Czysta skrzynka e-mail

Zainspirowany artykułem Leo Babauty z zenhabits.net jakiś czas temu wprowadziłem spore zmiany w swoim sposobie obchodzenia się z moją skrzynką e-mail. W pewnym momencie mailowy chaos po prostu...

Zainspirowany artykułem Leo Babauty z zenhabits.net jakiś czas temu wprowadziłem spore zmiany w swoim sposobie obchodzenia się z moją skrzynką e-mail. W pewnym momencie mailowy chaos po prostu nie pozwalał mi na efektywną pracę i zdecydowałem się na małą rewolucję w programie pocztowym.

Po pewnych modyfikacjach i kilku dodatkach do podejścia wyżej wspomnianego blogera udało mi się uformować wygodny system, którym podzielę się z Tobą w tym artykule. Nowy sposób przetwarzania maili daje mi cudowne uczucie spokoju, dużo przestrzeni w umyśle i możliwość koncentracji na tym, co ważne.

 

Zdecydowana większość tego, co trafia na Twoją skrzynkę to śmieci. I nie mówię tutaj tylko o spamie. W takim chaosie informacyjnym bardzo trudno się odnaleźć, a co dopiero w pełni skupić się na ważnym mailu, na który chcemy odpisać.

Korzystając ze swoich kont pocztowych (w płatnym programie The Bat, ale również w internetowej wersji niektórych skrzynek), gdy odbierałem pocztę zawsze przytłaczała mnie mnogość maili do przejrzenia. Co więcej, na przeczytanie czekały również niektóre maile z poprzedniego dnia, które sobie zaznaczyłem – żeby o nich nie zapomnieć.

 

Przez to wiele istotnych maili się gubiło, wiele rzeczy odkładałem na później, nie byłem w stanie się skupić na tym, aby ważnego maila napisać dobrze.

Mimo że mam osobne konta do spraw szkoleniowych, coachingowych, typowo biznesowych i prywatnych, to i tak przepełnione skrzynki odbiorcze nie ułatwiały mi pracy z tym aspektem mojej działalności. Postanowiłem więc coś z tym zrobić.

Na pomoc przyszedł mi wspomniany wcześniej autor bloga zenhabits.net. Zacząłem wprowadzać jego pomysły w życie, przy okazji dostosowując je do swoich potrzeb. Efekty są rewelacyjne! :)

 

Teraz moja skrzynka odbiorcza jest zawsze pusta, a ważne maile porozkładane w odpowiednich do tego folderach. Wszystko co niepotrzebne, od razu ląduje w koszu, a ja mogę pracować efektywnie. I gdy przykładowo widzę w skrzynce odbiorczej zgłoszenie na coaching lub propozycję współpracy, wiem że mogę poświęcić 100% swojej uwagi na napisanie przemyślanej odpowiedzi. Do tego dorzucam porządek na biurku i mogę się cieszyć pełnym, przyjemnym spokojem.

Poniżej kilka rzeczy, które zrobiłem i które Ty sam możesz zrobić ze swoją skrzynką pocztową. Nie ma znaczenia, czy korzystasz z Gmaila, Outlook Expressa czy innego programu do odbierania maili – te porady są uniwersalne i mogą być zastosowane wszędzie.

 

1. Usuń niepotrzebne konta. Jeśli masz na przykład dwa lub trzy konta i używasz ich do podobnych działalności, usuń te mniej uczęszczane i używaj tylko jednego. Z drugiej strony, jeśli korzystasz z jednego konta do kilku działalności, które znacznie się od siebie różnią (w moim przypadku np. sklep Neureka oraz szkolenia), załóż dla nich osobne konta. Wtedy, przeglądając dane konto, zawsze będziesz mógł skoncentrować się w pełni na konkretnym typie Twoich działań.

 

 

2. Korzystaj z folderów. Utwórz w swojej skrzynce foldery, do których będą trafiać odpowiednie maile. Przykładowo – ja używam folderu Archiwum dla listów, które są ważne i do których chcę mieć łatwy wgląd później. Są to maile, które już przeczytałem i odpisałem na nie, ale wiem, że ich treść może mi się przydać w najbliższym czasie. Korzystam też z folderu Poczekalnia, gdzie trafiają maile, które chcę dopiero przeczytać, albo na które chcę w najbliższym czasie odpisać (i z jakiegoś powodu nie zrobiłem tego od razu). Jest to taki folder „na później”, do którego wracam w wolnej chwili.

Oczywiście w zależności od Twoich potrzeb tych folderów może być mniej lub więcej. Zastanów się czy jest Ci potrzebna jakaś dodatkowa kategoria i wypróbuj ją przez jakiś czas. Następnie zweryfikuj efekty i zostaw ją lub usuń.

 

3. Przetwarzaj skrzynkę odbiorczą. Odbierając maile, od razu podejmuj decyzję co do każdego, pojedynczego maila. Od razu! Opcje są następujące:

- jeśli jest to śmieć lub mało istotny mail, od razu go usuń,

- jeśli jest to mail, na który możesz odpowiedzieć w ciągu 2-3 minut, zrób to natychmiast. A potem usuń.

- jeśli jest to mail, z którym wiąże się jakieś działanie, które masz wykonać – zapisz sobie to działanie na swojej to-do liście lub w kalendarzu, po czym usuń maila.

- Jeśli jest to wiadomość, którą chcesz przeczytać później – przenieś ją do folderu Poczekalnia.

- Jeśli jest to wiadomość, na którą odpisałeś od razu albo na którą nie musisz odpisywać, ale chcesz mieć do niej dostęp później – przenieś ją do folderu Archiwum.

- przetwarzając folder Poczekalnia, usuwaj przeczytane/odpisane maile lub w razie potrzeby przenoś je do folderu Archiwum.

 

Jeśli chcesz zachować historię korespondencji, wciąż możesz usuwać maile – pozostaną one przecież w folderze „kosz”. Jeśli będziesz miał potrzebę wrócić do jakiegoś mniej ważnego maila (bo te ważniejsze powinny trafiać do folderu Archiwum), zawsze możesz zajrzeć do kosza :) W mojej skrzynce kosz przechowuje wszystkie usunięte maile przez 3 miesiące. Daje mi to ten komfort, że nic ważnego przez przypadek nie zginie.

Pamiętaj, głównym kluczem do czystej skrzynki e-mail jest… pusta skrzynka! Dla mnie na początku usuwanie prawie każdego maila było czymś dziwnym, ale szybko się do tego przyzwyczaiłem i teraz nie mogę zrozumieć, jak ja mogłem trzymać tyle wiadomości w mojej skrzynce odbiorczej.

 

4. Nie sprawdzaj maila z samego rana. U wielu osób jest to silny nawyk – włączają komputer, po czym od razu sprawdzają pocztę. Niestety takie działanie zabiera im dużo cennej energii na przetwarzanie już nie tak bardzo cennych wiadomości. Dlatego z samego rana zajmij się czymś dla Ciebie ważnym (chyba, że akurat czekasz na jakiegoś ważnego maila), zabierz się za jakieś konkretne działania, a skrzynkę otwórz dopiero po jakimś czasie.

Oprócz tego pamiętaj, aby nie sprawdzać poczty co każde 15 minut. Taki sposób pracy odbiera Ci możliwość osiągnięcia pełnej, prawdziwej koncentracji na zadaniu. Gdy Twoja uwaga musi skakać po różnych elementach, jej poziom cały czas spada. Wyznacz sobie kilka godzin w ciągu dnia, o których będziesz odbierał wszystkie maile i wtedy zabierz się za ich czytanie i odpisywanie.

 

Te strategie są bardzo proste, a mogą wnieść znaczące zmiany w Twojej codziennej produktywności. Nie ma lepszego uczucia niż to, które się pojawia, gdy widzisz czystą i wręcz pachnącą świeżością skrzynkę pocztową. Wszystko jest na swoim miejscu, a więc i pod Twoją kontrolą, a Ty możesz sam decydować, co dalej z tym zrobić.

Zacznij wprowadzać powyższe nawyki od zaraz i bądź konsekwentny – do nowych zwyczajów przywykniesz bardzo szybko, a efekty pojawią się w mgnieniu oka. A jeśli masz jakieś swoje pomysły na obchodzenie się z e-mailami – napisz o tym w komentarzach!

Napisz komentarz

  • Dobry post - dieta niskoinformacyjna, skupiajmy się na tym co naprawdę ważne, zamiast czytać maile - które niczego nowego do naszego życia nie wnoszą! :)

  • Danbec

    Kolejny dobry wpis nt. produktywności. Masz rację, dziś skrzynki pocztowe są zawalane mnóstwem niepotrzebnych informacji. Niestety, gdy korzystamy z darmowych kont na polskich portalach, w regulaminie zgadzamy się na otrzymywanie tzw. maili informacyjnych, czyli krótko mówiąc reklam. Wypróbuję przedstawione przez Ciebie sposoby:) Powinno pomóc. Pozdrawiam

  • Maciej Lasota

    Porgramy typu Outlook(nie jestem użytkownikiem windowsa więc w programach na niego się średnio orientuje) powinien mieć opcję filtrów, dzięki temu możemy posegregować maile wg nadawców, tematów albo grupy odbiorców. Dzięki temu maile będą automatycznie usuwane,archiwizowane, przenoszone do konkretnego folderu (np. typu coaching, sklep, etc - tu może być problem jeżeli piszą ciągle nowi nadawcy ale jeżeli mamy pewien schemat w tematach wiadomości to można już utworzyć filtr używając najczęściej pojawiających się wyrażeń) albo z miejsca oznaczane jako przeczytane. Dzięki temu możemy grupować wiadomości automatycznie

  • Marcin

    Rekomendowane zmiany podobne sa calkiem do zasad jakimi kieruje sie teoria Getting Things Done Davida Allena. Tak wiec polecam wszystkim jako uzupelnienie do do artykulu o zapozanie sie z GTD. U mnie sie to sprawda. Dzieki Michał za kolejny ciekawy artykul : )

  • Po przeczytaniu wpisu autorstwa Leo (dostępny również w wersji polskiej: http://www.zenblogi.pl/2010/12/e-mail-zen-wyczysc-swoja-skrzynke.html) oraz po obejrzeniu instrukcji Glenna (http://www.pluginid.com/how-i-operate-online/) przyjąłem bardzo podobną do Twojej technikę radzenia sobie ze skrzynką odbiorczą. Działa jak cudo! :)

  • stev1989

    Filtry o których pisze Marciej Lasota są również dostępne w poczcie gmail. Czy poza gmail są gdzieś jeszcze? Na to pytanie nie odpowiem, gdyż nie wiem.

    Wiem jednak, że jest to kapitalne narzędzie , które pozwoli zachować przejrzystość i porządek.

    Jako przykład podam otrzymywanie newsletterów.

    Jeżeli ktoś regularnie dostaje newslettery (obojętnie czy codziennie, czy co tydzień jak w przypadku newslettera od Michała) to to narzędzie jest do tego stworzone. Jako że wiadomość zawsze przychodzi z tego samego adresu, tworzymy filtr który automatycznie będzie przenosił każdą taką wiadomość z odebranych do stworzonego przez nas folderu (np. "newsletter - M. Pasterski").

    Voila!:)

  • Robert

    Hehe, faktycznie sprawdzam pocztę zaraz po tym jak w stanę i obecnie mam w niej mały bałagan. Muszę ją zreorganizować.

    Z folderów korzystam jednak w tej chwili mam ich chyba już zbyt wiele bo muszę trochę przewijać stronę aby dostać się do ostatniego. Kolejna rzecz do naprawy.

  • Maciej Lasota

    Filtry w gmail są owszem ale ich funkcja oznacza się tylko do: nadaj etykietę, archiwizuj, oznacz jako przeczytane, oznacz jako ważne i oznacz gwiazdką, nie ma funkcji przenoszenie do folderu. Ta opcja z tego co pamiętam jest w yahoo ale żeby obsługiwać yahoo w programie pocztowym trzeba mieć płatną wersję. Jest jeszcze osobiście preferowane przeze mnie zoho.com. Zoho jest o tyle fajne, że zadania, kalendarz, zarządzanie projektami wszystko jest pod ręką w jednym miejscu, można tworzyć grupy osób, które ze sobą współpracują. Darmowa subskrypcja obejmuje 3 userów, płatne to zależnie od opcji 2 lub 3 dolary od usera czyli kwota praktycznie śmieszna. Duże poręczniejsze od goole ale jak na razie nie ma języka polskiego. Można logować się przez konto google nie trzeba zakładać nowego konta. Każdy kto ma własną firmę powinien przejrzeć zoho to rozwiązanie może znacznie ułatwić życie

  • Maciej Lasota

    Muszę czytać komentarze przed wysłaniem :) zamiast oznacza powinno być ogranicza sorry :) i zamiast duże dużo. Studia mnie trochę odmóżdżyły i pisanie bez polskich znaków :)

  • Richmond

    Automatyczne filtrowanie to podstawa. Mam z 15 kont do roznych celow i poczta sama sie filtruje. Konta mam na prywatnym serwerze, wiec odpada problem reklam. Czasami wpada jakis spam.

  • rozwojowo.info

    Sprawdza się wam dobrze te kilka lub kilkanaście kont do różnych celów? Mnie się wydaje, że mogłoby to wprowadzać tylko niepotrzebne zamieszanie i potem jak komuś podajesz adres e-mail to możesz się pomylić i podać inny. Ja tak miałem na przykład.

  • Richmond

    Pomylka nie wchodzi w gre. Niektore maile sa tylko do uzytku dla mnie, wlasnie po to, by segregowac moja poczte, rozne newslettery, alerty itp. Publicznie uzywam moze 3 adresow email, znowu zaleznie od przeznaczenia.
    A system filtrowania sprawdza mi sie od 15 lat.

  • Richmond

    Inna zaleta uzywania kont do roznych celow, to np fakt, ze na urlopie sprawdzam tylko konkretne konta, bo wiem ze poczta na pozostalych kontach nie jest pilna i moge ja przeczytac pozniej. W ten sposob glowne konto nie jest zasmiecone malo istotnymi mailami i dochodzi do mnie esencja poczty.

  • Rafał

    U mnie taki system jak został przedstawiony na pewno by się nie sprawdził (miałem coś podobnego).

    Jestem zdecydowanym przeciwnikiem folderów. Aktualnie mam tylko jeden folder: "Archiwum".
    Folder "Poczekalnia" w moim wydaniu byłaby bombą z opóźnionym zapłonem. Wpadały by tam maile, ale z niego wychodziły znacznie rzadziej.
    Jeszcze gorsze w moim wypadku było tworzenie folderów w zależności od nadawców, czy projektów. Wiadomo, że jak jest sporo pracy, to maile w niektórych folderach po prostu się nie czyta, bo wybiera się te które wydają się istotniejsze. Tymczasem zbierają się tam wiadomości, przeważnie śmieci lub takie co wymagają niewielkiej ilości czasu na odpowiedź. Ilość nieprzeczytanych maili rośnie, a im wiecej ich jest tym trudniej przywrócić skrzynkę do należytego stanu.
    Uważam też za bezcelowe usuwanie maili (może poza zwykłym spamem). To jest tracenie czasu na to, żeby się zastanowić czy ten mail jest istotny, czy też już do niego nie wrócę. W moich poprzednich doświadczeniach w pracy z klientami, wydawałoby się nieistotne maile stawały się po kilku miesiącach niemalże klucze (nieistotna była treść maila, ale fakt wysłania go w określonym czasie).

    Co się u mnie sprawdza?
    Korzystam z Outlooka. Wszystkie konta pocztowe wpadają do jednej skrzynki odbiorczej.
    Przy przeglądaniu skrzynki staram się każdego maila przeczytać w całości chyba, że jest wyjątkowo długi. Jeżeli jest to informacja nieistotna, lub odpowiadam na niego od razu to trafia to do Archiwum.
    Jeżeli muszę wykonać jakieś zadanie, albo dłużej odpowiedzieć na maila to zaznaczam to jako zadanie i również przesuwam do Archiwum.
    W Outlooku mam wszystkie zadania, również te nie dotyczące maili czy w komputera. Poźniej zadania te przetwarzam w zależności od czasu i kontekstu, więc nic mi nie umknie.

    Sprawa dość istotna dla mnie, to mam zainstalowane Jello Dashboard (darmowe) do zarządzania zadaniami w Outlook. Jello jest naprawdę potężnym narzędziem, chociaż czasami uciazliwym (musze uwazac zeby nie pisac z polskimi znakami).

    System ten stosuje około 6 miesięcy, więc myślę, że się już przyjął. Wcześniej miałem tak, że po zastosowaniu jakiegoś nowego narzędzia, albo nowego podejścia najpierw był entuzjazm, ale po dwóch tygodniach, czasami nawet po dwóch miesiącach przychodziło olbrzymie zniechęcenie, gdyż system był niewygodny. Mój aktualny system do maili/zadań wydaje się wystarczająco wygodny, ale ciągle go poprawiam.

  • Tzw. zasada 'INBOX Zero'.

    Stosuję od kilku miesięcy. Sprawdza się i polecam innym...

  • Dawid

    Zauważyłem u wielu ludzi tendencje do zaniedbywania porządku w swojej skrzynce pocztowej. Jestem niezmiernie wdzięczny, że w końcu ktoś postanowił przybliżyć ten problem całemu światu. Moim zdaniem jest to oczywiste, że mając porządek, ustaloną segregację wiadomości, odpowiednio stworzone podfoldery, dużo przyjemniej oraz efektywniej poruszamy się po zapleczu skrzynki pocztowej. Warto zwrócić uwagę (mając skrzynkę - gmail) iż bardzo przydatna staje się funkcja 'oznacz jako spam', jest o niebo lepsza niż u konkurencji, działa szybko i skutecznie :) Jednak zanim podejmiemy się próby walki z wiatrakami (czyt. typowym spamem - takim jak obecnie prowadzi np. tvn pod pt "wyslij sms za '0' zł i wygraj 100tyś) warto przemyśleć gdzie podajemy nasz adres e-mail, oraz gdzie wysyłamy darmowe sms :) Pamiętaj, że możesz zawsze skorzystać z Darmowych, Anonimowych i Tymczasowych adresów mail, zamiast podając od razu swój prawdziwy. Pozdrawiam serdecznie :)

  • Successfull

    Także porządkuję swoją skrzynkę pocztową. To pomaga !

    Successfull
    "Cel + Działanie"

  • LifeStyle Magazine

    Faktycznie porządkowanie skrzynki pomaga i to bardzo. Tak jak napisano w artykule jeśli mamy kilka działalności to warto mieć do każdej osobną skrzynkę. Sam wiem, że nie wszystko się czasem sprawdza u każdego lecz warto coś zmienić. Korzystam z metody aby mieć kilka folderów do których z automatu wrzucane są dane maile np. od danego nadawcy. Wtedy wiem czego mogę się spodziewać. Dodatkowo założyłem maila po to abym mógł na niego kierować mailingi;-p Osobiście nie lubię jak na mojego maila są one kierowane. To nieco zaburza mój sposób pracy.

  • vlaad

    A czy pusta skrzynka ma zastosowanie w web mailu? ( gmail) przeciez zawsze zachowuje moje maile nawet sprzed roku w inbox- a moze przenosic wszystkie do archiwum?

  • vlaad - Jak najbardziej tak. Możesz usuwać maile z inbox i wrzucać ważne do archiwum a mało ważne do kosza. Ustawić sobie na wszelki wypadek kosz w taki sposób, aby przechowywał maile dłużej niż do tej pory. Najważniejsze jest to, aby przetwarzać maile ze skrzynki odbiorczej i podejmować decyzje na temat tego gdzie się mają znaleźć. Bez tego byś cały czas zostawiał maile na później i szybko byś był zasypany przez pełną skrzynkę odbiorczą.

  • Ania

    :) przeszłam niedawno wstępne szkolenie z PEP, na którego informację mozna znaleźć tutaj: http://www.pepworldwide.pl/pl/showpage.php .
    program małych kroków, a korzyści niesamowite. porządek, mniej czasu na szukanie danych, informacji, dokumentów. więcej czasu na samodoskonalenie :):):)
    pozdrawiam serdecznie

  • Mariola

    Świetny pomysł z tymi folderami. Właśnie powrzucałam wszystkie e-maile w foldery lub je wyrzuciłam i zobaczyłam na mojej skrzynce PUSTKĘ, na którą tak długo czekałam;).

  • Osobiście sądzę, że największy potencjał ma stosowanie filtrów, zwłaszcza jeżeli ktoś subskrybuje dużo rzeczy. Przy subskrybowaniu ważne jest jeszcze, żeby zwracać uwagę czy informacje przydadzą nam się od razu. Niby proste, ale sam kiedyś zapisywałem się na wszystko, albo prawie wszystko.

    Zasady przetwarzania skrzynki odbiorczej są bardzo ciekawe, przyznam, że części z nich nie znałem.

    Dla mnie duże znaczenie ma jeszcze miejsce gdzie mam e-mail, ważne jest, żeby nie dostawać spamu z reklam. Nie będę tu robił żadnej reklamy czy antyreklamy, ale sądzę, że powinno się na to zwrócić uwagę.

  • Pingback: Prasówka #3 - najciekawsze linki HR | HRtrendy - Portal HR()

  • Maciej Pawełczak

    Klasyczne GTD ;-)