Czysta skrzynka e-mail
Zainspirowany artykułem Leo Babauty z zenhabits.net jakiś czas temu wprowadziłem spore zmiany w swoim sposobie obchodzenia się z moją skrzynką e-mail. W pewnym momencie mailowy chaos po prostu...
Zainspirowany artykułem Leo Babauty z zenhabits.net jakiś czas temu wprowadziłem spore zmiany w swoim sposobie obchodzenia się z moją skrzynką e-mail. W pewnym momencie mailowy chaos po prostu nie pozwalał mi na efektywną pracę i zdecydowałem się na małą rewolucję w programie pocztowym.
Po pewnych modyfikacjach i kilku dodatkach do podejścia wyżej wspomnianego blogera udało mi się uformować wygodny system, którym podzielę się z Tobą w tym artykule. Nowy sposób przetwarzania maili daje mi cudowne uczucie spokoju, dużo przestrzeni w umyśle i możliwość koncentracji na tym, co ważne.
Zdecydowana większość tego, co trafia na Twoją skrzynkę to śmieci. I nie mówię tutaj tylko o spamie. W takim chaosie informacyjnym bardzo trudno się odnaleźć, a co dopiero w pełni skupić się na ważnym mailu, na który chcemy odpisać.
Korzystając ze swoich kont pocztowych (w płatnym programie The Bat, ale również w internetowej wersji niektórych skrzynek), gdy odbierałem pocztę zawsze przytłaczała mnie mnogość maili do przejrzenia. Co więcej, na przeczytanie czekały również niektóre maile z poprzedniego dnia, które sobie zaznaczyłem – żeby o nich nie zapomnieć.
Przez to wiele istotnych maili się gubiło, wiele rzeczy odkładałem na później, nie byłem w stanie się skupić na tym, aby ważnego maila napisać dobrze.
Mimo że mam osobne konta do spraw szkoleniowych, coachingowych, typowo biznesowych i prywatnych, to i tak przepełnione skrzynki odbiorcze nie ułatwiały mi pracy z tym aspektem mojej działalności. Postanowiłem więc coś z tym zrobić.
Na pomoc przyszedł mi wspomniany wcześniej autor bloga zenhabits.net. Zacząłem wprowadzać jego pomysły w życie, przy okazji dostosowując je do swoich potrzeb. Efekty są rewelacyjne! :)
Teraz moja skrzynka odbiorcza jest zawsze pusta, a ważne maile porozkładane w odpowiednich do tego folderach. Wszystko co niepotrzebne, od razu ląduje w koszu, a ja mogę pracować efektywnie. I gdy przykładowo widzę w skrzynce odbiorczej zgłoszenie na coaching lub propozycję współpracy, wiem że mogę poświęcić 100% swojej uwagi na napisanie przemyślanej odpowiedzi. Do tego dorzucam porządek na biurku i mogę się cieszyć pełnym, przyjemnym spokojem.
Poniżej kilka rzeczy, które zrobiłem i które Ty sam możesz zrobić ze swoją skrzynką pocztową. Nie ma znaczenia, czy korzystasz z Gmaila, Outlook Expressa czy innego programu do odbierania maili – te porady są uniwersalne i mogą być zastosowane wszędzie.
1. Usuń niepotrzebne konta. Jeśli masz na przykład dwa lub trzy konta i używasz ich do podobnych działalności, usuń te mniej uczęszczane i używaj tylko jednego. Z drugiej strony, jeśli korzystasz z jednego konta do kilku działalności, które znacznie się od siebie różnią (w moim przypadku np. sklep Neureka oraz szkolenia), załóż dla nich osobne konta. Wtedy, przeglądając dane konto, zawsze będziesz mógł skoncentrować się w pełni na konkretnym typie Twoich działań.
2. Korzystaj z folderów. Utwórz w swojej skrzynce foldery, do których będą trafiać odpowiednie maile. Przykładowo – ja używam folderu Archiwum dla listów, które są ważne i do których chcę mieć łatwy wgląd później. Są to maile, które już przeczytałem i odpisałem na nie, ale wiem, że ich treść może mi się przydać w najbliższym czasie. Korzystam też z folderu Poczekalnia, gdzie trafiają maile, które chcę dopiero przeczytać, albo na które chcę w najbliższym czasie odpisać (i z jakiegoś powodu nie zrobiłem tego od razu). Jest to taki folder „na później”, do którego wracam w wolnej chwili.
Oczywiście w zależności od Twoich potrzeb tych folderów może być mniej lub więcej. Zastanów się czy jest Ci potrzebna jakaś dodatkowa kategoria i wypróbuj ją przez jakiś czas. Następnie zweryfikuj efekty i zostaw ją lub usuń.
3. Przetwarzaj skrzynkę odbiorczą. Odbierając maile, od razu podejmuj decyzję co do każdego, pojedynczego maila. Od razu! Opcje są następujące:
- jeśli jest to śmieć lub mało istotny mail, od razu go usuń,
- jeśli jest to mail, na który możesz odpowiedzieć w ciągu 2-3 minut, zrób to natychmiast. A potem usuń.
- jeśli jest to mail, z którym wiąże się jakieś działanie, które masz wykonać – zapisz sobie to działanie na swojej to-do liście lub w kalendarzu, po czym usuń maila.
- Jeśli jest to wiadomość, którą chcesz przeczytać później – przenieś ją do folderu Poczekalnia.
- Jeśli jest to wiadomość, na którą odpisałeś od razu albo na którą nie musisz odpisywać, ale chcesz mieć do niej dostęp później – przenieś ją do folderu Archiwum.
- przetwarzając folder Poczekalnia, usuwaj przeczytane/odpisane maile lub w razie potrzeby przenoś je do folderu Archiwum.
Jeśli chcesz zachować historię korespondencji, wciąż możesz usuwać maile – pozostaną one przecież w folderze „kosz”. Jeśli będziesz miał potrzebę wrócić do jakiegoś mniej ważnego maila (bo te ważniejsze powinny trafiać do folderu Archiwum), zawsze możesz zajrzeć do kosza :) W mojej skrzynce kosz przechowuje wszystkie usunięte maile przez 3 miesiące. Daje mi to ten komfort, że nic ważnego przez przypadek nie zginie.
Pamiętaj, głównym kluczem do czystej skrzynki e-mail jest… pusta skrzynka! Dla mnie na początku usuwanie prawie każdego maila było czymś dziwnym, ale szybko się do tego przyzwyczaiłem i teraz nie mogę zrozumieć, jak ja mogłem trzymać tyle wiadomości w mojej skrzynce odbiorczej.
4. Nie sprawdzaj maila z samego rana. U wielu osób jest to silny nawyk – włączają komputer, po czym od razu sprawdzają pocztę. Niestety takie działanie zabiera im dużo cennej energii na przetwarzanie już nie tak bardzo cennych wiadomości. Dlatego z samego rana zajmij się czymś dla Ciebie ważnym (chyba, że akurat czekasz na jakiegoś ważnego maila), zabierz się za jakieś konkretne działania, a skrzynkę otwórz dopiero po jakimś czasie.
Oprócz tego pamiętaj, aby nie sprawdzać poczty co każde 15 minut. Taki sposób pracy odbiera Ci możliwość osiągnięcia pełnej, prawdziwej koncentracji na zadaniu. Gdy Twoja uwaga musi skakać po różnych elementach, jej poziom cały czas spada. Wyznacz sobie kilka godzin w ciągu dnia, o których będziesz odbierał wszystkie maile i wtedy zabierz się za ich czytanie i odpisywanie.
Te strategie są bardzo proste, a mogą wnieść znaczące zmiany w Twojej codziennej produktywności. Nie ma lepszego uczucia niż to, które się pojawia, gdy widzisz czystą i wręcz pachnącą świeżością skrzynkę pocztową. Wszystko jest na swoim miejscu, a więc i pod Twoją kontrolą, a Ty możesz sam decydować, co dalej z tym zrobić.
Zacznij wprowadzać powyższe nawyki od zaraz i bądź konsekwentny – do nowych zwyczajów przywykniesz bardzo szybko, a efekty pojawią się w mgnieniu oka. A jeśli masz jakieś swoje pomysły na obchodzenie się z e-mailami – napisz o tym w komentarzach!