w efekcie zbliżam się do osiągnięcia zamierzonego celu. Pozdrawiam z uśmiechem :)

  • paulina

    1. Praca na etacie:
    - dzwoni szef i burzy cały plan
    - dziennie wyskakują 2-3 rzeczy, które trzeba ogarnąć już (klienci i ich problemy "a bo proszę pani ja zacząłem w 2008 roku i przerwałem" = ustalanie spraw z dokumentacją)
    - mieć miejsce 2 dnia (wypisywanie dokumentów dla klientów z ukończonym szkoleniem - 1szt = 20-30min)
    - rzeczy umówione nie zawsze wypalają (kursant nie przychodzi na egzamin, instruktor nie przynosi rozliczeń, lub przynosi w takim stanie, że są do zwrotu i do poprawy)

    Rozwalenie mi planu, jak się nastawię = totalna frustracja. Robię listę dzienną z dnia na dzień i uzupełniam w ciągu dnia. Nie udało mi się ani razu zaplanować nic na tydzień i żeby wypaliło.

  • Grzesiek

    Hej, zboczę trochę z tematu. Zastanawia mnie czy jak wpadnie Ci jakaś ciekawa idea/pomysł/nowa myśl/przekonanie to zapisujesz sobie to gdzieś, masz jakiś osobny notatnik/zeszyt na takie coś?

  • Adam Kopeć

    Z kalendarza jako pomocy do planowania czasu korzystam już długo, ale nigdy nie zastanawiałem się nad możliwością kalendarza, który ma na 2 stronach aż 7 dni. Przetestuje to - akurat zbliża się nowy rok.

    Z godzinami też miałem trudności w kalendarzach i w pewnym momencie nauczyłem się nie zwracać na nie uwagi, tylko wpisywać zadania do wykonania.

    Dla mnie kalendarz też jest bardzo dobrą formą planowania, bo lubię po nim mazać, a dostępne rozwiązania na komputerze nie dają mi takich możliwości.

  • Papierowy kalendarz stosuję już od kilku lat, 5 lub 6. To moje codzienne narzędzie "pierwszego kontaktu" ;) Stosuję metody zbliżone do Twoich, a dodatkowo oznaczam zadania priorytetami A1, A2, B1, B2 itd. O tych priorytetach można poczytać w książce Briana Tracy'eg "Zjedz tą żabę".

    Priorytety się przydają, aby łatwo określić, które z zadań jest ważne, które nie, a które mogę delegować komuś innemu :)

    Pozdrawiam i Twój blog ląduje w moim czytniku RSS.

  • Mariusz

    Michał, a co sądzisz o tym, aby nie używać kalendarza papierowego, tylko np. od google i całkowicie synchronizować ze swoja komórką, która chyba każdy z nas nosi przy sobie?

  • Madlen

    Uff! Dzieki za to video. Moi przyjaciele i domownicy ciagle robia sobie zarty z tego jak mam poukladane zadania, a tu prosze! T
    Nie moge poki co przekonac sie do mobilnych kalendarzy, moze dlatego, ze pracuje w domu. Moje udoskonalenie do biala tablica z podzialem na 7 dni, na ktorej zapisuje zmazywalnymi pisakami co mam do zrobienia w danym tygodniu. Pisaki sa w kilku kolorach - czerwony - to co jest umowione na dana godzine i priorytety, zielony - inne rzeczy do zrobienia, niebieski - rzeczy ktore robie regularnie, czarne - przyjemnosci (np. jazda konna) zajecia dodatkowe dzieci, czas z rodzina. Wystarczy fotka i-Phonem jesli gdzies sie wybieram, zeby pamietac co mam zaplanowane :-) Oprocz tego mam normalny kalendarz. Dzieki za video! Poczulam sie "rozgrzeszona" z planowania i wreszcie poczulam, ze wlasnie dzieki temu tak wiele mam zrobione!

  • Margo

    Michale
    Zaskoczylo mnie ze korzystasz z kalendarza papierowego . Dzisiaj młodzi ludzie raczej uzywaja do tego ipodow i innych aplikacji.
    ja mam podobne doświadczenia jak Ty. Kiedys uzywalam nawet tego samego kalendarza - z firmy 'moleskin"
    Zgadzam się z całym tygodniem na otwartym kalendarzu, tez takiego używam tylko firmy " Smythson" ponieważ ten kalendarz ma najciensza gramature papieru która mimo to nie przebija pisma , na dodatek jeszcze dość dużo wolnych stron na końcu kalendarza na osobiste notatki , idee itp.Planuje każdy dzień zaczynając albo od priorytetow albo od kolejności oczekiwanych zdarzeń. Zaznaczam wykonane zadanie - i tu uwaga , nie koncze pracy jak nie zostały wykonane wszystkie zadania. oczywiście jest to tez kwestia właściwego planowania - bo na początku wpisywałam bardzo dużo i trudno było to wykonać , a to przynosilo stres i zniechęcenie. Teraz moja umiejetnosc planowania jest na przyzwoitym poziomie i bardzo dobrze się czuje wykreslajac kolejne zrobione aktywnoosci. To daje poczucie zapanowania nad swoim czasem ale rownoczesnie oszczeda czas , ponieważ nie trace go na zastanawianie się co jeszcze musze dzisiaj zrobić. Zauwazylam nawet taka regule ze zaplanowany dzień pozwala na znacznie wieksza efektywność i zadowolenie. czasami najbardziej nieciekawe, nielubiane zajacia zaznaczam na początku aby jak najszybciej " zjeść ta zabe" i cieszyc się reszta dnia.
    ja nie zakreślam wykonanych zadań i kolekcjonuje kalendarze, mam tam mnóstwo informacji które czasami mi się przydają i jest to po trochu dziennik mojego zycia :-) Mimo tego ze osobno prowadze cos w stylu dziennika - wlasnie w kalendarzu Moleskin ale tym razem jeden dzień na jednej stronie.To skolei mobilizuje mnie do codziennego zapisu.
    Z przyjemnoscia zobaczyłam kilka Twoich nagran. Masz sympatyczny sposób dzielenia się swoim doświadczeniem, profesjonalnie, z przekonaniem ale bez arogancji i zadufania które to często zdarza mi się obserwować. Zycze wielu sukcesow ! Pozdrawiam

  • mfa

    Ze względu na to, iż korzystam z identycznej strategii zarządzania czasem (nawet nie wiedziałam, że to strategia) reklama się przyjęła. Pechowo w tym roku trafiłam na kalendarzyk co prawda z podziałem tygodniowym ale z cytatami Biblii, co w moim przypadku nie jest pozytywnie odbierane, więc warto wiedzieć gdzie kupować na przyszłość :)

  • Igor

    Dzięki wielkie Michał, ogromnie cenne wskazówki dla mnie: widok tygodnia na rozkładówce, mocne zakreślanie wykonanych zadań . Dotychczas zapisywałem swoje plany na paragonach - chaos, chaos, chaos. Teraz czuję ulgę dzięki zastosowaniu się do Twoich wskazówek. Dziękuję! :)

  • blade runner

    Ja mam z kolei pytanie - ogólne, bo nie bardzo w sumie wiem gdzie je zadać - jak lepiej sformułować swoje zadanie/cel?
    Np.
    Będę czytał 40 stron książki dziennie, czy raczej "będę czytał godzinę dziennie"?
    Ilość, czy czas?

    • Zdecydowanie czas, bo przy ilości może pojawić się frustracja (tak wolno mi to idzie!) a przy czasie zawsze wiesz, ile Ci to zajmie i możesz spokojnie skupić się na czytaniu i uczeniu się.

  • itakinie

    Autorze, napisałeś niżej, że nie planujesz zadań na konkretna pore. a co z rzeczami typu"coś do powtórzenia kilkukrotnego", tzn załóżmy planujesz medytować (mój cel jest inny akurat ) 3 razy dziennie. Nie uważasz, że siła rzeczy powinno sie chociaż zapisać cos wstylu medytacja-rano, medytacja popołudnie, medytacja- wieczór albo no podać godzine rozpoczecia , czyli ustalić jakas porę ? Inaczej jest np. z nauka, czytaniem czegoś itp. bo to nawet można skończyć na koniec dnia. Ale jak mamy coś do powtórzenia np.własnie medytacja to trzech medytacji przełożyć na wieczor sie nie da bo to juz bedzie jedna medytacja :)

    • Jeśli chodzi o nawyki takie jak medytacja - wykonuję je zwykle o tej samej porze, ale nie wpisuję informacji o tym w kalendarzu. Wystarczy mi symbol, np. "M". Wiem, kiedy zwykle medytuję i nie mam potrzeby, aby informacja o tym tam była :)

  • Piotr Fuz

    Panie Michale - fajny blog i fajne artykuły. Ale tytuł "jak zarządzać czasem" już sam wprowadza w błąd. Dlaczego? Bo czasem nie można zarządzać, on po prostu płynie i nie mamy na niego wpływu. Moim zdaniem powinno być "Jak zarządzać sobą w czasie" - możemy zarządzać sobą, czasem nie. Zgodzi się Pan? :-) Pozdrawiam Piotr